试论高校教师档案价值、管理困境与对策

　　[论文摘要]档案是对一个人过去历史的记录。高校教师档案记载着教师的发展历程，是检验或考察教师历史与现状的重要依据。当前，高校教师档案管理中存在着诸多问题，如教师档案意识不强、管理制度不健全、管理手段落后等。加强高校教师档案意识教育、建立健全相关制度、走现代化管理道路等，是做好教师档案管理的重要举措。

　　[论文关键词]高校教师 档案价值 管理困境

　　高校教师档案是高校教师历史的记载，也是我们考察过去，了解现在，观测未来的重要依据，因此高校管理者应充分认识教师档案的重要性，切实加强高校教师档案工作的领导，推进管理的现代信息化发展，使得教师档案管理走上健康发展道路。笔者在从事高校教师档案管理工作中发现教师档案管理工作还存在很多不完善的地方。文章试对高校教师档案价值、管理过程中存在的困境及治理对策进行分析探讨。

　　一、高校教师档案价值分析

　　档案的实质就是信息，是一种资源，是对历史面貌的真实反映。档案学家冯惠玲认为，档案价值，是指档案对国家、社会组织和个人的有用性；档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用；档案价值具有较高的抽象性，而档案作用则是比较具体的；档案价值有凭证价值与情报价值、现实价值与长远价值、原始价值与从属价值之分；档案的作用有行政作用、业务作用、文化作用、法律作用、教育作用之别。由此，我们可以看到了档案的真正本质属性。因此高校教师档案的价值，笔者认为与档案的价值相同，也可以分为凭证价值与情报价值、现实价值与长远价值、原始价值与从属价值。高校教师档案是我们教师在以教学和科研为中心的社会实践活动中形成的反映教师业务能力、学术水平和工作实绩的信息载体。它针对的是我们教师个体的基本特征与基本元素，可以在需要时进行备查备考，因此我们也可以说，高校教师档案也是我们高校人才资源信息库的重要内容。
　　高校教师档案是我们教学、科研、工作的重要记载依据，是其他任何资料与信息库都难以代替的。我们可以从以下一些表现来进行分析：第一，它为我们教师教学水平、科研能力、工作成效提供真实的信息源。因为它把我们教师每一阶段的工作状况进行真实的记载，并实行有效量化以及综合评估等，是评估教师历史业绩和考察教学成效的最忠实可靠的依据。第二，教师档案为高校进行战略决策，制定教师队伍发展规划或教师培养提供了直接的参考依据。在进行高校发展战略规划与教师队伍规划时，，必须对教师队伍的基本信息，如整体年龄、职称状况、近年教学业绩、专业与业缘情况等进行了解分析。而此时，教师档案则可为高校领导者提供各类必须的信息，进而可结合学校专业设置、学科建设及发展规模制订出既切合实际又有利于学校发展的师资引进和培养的计划。第三，高校教师档案也是我们高校人力资源信息库的重要内容。档案为我们进行骨干教师的选拔，管理队伍的选任，对外交流推荐人才，先进优秀的评选等提供了第一手可靠的资料，为真正做到择优录用、量才录用发挥着积极作用。因此，我们可以看到，高校教师档案在高校管理、教学与科研工作中发挥着重要的基础性的作用，为综合评价教师，评价教师队伍整体状况，领导决策与战略规划制定与实施提供了重要的参考意义。

　　二、当前高校教师档案管理存在的困境

　　笔者在日常工作中，发现教师档案管理存在着诸多不足，主要表现为以下一些方面。
　　（一）对档案认识不足，相关制度不健全
　　认识是行动的先导。教师档案意识不强是我们存在的一个普遍性问题，也是制约档案管理信息现代化发展的重要根源。许多教师甚至高校领导认为相比其他的科研项目、人才培养、教学成果而言，档案是可有可无的资料，不能产生直接的效应或可见的收益，因而在行动与投入上都不能有效进行。意识不强，也导致了高校领导对档案工作“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，没有将其列入领导工作议事日程，档案管理人员、管理经费等不到位，使档案工作处于维持现状、被动应付的状况。同时档案的管理制度也存在着严重的不足。这表现为高校对基层单位的档案缺乏控制和制约，使得收集、归档、保存在实践中得不到落实；对教师的各种档案不按档案要求与标准进行管理，不能及时检查、转递、归档，还存在着管理方式随意、保密措施不力、利用手续不全等漏洞以及缺乏档案的保密制度、归档制度、查阅审批制度等。
　　（二）档案管理方式的落后
　　在笔者的实际工作中，发现我们对高校教师的档案管理，特别是干部人事档案主要采用传统的命令方式进行收集归档，即由相关部门进行收集、汇总、整理，在一定期限内报送高校的人事档案管理部门，最后由档案部门进行分类归档。这其中，档案的归总模式往往是直接式，简单式的，这就存在着单纯依靠部门的提供，很容易产生档案遗漏、不全等问题。同时在管理手段上，档案管理部门很多还仍沿用着传统的方式，依靠手工来进行整理归档，人工查阅等。这些都反映了管理手段的落后、效率低下，准确性差等问题。“无纸化”、“信息化”是当前时代发展的要求，加强档案管理信息化道路尤为迫切与必要。
　　（三）档案管理队伍缺乏专业性、职业化与规范化
　　档案管理是一门高深的专业学问。管理队伍则应是档案管理的主导者。近年来，随着高校师资队伍建设不断加强，使得高校教师档案管理工作任务加重。因此，出现了很多依靠临时性人员、其他后勤人员或勤工俭学的学生来从事档案管理工作。这些情况在许多高校都普遍存在着。随着时代的迅速发展，高校教师档案的信息化处理，无纸化办工与利用应成为时代的必然趋势，这对高校教师档案管理人员的专业知识、能力素质、管理水平也提出了更高的要求。此外，有的高校缺乏对高校教师档案管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，制约了高校教师档案管理工作前进步伐。
　　（四）教师档案规范管理欠缺，利用率不高
　　在前面的分析中，我们看到了教师档案的归总汇集程序，发现当前多数的教师档案管理部门缺乏积极主动性，不能广泛有效地主动去搜集档案，而是坐等别人送上门来，这就使得很多有效信息或档案资料不能及时全面地收集到，或收集到的档案不能全面客观地反映记载人的信息。有时，档案材料的收集也不够规范齐全，使档案信息更新的及时性、信息内容的真实性和完整性难以保证。另一重要方面则表现为对档案的利用不足问题。教师档案的整理保存，最终目的是如何加以利用。但我们发现，这方面还存在严重不足。许多教师档案处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，主动服务意识弱，导致档案的利用率低；即使档案利用也往往限于教师晋职和工资改革等主要方面，对于档案其他方面的利用还很有限，这就限制了档案资源的开发利用。

　　三、高校教师档案管理的未来发展思考

　　在上文中我们分析论述了教师档案的价值体现，管理过程中存在的困境。现结合笔者的工作实践经验，对高校教师档案管理的未来发展路径提出一些简要的思考，主要从观念意识、管理队伍、信息化发展与服务流程等方面进行分析。
　　（一）强化档案意识教育，建立各项规章制度
　　一方面是对高校领导与教师进行全面的档案意识教育。意识强不强，主要表现在日常管理中。我们高校管理者应把档案管理工作摆放在高校管理的重要日程上来，进行专题研究与工作布置，通过召开教育会议、研究会、专家辅导等方式对广大教职工进行全方位的思想意识再教育。同时要加强对档案工作的检查与考核，定期组成专门的工作小组对教师档案进行审核，并进行全方位的宣传教育，以提升广大教师的档案意识。另一方面，应建立健全各项规章制度。实践证明，建立教师档案集中管理是高校人力资源档案管理的必由之路。由档案管理部门集中管理教师档案，全面管理高校教师档案资料，可以使得档案管理在组织上有保证，也提高了档案管理部门的地位。因此，高校应建立好档案的归档制度、专项资金投入制度、档案归类管理制度、审阅批准制度等，以实现管理的制度化、科学化与规范化。
　　（二）培育一支专业化的档案管理队伍
　　专业化的管理队伍是新时代档案发展的要求。因此，我们一是要组建具有专业性质的档案管理团队。在集中管理的基础上，成立学校处级建制的档案馆；档案馆下设专门的人事档案室，同时配备图书档案专业的工作人员，另按一定比例与要求配齐其他专门性的档案管理人员。这是强化档案管理的基本前提与专业保障。二是提升管理队伍的综合能力与素养。这需要强化队伍的服务意识，要认识到档案的目的，档案是为人服务的，为师生服务，为学校发展服务；要通过各种方式加强他们的素质培育，可以召开档案工作会议、业务骨干座谈会等形式，深入档案工作单位指导工作，了解工作开展情况，在解决各种实际问题中提升素质；可以开展科研活动，重视外出培训等提升途径。
　　（三）促进档案的规范性管理
　　明确管理人员职责，规范流程是实现人事档案管理程序化的基础。首先，通过一系列管理办法与制度，明确教师档案的管理职责，在做好教师档案与立卷的基础上，进一步加强对教师档案利用方面的监督和指导。其次，应实行以制度管理人，以制度管事的按章办事程序，通过建立各种规章制度，严格要求档案工作人员按规章行事，遵循人事档案收集、整理、利用、保管的相关规定的同时，建立完善的监督机制，以有力地保证学校教师档案工作的顺利开展。
　　（四）坚持档案管理的现代化发展
　　应充分利用现代信息技术的优势，来发展现代化的档案管理道路。笔者认为，从某种意义上说，档案管理工作在技术和设备上的现代化是档案工作现代化的基本标志。我们可以从两方面加以努力。一是运用计算机技术，实现档案自动化管理。对教师档案材料的记录、统计、借阅登记利用计算机进行；按档案的分类要求编制程序输入计算机，建立数据库，通过网络查阅（但保密技术必须完备）；利用计算机快速提供各种基本数据，为制定各种工作计划作决策服务。另一方面，利用其他现代手段来加以管理。如采用复印机、扫描仪、缩微、摄像等现代化设备和档案管理软件，采用科学的方法和技术收集、整理、鉴别、保管和利用教师档案。