档案信息化建设探究1

摘　要：

摘　要：随着我国社会经济不断发展以及信息化进程的不断加快，我国档案管理事业也受到了信息化进程的影响，所以为了能够适应社会的发展需求，我国档案管理部门正在逐渐对管理体系进行改善，将信息技术逐步融入其中。本文就从档案管理信息化的内涵入手，然后对档案信息化建设的必要性进行分析，，利用对档案信息化建设的理解，对加强我国档案信息化建设的措施进行研究，希望可以为我国档案信息化建设提供有益的意见。

关键词：

关键词：档案信息化　管理建设　信息化管理

1　档案信息化建设内涵分析

　　档案信息化管理是新世纪档案管理发展的必然趋势，随着信息技术的不断发展，利用信息技术对档案管理体制进行改善是相当有必要的，因为可以改善档案管理方式，还可以使档案储存信息量较之纸质档案有所增加。借用信息技术对于档案管理领域进行创新改善，对档案内部资源进行集中利用，然后进行合理分配，能够对人才进行合理使用，还需要建立起各种规范化标准来实行档案信息化。其主要包括以下四个方面：档案资源信息化、档案保护现代化、管理手段现代化、档案管理标准化。

2　档案信息化建设的必要性分析

2.1　可以改善档案管理工作

　　根据我国之前实行的档案管理模式，我们可以很容易的看出存在局限性。随着相关方面因素不断在完善，档案管理模式已经不能适应当前的社会背景，因为这种管理模式已经不能够使档案管理实现开放性。而实行档案信息化建设就可以很好的打破这种局限，也能够将管理部门从封闭状态走向开放，信息化建设的档案管理能够对档案进行信息采集、管理以及相应的服务，从而可以很好的实现档案内部信息资源进行科学合理分配，分类管理，对社会经济起到促进作用，从根本上改善档案管理工作。

2.2　为人才聘请提供科学依据

　　很多公司招聘人才的时候，首先会看看应聘者的档案，从而可以根据相关信息对应聘者给予拒绝或者雇佣。但是老式的管理模式需要利用纸质材料，并且提取的流程比较繁琐，很多企业不愿意走这一步，所以就对应聘者进行表面判断，造成了很多的人才流失。但是，档案进行信息化建设滞后，企业可以在网上对应聘者的档案进行浏览，从而做出相关决定，这种档案管理模式可以聘请到更多的人才，促进企业的发展。

2.3　为档案服务区域进行扩大

　　档案管理归根结底是信息资源的管理, 信息资源的社会价值在于开发利用, 开发利用的效果取决于开发的时效性和利用的广泛程度。相比较而言, 现代化管理手段储存的各种信息, 更便于开发和利用, 也就能产生更广泛的社会效益。

2.4　增加信息存储量

　　随着计算机技术的不断发展，信息化建设已经渗透进很多行业中，档案管理实现信息化管理就显得很有必要，因为实现信息化管理之后，档案信息的存储量也有所增加，并且其存储密度比之前的纸质档案也有很大的提升空间，纸质档案一般只能将文字、图片以及图表分散的放在档案袋内，但是实行信息化管理的档案可以将图表、图片以及文字统一的放在一份文件中，还能够记录音频，并且占用的空间还不是很大。所以实行信息化对于档案管理有很好的改善作用。

3　实现档案信息化管理措施研究

3.1　通过宣传，提高档案管理工作地位

　　各个不同的档案管理部门以及相关的业务机构应该积极的对档案管理信息化进行宣传，通过报纸、电视、杂志、宣传栏等舆论工具对档案信息化管理的相关要求进行宣传，并且将档案管理涉及到的各种法律规定进行免费讲解。使全社会了解档案、了解档案工作、了解档案法律。广泛开展档案培训、档案讲座、档案知识竞赛活动，利用各种方式，为人们学习档案知识提供途径和渠道，促使人们学习档案知识，提高档案认识。档案作为评价一个人的能力最为直接的介质，档案管理部门应该对其充分重视，完全发挥出档案的最佳效果，并且将档案管理信息化建设作为档案管理工作的重中之重，引起相关领导的重视，提高档案工作在政府部门工作中的地位，为档案管理实现信息化打下坚定的基础。

3.2　对档案资源进行大力整合

　　档案资源建设是档案工作在信息社会中发挥自身优势，实现档案资源共享的基石。档案资源的整合应在“统一领导、分级管理”的档案工作体制下对我国现有的档案资源进行合理科学的使用，以此来适应我国社会发展对于人才的需求。对档案资源进行整理分为物力资源整合、数据资源整合以及应用系统整合这三种，物力资源整合主要是将档案管理部门中现有的资源进行科学合理的利用，数据资源整合就是将档案管理部门下属部门的所有档案资源进行统一收集并且对这些档案资源进行整合，逐渐形成一个比较统一集中的档案数据资源，应用系统整合就是在不同的时期利用各种不一样的手段进行档案管理系统的构建，通过以上三种方式的整合之后，档案资源就能够最大程度的被利用，为社会输送更多人才。

3.3　对硬件设备进行维修改善

　　对于档案实现信息化管理最为基本的就是硬件设备，不管多么科学的理论依据都需要依靠硬件设备进行相关动作，最终实现系统功能。我国当前的档案管理部门所使用的经费都是由我国财政部门以及地方政府的税收，但是因为档案实现信息化管理所需要的硬件设备过于昂贵，所以很多地方档案管理部门所使用的硬件设备老旧，源于财政投入资金力度不够。在进行档案信息化管理时，各个部门应该根据自身的财政能力对运行的硬件设备进行维修或者增加，这样才能够使得配套软件得以运行，将档案管理信息化早日实现，档案部门应当适当增加专业出身的工作人员，并对已有工作人员进行培训，大力提高团队综合素质。

3.4　对档案管理水平进行必要加强

　　随着社会不断发展，我国对于档案管理水平也有待进一步加强，从我国现行的档案管理水平来看，还是存在一些不足，所以应该对档案管理水平进行加强，引入世界上先进的档案管理观念，对于外国比较先进的管理技术进行引入，只有这样实现档案管理水平加强，才能够使得我国档案管理早日进入信息化时代。

　　随着纸质档案逐渐被电子档案所取代，必须将对应的管理方法进行改革，逐渐将手工操作进行改善，电子档案不同于纸质档案，所以应根据电子档案的形成原理，对档案进行相对应的管理系统进行研究。利用先进的现代化手段对档案资源进行合理分配，按照先进的设备以及新技术对系统进行进一步的规范以及完善，重新组织档案工作部门的人员队伍，调整机构设置，最大地发挥人力资源的作用。

4　结论

　　随着档案管理信息化建设被越来越多的管理部门所重视，很多地方档案管理部门已经在为实现信息化管理做准备了，但因为我国档案管理中融合信息技术还是不够成熟，所以难免出现一些问题。相信随着信息技术的不断完善以及政府部门对于档案信息化认识的不断加深，存在的这些问题一定会被顺利解决，我国档案信息化管理建设也会走在世界前列。由于本人学识，在本文的撰写过程中存在一些不足之处，希望各位同仁能够指出，以便日后及时作出修正。

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