科技查新信息管理平台的构建模式

　　科技查新一直与科研活动联系密切，是以科研为基础开展进行的。科技查新为科研立项提供客观依据，为科技成果的鉴定、评估、验收等提供客观依据、为科技人员的研究方向提供有效的信息指导。随着我国科技水平的不断提高，科技查新的应用领域已越来越广泛，从过去的项目立项、科研鉴定到项目融资、博士开题、成果报奖、基金申请、新产品开发等；查新的需求也从过去单纯的科研活动发展到经济、教育等多个领域。科技查新作为社会发展的一项支撑评估性的工作已逐步被社会所广泛认知和认可，这种发展趋势造成查新需求量的大幅递增。我校自2007年成立科技查新工作站以来，科技查新工作量已由2007年的268份，增长到2011年的421份，工作量比过去增长了近1倍，而查新人员的数量却变化不大，面对如此突显的矛盾，如何让查新人员在保证查新报告质量的同时高效地完成工作显得尤为迫切。

　　为了解决这一突显的矛盾，只能从提高科技查新的工作效率即科技查新的管理层面人手，制定合理的查新工作流程，构建信息化的网络管理平台，实现办公自动化，使查新人员从过去传统的手工处理方式中解放出来，实现无纸化自动化办公，以提高工作效率。由于科技查新有其自身的工作流程，按照传统的工作模式，查新管理人员需要对完成的每份报告进行纸质存档，人工电子文档信息登记，定期做信息统计和资料清理，查阅以往的查新报告需要从大量的资料中进行搜索查阅，查新机构对查新报告的整体统计及查询工作往往要耗费大量的人力和时间精力，而效率却不高，这在很大程度上制约了查新机构的快速成长，查新人员不能将有效的时间投入到高效的工作中去，因此，构建具有数据统计查询功能的科技查新信息管理平台可以从根本上提高查新机构的工作效率，把查新工作推向高速发展的快车道。

　　在科技查新工作中查新员依托丰富的馆藏文献信息资源、专业的检索技能以及扎实的业务知识，能较准确地把握行业研究的发展动向及对先进技术及前沿领域有一定的了解，可以为相关研究人员的决策及研究万向提供理论科学依据；为研究人员及科研企业提供竞争情报报告。因此，科技查新已成为社会进步、科技发展、学术研究的必然需求。

　　针对科技查新信息管理平台的研究，有基于WEB的数据库技术，将现有查新工作流程集成于统一的计算机网络工作环境中；有构建基于网络的科技查新项目档案内部管理平台，实现科技查新项目档案的网络化管理 ' 。随着科技查新规模及应用领域的不断扩大，为了进一步提高科技查新的服务质量和管理水平，将科技查新业务推广为数字化、标准化、信息化的服务模式是今后查新工作发展的必然趋势。

　　1 科技查新信息管理平台的技术路线构建科技查新信息化管理平台需要web服务器和相应的后台数据库，设计开发相应的服务器端的网页程序。

　　1．1 系统设计B／S(Browser／Server)结构即浏览器和服务器结构。它是随着Internet技术的兴起，对C／S结构的一种变化或者改进的结构。在这种结构下，用户丁作界面是通过wWw 浏览器来实现，极少部分事务逻辑在前端(Browser)实现，但是主要事务逻辑在服务器端(Server)实现，形成所谓三层3一tier结构。这样就大大简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本(TCO)。以目前的技术看，局域网建立B／S结构的网络应用，并通过Internet模式下数据库应用，相对易于把握，成本也是较低的。它是一次性到位的开发，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式(比如LAN、WAN、Internet等)访问和操作共同的数据库；它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也很安全。特别是在JAVA这样的跨平台语言出现之后，B／S架构管理软件更是方便、快捷、高效。基于B／S结构具有良好的兼容性、可移植性和高效性，适用于广域网环境、开发成本较低、升级和维护方便等特点，符合本平台软件开发的要求，因此，科技查新信息管理平台拟采用基于Web方式的B／S多层次体系结构。

　　1．2 技术环境Visual Basic是一种由微软公司开发的包含协助开发环境的事件驱动编程语言。VB拥有图形用户界面(GUI)和快速应用程序开发(RAD)系统，可以轻易地使用DAO、RDO、ADO连接数据库，轻松的创建ActiveX控件。基于VB适用性强及性能较好地与多种数据库对接，本平台拟采用VB为编程语言。

　　基于科技查新信息平台的实际应用，在本研发工作中，对数据库的稳定性、兼容性要求较高，就目前的技术而言MS SQL Server数据管理系统是最佳选择。在Web服务器方面，本平台选用了Microsoft IIS 5．0，该Web服务器一般在Windows2003 Server操作系统中就有。网页制作采用Mi．crosoft FrontPage工具进行开发。

　　2 科技查新信息管理平台的模块设计构建科技查新信息化管理平台，需要设计户登陆、合同管理、查新报告操作、报告管理四大功能模块。

　　2．1 用户登陆模块委托人可以通过该模块的新用户注册，查询查新委托的受理情况、报告完成的进度、查阅报告的初稿、反馈修改意见、下载查新报告完成稿。针对查新机构不同人员需要，设置不同用户使用权限，实现查新项目的分层次管理，该模块要设计查新员、查新审核员、查新管理员三个权限， 者的权限是逐级涵盖递增的。

　　2．2 合同管理模块合同管理是整个查新机构的指挥所，它是查新工作流程化顺利进行的保障，仅查新管理员有操作该模块的权限，在合同管理模块中有：待分配任务，已分配任务，已完成任务三种状态。当委托人按照要求在线提交查新委托书后系统将自动生成委托合同号。查新管理员定期在合同管理模块中查询“待分配任务”，并分配给指定的查新员。

　　查新员审核查新委托书是否符合要求，如有异议则反馈委托人进行修改，查新员审核委托书通过后查新报告进入正式受理阶段。查新管理员可在合同管理模块中“已完成”状态下自动生成该报告的查新委托书，导出打印并存档以便定期查询统计。

　　2．3 报告操作模块该模块的设计与开发是本研究课题的重难点之一，该模块的具体使用者为查新员，在该模块下，查新员主要实现查新报告的撰写和上传功能。

　　为了适应不同T作人员的操作习惯，期望能在该模块下实现“在线”和“线下”两种撰写模式，查新员可以根据自己的习惯选择合适的操作模式。

　　“在线”模式中，查新员可以按照查新报告的模板实现在线撰写报告，系统自动调用查新报告模板，查新员只需逐一填写相关板块内容，查新员完成相关板块内容后自动生成word格式的报告；在“线下”模式中，查新员可按照传统流程，先在word格式下撰写编辑完成报告，然后上传报告。

　　两种模式各有特点，“线下”模式符合常规工作习惯，由于查新员大多数能熟练掌握word软件的操作编辑工作，撰写报告工作能顺利开展，但“线下”操作并没有很好的将互联网与计算机相结合，没有充分利用现有的信息化资源，实现资源利用的最大化；“在线”模式是基于计算机互联网实现在线工作，它能提供给查新员相关的便捷操作，查新报告的格式上具有统一性，笔耕论文新浪博客，内容上更加规范，同时，许多重复性的工作能通过软件编程实现自动编辑，大大提高了工作效率，例如文献的编辑整理，这也是该管理平台的一个创新性设计。

　　在查新报告的撰写过程中，文献检索是基础性也是最重要的一个环节，查新员需要将不同数据库中所查出的文献按照规定统一的格式进行导出，排序。由于检索文献涉及不同数据库，文献导出的格式各有差异，查新员在实际工作中，往往需要按照统一的格式，进行人工调整，增减相关信息，并人工进行时间上的排序，这需要耗费查新员大量重复性的劳动，在很大程度上影响了工作效率，基于此该平台在“文献编辑”控件下拟实现：

　　文献的自动编辑、排序，查新员只需将数据库里导出文献的相关字段复制到“文献编辑”功能控件下，即可实现文献按照统一的查新格式进行编辑、排序，并自动导出查新报告要求的文献格式。

　　查新员完成报告初稿后，反馈给委托人查阅，沟通无异议后，查新员提交报告给查新审核员审核，审核通过后，系统自动生成查新报告编号，查新员可在“已完成任务”中生成word报告，打印并交予用户2．4 报告管理模块该模块主要是实现查新报告的查询与统计功能，是本课题研究的另一重点。查新员完成报告后，自动导入到数据库中存档，查新管理员可在报告管理模块中按照查新员、完成时间、报告编号、委托人等字段进行查询统计相关报告，可以方便准确地统计每位查新员的工作量、部门的工作量及某一时问段的工作量，这为年底的年审统计1二作提供了很大的便利；该模块同时还应具备费用管理功能，查新人员可以通过该模块及时查询查新报告的缴费状态，查新管理员可在该模块中按照查新员、起止时间等字段统计相关人员及部门的查新工作财务状况，方便账务管理与统计工作的开展3 科技查新信息管理平台的应用前景科技查新信息管理平台的成功构建，可以实现整个查新流程的自动化、电子化，用户通过在线填写委托书，实时查询状态等一系列电子化流程直观地完成整个查新工作，整个平台的构建不仅为委托人提供了直观的平台，也为查新工作人员提供了相当的便捷平台，查询人员可以通过平台上的相关功能实现自动化的文献编辑，自动化的报告模板导出，省去了传统的编辑工作，大大提高了工作效率，减轻了工作量。科技查新信息管理平台的成功构建，提高了查新机构的工作管理效率，实现查新项目的数字化和网络化，对查新工作的流程化、规范化、高效性有重要的意义，同时，该平台的“文献编辑”功能应用广泛，具有一定的推广价值，可以独立设计成相关应用软件，推广运用到相关领域。