数字档案与科技文件管理系统设计

【摘要】 最近几年，随着航天领域产品的生产研制、经营管理信息化、数字化建设的不断推进，产生了大量的电子文件。这些电子文件在原档案及科技文件管理系统中并没有得到有效地管理，甚至，大量有价值的电子文件没有被归档留存。因此，原有的档案及科技文件管理系统已经不能满足档案和科技文件管理的新需求。此种形势下，本文提出了一套灵活、实用的解决方案，在利用先进信息网络技术的基础上将纸质文件进行数字化处理。进而使各种科技文件、音像材料及各种文本的电子文件和档案信息均能在本系统内进行存储、传输、检索和利用。本文从系统的概念原理出发，详细阐述了数字档案与科技文件管理系统的核心功能设计和非功能性需求设计的具体原理及方法，说明了如何对纸质科技文件及档案进行有效的管理及如何对历史数据进行有效的管理。 

第 1 章 引 言

1.1 研究背景

在日常生活中，对档案的定义多种多样，有人认为档案就是对组织或者个人的历史记录,也有人认为就是一种证明。《中华人民共和国档案法》中对档案的定义是目前公认的、比较权威的, 即过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。根据档案的定义可以将档案分成两个部分：一是档案信息；二是记录档案信息的载体。档案作为一种历史文件，能够以多种多样的形式对信息加以保存记录，它是历史的原始记录，能够提供历史资料，为组织、管理、决策、科研等工作服务。只有具有这样特征的信息材料才能称之为档案。因为的档案数量大，种类杂，创建者和创建时间不定，再加上企事业单位中人员的流动问题，所以管理与保护重要的文件资料就成为一个很难解决的问题。因此，让企事业单位有效的掌握并资源共享，就应当要设立一套使用便捷的数字档案及科技文件管理系统完善企事业单位的档案管理工作。数字化档案以及科技文献管理作为一个大的信息化领域，不能长期受制于人，对原系统进行升级和改造，开发具有自主知识产权的全新数字化档案及科技文件管理产品平台，不但能开拓公司信息化的新方向，满足自主创新以及软件系统产品化、市场化以及商业化的基本要求，也能创造新的利润增长点。

1.2 研究目的

设计新型数字档案及科技文件管理系统主要有以下几个目的：一是保存数字遗产，对公司及其子公司以及各下属单位在生产和科研等活动中产生的，对需要保存的数字档案及科技文件等电子信息进行采集、归档并统一管理，使得在科研、生产以及办公自动化环境中产生的电子文件得到永久保存。二是建立有效的管理体制与机制，应用先进的技术，使得数字档案及科技文件具有与纸质文件同等的效力的完整性、真实性、有效性。三是实现公司内部的资源共享，应保证安全保密并充分共享，为党政办公、科研和生产提供个性化的信息服务与业务支持，比如通过网站、触摸屏两种渠道的信息发布和全文搜索引擎的紧密配合，为用户提供更适用于航天制造型企业的信息检索服务。四是通过与其它业务系统的无缝集成，实现对工艺 PPS 文件、质疑单文件、质量系统的合格证文件、合同文件等电子存档文件的统一和集中管理。五是实现对信息档案中心现有纸质馆藏资料和科技文献以及今后的电子文件的3D 展示。六是系统开发定位于商业化的产品开发，不仅要面向我公司，还要能适应市场上有同类需求的其他客户，要开发出符合档案及科技文件管理相关国家和行业标准的商业化产品。

第 2 章 数字档案与科技文件管理系统概述

2.1 系统业务概述

2.1.1 系统业务范围与用例

数字档案及科技文件管理系统是一个利用先进的信息网络技术将纸质文件数字化从而实现办公无纸化的高科技管理系统。本系统能够实现科技文件、音像材料及各种文本在内的多媒体档案资源的存储、查询和检索，为科技文件及档案资料的管理、利用和保护提供了有效的技术保证，可大大节约数据存储空间，无限地延长科技文件及档案资料保存时间，同时也为查阅、利用科技文件及档案文献带来了极大的便利。数字档案及科技文件管理系统需要兼容对纸质科技文件及档案的管理，同时还要能对历史数据进行管理。原有的档案及科技文件管理系统积累下的大量历史数据不能被忽略。在现在和将来，这些历史数据都还具有非常重要的利用价值。因此，在纸质文件兼容处理的前提下，也应对历史数据进行合理兼容。对科技文件管理业务流程的梳理，一方面要考虑将不同载体形式的科技文件都转换为电子文件，进行统一的存储、发布、输出和利用，同时也要考虑到对纸质文件的管理以及对原有系统历史数据的兼容。首先业务人员应当将三种形式存在的文件进行处理，分别为离线文件进行导入、在线文件接收以及纸质文件扫描。业务人员通过上述处理后再进行版本管理，这样形成的电子文件就方便进行统一的存储、发布、输出和利用。电子及纸质档案的统一管理流程的建立，主要是将纸质文件进行数字化的收集、归档和管理；此外应要建立完整、可靠、安全、实用的档案信息资源数据库。要明确数字化流程并通过数据挖掘、档案编研等手段，建立各类专题数据库。业务人员通过对预立卷的管理，将预立卷分为纸质文件留存、科技电子文件与需要归档的电子文件。

2.2 系统设计概述

通过对现有档案及科技文件管理业务的系统梳理，将过去相对独立的、基于客户端/服务器（CS）架构的十几个业务子系统整合为一个统一的基于浏览器/服务器（BS）架构的，能对档案文件和科技文件进行统一管理、对电子文件和纸质文件进行统一管理并高度兼容历史数据的全新的数字档案及科技文件管理系统。

2.2.1 系统体系结构

系统的核心数据库是元数据数据库，通过与其他数据库相互关联构成系统的数据层。基础平台为系统提供了底层系统级管理，如人员管理、权限管理、日志管理、文件操作、目录操作、数据库操作、模块管理以及驱动接口等管理功能。业务层提供了用户对电子档案及科技文件的管理功能。通过基础平台与数据库进行交互，完成用户对科技文件及档案的相关操作。数据捕获子系统通过调用数据操作功能模块提供了对纸质文件、在线文件以及离线文件的数据采集和存储功能，实现了对科技文件和档案文件、纸质文件和电子文件的统一处理。档案业务支持档案的案卷管理、卷内文件管理、档案销毁、档案变更、档案编研、库房管理、统计报表、模板管理、档案封装成 XML 格式的文件永久保存以及档案按用户要求格式分发等各种不同的业务需求。科技文件业务支持科技文件的流转以及三维文件的显示及分发（本功能作为未来的扩展功能）。应用层实现了普通用户对数字档案及科技文件的利用，通过调用数据查询、数据展示等功能模块，对不同类型的文件及档案数据进行浏览，例如文件、图片、声音、影像等。同时用户可以对电子文件进行下载、纸质或电子文件进行借阅，并通过报表功能实现对各种信息的统计报表。

第 3 章 数字档案与科技文件管理系统核心功能的设计.....................12

3.1 功能介绍............................................................................... 12

3.1.1 功能描述............................................................................ 12

3.1.2 功能一览表及功能模块图..................................................... 12

3.2 数据采集............................................................................... 13

3.2.1 在线文件............................................................................ 13

3.2.2 离线文件............................................................................ 14

3.2.3 纸质文件............................................................................ 15

3.3 科技文件管理......................................................................... 16

3.3.1 文件管理............................................................................. 16

3.3.2 文件分发............................................................................. 17

3.3.3 分发任务管理....................................................................... 20

3.3.4 文件报表.............................................................................. 22

3.3.5 版本管理.............................................................................. 22

3.3.6 树节点管理........................................................................... 23

3.3.7 借阅管理.............................................................................. 25

3.4 档案管理................................................................................. 29

3.4.1 模板管理.............................................................................. 29

3.4.2 预立卷管理........................................................................... 29

3.4.3 归档管理.............................................................................. 31

3.4.4 档案封装.............................................................................. 32

3.4.5 鉴定管理.............................................................................. 32

3.4.6 档案查询.............................................................................. 34

3.4.7 档案报表.............................................................................. 35

3.5 用户数据服务.......................................................................... 35

3.5.1 查询利用.............................................................................. 35

3.5.2 统计报表.............................................................................. 36

3.5.3 文件借阅.............................................................................. 36

3.5.4 目录浏览.............................................................................. 37

3.5.5 文件浏览.............................................................................. 37

3.5.6 文件下载.............................................................................. 37

3.6 系统管理................................................................................. 37

3.6.1 基础信息维护........................................................................ 37

3.6.2 系统扩展................................................................................38

3.6.3 数据维护................................................................................38

3.6.4 用户管理................................................................................40

3.6.5 用户组管理............................................................................ 41

3.6.5 权限管理............................................................................... 42

3.6.6 日志管理............................................................................... 43

3.7 数据操作.................................................................................. 44

3.7.1 数据获取................................................................................ 44

3.7.2 数据展示................................................................................ 46

3.7.3 数据查询................................................................................ 46

3.8 基础平台................................................................................... 46

3.8.1 目录操作................................................................................ 46

3.8.2 文件操作................................................................................ 46

第 4 章 数字档案与科技文件管理系统非功能性设计.............................49

4.1 用户界面.................................................................................... 49

4.2 硬件配置.....................................................................................49

4.3 与原系统的兼容性....................................................................... 50

4.4 档案原始性的保障....................................................................... 50

4.5 系统安全..................................................................................... 51

4.5.1 身份认证.................................................................................. 51

4.5.2 防篡改..................................................................................... 51

4.5.3 加密处理...................................................................................51

第 5 章 结 语.....................................................................................52

5.1 论文创新之处...............................................................................52

5.2 论文不足......................................................................................52

5.3 论文完善思路............................................................................... 52

第 4 章 数字档案与科技文件管理系统非功能性设计

4.1 用户界面

档案不同于商业产品, 界面的设计不能过于时尚，要有严肃的科技感，给用户一种简单、大方、美观的感觉。所谓用户界面前台，即普通用户对档案和科技文件的利用界面，可以参考数字图书管理系统的利用界面设计。本系统的界面设计分为两大部分——业务处理部分和后台管理部分。每部分都划分为三个区域：顶部、左侧和右侧。各区域的分配如下所示：顶部：功能导航左侧：树状结构-型号树结构列表；档案门类列表；预立卷分类数结构；右侧：文件（档案）列表；本系统的用户界面以简单明了为主要设计理念，希望能够带给用户清新的视觉体验。

4.2 硬件配置

本系统的设计对运行环境的要求如下：建议使用 4 台及以上的服务器，其中两台用作数据库服务器，一台用于作业务数据库服务器，一台用于存放文件及档案的元数据信息，以上数据库服务器运行 SQL Server2005 或 SQL Server2008 数据库等；另外两台分别用作应用服务器和文件服务器，应用服务器用于运行本系统的服务器端程序，操作系统为 Windows server2003 以上版本，最好是 64 位操作系统，运行 IIS6.0 以上的版本。文件服务器用于存放科技文件或档案的文件内容。关于服务器的硬件配置，本人建议 CPU 为双核或四核，主频最小 2G 以上，内存最小 2G, 双硬盘配置，每个硬盘容量大于 100GB，硬盘互为备份。为了更加直观地说明本系统的运行环境，本人列出了下表，来说明设备及软件/硬件要求等信息。

第 5 章 结 语

5.1 论文创新之处

数字档案与科技文件管理系统设计与实现，不仅仅解决了电子档案文件永久保存的问题。同时，系统与其它业务系统的无缝集成，实现了电子存档文件的统一集中管理，实现了资源共享，做到数据规范，安全保密，充分共享。根据用户的不同权限，为党政办公、科研和生产提供个性化的信息服务与业务支持。最为亮点的是，系统开发定位于商业化的产品开发，不仅要面向我公司，还适应市场上有同类需求的其他客户，要开发出符合档案及科技文件管理相关国家和行业标准的商业化产品。这样，既满足了公司自身对信息档案永久保存和管理的需求，又符合了公司目前重视生产质量的同时也要重视效益的方针，最大程度的考虑到了成本的节约，甚至可以转化成利润的创新点。

5.2 论文不足

数字档案与科技文件管理系统的设计目前还存在没有解决的问题，一是没有解决三维模型存储的问题，对于三维模型存储从管理的角度考虑，需要与 PDM 大平台做相应的集成，应用 PDM 模型管理的功能实现对下厂三维模型的有效管理。对于这方面的工作，还要做更深入的研究，以增强系统对科技文件管理的全面性。二是旧纸质文档电子化的问题，经过长年累月的生产经营，档案部门一般都会堆积大量的旧纸质存档文件。在这些文件中，有很大一部分是对企业及国家和社会具有保存和利用价值的档案及科技文件。目前来看，把这些有价值的纸质文件转换成电子文件长久保存归档将是一项巨大而繁杂的工作。如何规范的、有条理的、相对便捷的完成这项工作和以什么样的形式对文件进行归档保存最合适也是下一个阶段研究的重点。

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