知识管理背景下企业档案管理模式

发布时间：2016-12-01 16:25

  本文关键词：知识管理背景下企业档案管理模式，由笔耕文化传播整理发布。

知识管理背景下企业档案管理模式 2704字 投稿：吕獪獫

全文1页 共2704字

 

 

　　摘 要：随着我国医疗改革的不断深入，当前医疗机构的档案资源管理模式已经无法满足现代的需求。为此，加强医疗机构档案资源建设与管理成为医疗机构当前一项紧迫改革任务。本文主要以疾控中心为代表，分析其档案管理过程中存在问题，并在此基础上提出管理措施建议…

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　　摘 要：随着知识经济时代的到来，企业档案作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，其对于企业发展的重要性愈加凸显。当前企业档案管理一方面已经打破了传统的档案管理体制，但是另一方面并没有形成一个全新的档案管理体制，导致档案管理对企业发展的辅助作用没有最大限度的发挥出来。有鉴于此，本文在分析建立档案知识管理模式的现实意义基础上初步探讨了如何构建这一档案管理模式的有效途径。

　　关键词：知识管理；档案管理；管理模式
　　21世纪是知识时代，也是信息时代，这种情况下信息已经取代有形资产成为企业最为重要的战略资源，而企业档案管理工作以信息资源的整合为目标，为企业生产经营提供重要参照，其对于企业发展的影响越来越大。近年来随着相关理论研究的进展，很多企业已经初步认识到档案管理的重要性，也尝试性的改变了档案管理模式，但是由于种种因素的限制导致当前企业档案管理处于打破传统档案管理模式和全新管理模式未完全建立的中间地带，使得档案管理的信息整合功能没有得到最大限度的发挥。因此，深入的探索知识管理背景下企业档案管理新模式对于信息资源的整合利用和企业的发展有着重要的现实意义。
　　1 知识管理与档案管理
　　1.1 企业档案管理有助于实现企业知识的共享
　　知识是无价的，但是如果知识不能够被人们所运用的话，知识的价值也就荡然无存。对于企业来说，如果知识仅仅保存在员工层面，没有成为企业集体的知识资源，那么知识的价值实现也是十分有限的。实现个体知识的升华途径有语言交流和书面交流两种方式，其中语言交流固然能够使得知识共享更加的简洁、随意，但是其受时间和空间的范围限制较大。而书面交流则能够更好的将个体知识集中在一起，实现知识的共享和升华，企业档案管理作为企业信息整合的主要途径，其对于企业知识共享的作用是不言而喻的。
　　1.2 企业档案管理有助于保护企业知识产权
　　知识产权管理是现代企业知识管理的一个重要内容，其包括企业所拥有的专利权、商标权和著作权等，是企业知识创新的直接体现。企业档案真实的记录了企业知识创新的过程、内容和结果，是企业拥有某一种知识产权的法律凭证。在发生知识产权纠纷时，企业档案能够提供强有力的证明。例如企业在面临设计专利申请纠纷时，产品档案中的技术协议书、委托书等能够提供有力的证据，从而保证了企业的知识产权。从这个角度来说，企业档案管理是维护企业合法权益的强有力武器。
　　1.3 企业档案管理能够为知识专家的寻找提供线索
　　在企业的日常运营中，必将会遇到许多难题，这就需要相应的知识专家了提供建议。但是企业的组织结构相当的复杂和庞大，直接从诸多的员工中寻找到合适的知识专家的难度是较高的，这种情况下就需要利用企业档案来为知识专家的寻找提供线索。例如在IBM Lotus公司的知识管理软件中，其对于每一份企业档案的形成时间、修改时间、利用次数等都有着详细的记载，如果一份档案的利用次数较多，那么则说明该份档案的知识含量和价值较高，也由此可以断定该档案的直接关系者属于某一领域的知识专家，从而保证了最迅速的找到知识专家，解决相应问题。
　　1.4 企业档案管理能帮助企业进行员工知识培训
　　在知识信息成为现代企业主要竞争资源背景下，企业唯一持久的竞争优势就是具备比竞争对手更快的学习能力。企业员工的知识培训已经成为企业人力资源管理的一项极其重要内容。一般来说，企业员工知识培训大致可以分为外部知识培训和内部知识培训两种类型，其中外部知识培训以向员工介绍最新的科技进展、市场的变化情况、对手企业的行为等，内部知识培训则以向员工传授本企业的价值观念、规章制度、工作方式等为主。这些都需要利用现有的企业档案，可以说企业档案是企业员工知识培训必不可少的教材。
　　2 知识管理背景下企业档案管理模式
　　2.1 档案知识管理模式的构建
　　根据知识管理的实际需求针对性的构建档案知识管理模式的前提是构建知识资源管理系统。其大致包括知识数据库、知识信息整合系统、知识信息服务系统三个版块，其中知识数据库指的是要以现代信息技术为支撑将企业各种知识信息集中到一起，例如各部门文件、员工工作经验、企业精神文化、企业规章制度等；知识信息整合系统则主要负责将收集到的各种信息进行科学加工，转化为统一格式的数据，使得企业知识信息有序化和系统化；知识信息服务系统是企业档案管理的输出窗口，其主要功能是为企业利用档案提供便捷的通道，同时也具备知识信息反馈功能。管理机构的设置是构建档案知识管理模式的重要保证，，对此可以根据具体的需要选择不同的管理机制，例如对于规模较小的企业可以设置集图书、情报、档案于一体的机构如档案信息中心等；对于规模较大的企业则可以单独的设置档案馆，处于转型期的企业可以设置全新的管理机构如知识资源管理中心等。
　　2.2 档案知识管理模式实现
　　在实践中，档案知识管理模式的实现需要从以下几个方面着手：首先是更新档案管理观念。档案知识管理模式的根本目的是为知识管理服务，因此相关工作人员必须改变之前的以保管档案为核心的工作观念，要将工作的重心转移到对知识信息的整合上；其次是档案管理的数字化。21世纪是知识信息时代，但同时也是信息大爆炸时代，知识信息数据的不断增加使得传统的人工档案管理难以适应社会经济发展的需求，因此实现档案管理的信息化例如信息收集反馈的信息化，通过企业内部软件实现对知识信息的即时收集、档案查询的数据化，通过检索系统实现档案信息的迅速查询等势在必行，是档案知识管理模式落实的重要保证；然后是提高档案工作者素质，传统档案管理拓展为知识资源管理之后，原有的工作性质、内容、方式等都将发生巨大变化，这对档案工作者的素质提出了更高的要求；最后是统筹协作，有别与传统档案管理重视个体能力，档案知识管理对于协作精神和团队合作意识有着较高的要求，原因就在于一方面迅速增加的信息数据使得个人难以完成全部工作内容，需要诸多工作中协作完成，另一方面企业档案管理需要加强与社会的联系，通过行业协作、区域协作等来促进档案知识管理的发展。
　　参考文献
　　[1]李晓虎.企业档案管理模式在知识管理背景下的分析[J].中国商论.2015.8
　　[2]刘晓红，夏春阳.知识管理背景下企业档案管理模式[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版）.2015.12
　　[3]徐拥军，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].档案学通讯.2011.03
　　作者简介
　　乔军玲（1974-），女，汉族，陕西合阳人，大学本科，馆员，主要研究方向：企业档案管理、编研、利用。

 

　　摘 要：随着知识经济时代的到来，企业档案作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，其对于企业发展的重要性愈加凸显。当前企业档案管理一方面已经打破了传统的档案管理体制，但是另一方面并没有形成一个全新的档案管理体制，导致档案管理对企业发展的辅…

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