南水北调工程档案管理系统实施研究

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STUDYT ON THE LMPLEMENTATION OF THE

SOUTH-TO-NORTH WATER DIVERSION PROJECT

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

ABSTRACT

Document management system is an innovation for document

management by using computer technology. Prior to the computers,

document management was typically operated by hand, which was

inconvenient for filing and reading room. Following with the

development of the computer and internet technologies, documental

information management is attracting more and more attentions from

different departments. Therefore, electronic documental management

system is becoming more and more popular. Particularly, for those

valuable documents, utilizing informationization method can not only

enhance the processing pace but also improve reviewing procedure and

save time. However, the informationization project is a completely new,

complicated and systematic project, which has lots of difficulties. If you

want to conduct effective management towards the whole project, it is

very important to apply the project management knowledge to the

enterprise's informationization. In current stage, from the project

management point, this article discussed how to maJce a better use of the

project document management system and utilize such system to the

enterprises And this article also consolidated the actual circumstances

of the South-to-North Water Diversion Project Document Management to

carry out studies on the achievement and implementation of the project

document management mode.

The followings set forth the mainly studies of such article:

1.The South-to-North Water Diversion Project is a large water

conservancy project, so the reasonable and effective management for a

huge number of project documents has become a necessity. Construction

of South-to-North Water Diversion Project can provide great practical

value for the development of China's water conservancy, in current

situation, with the processing of project construction, the implementation

of the project document management system, is a demand for

construction, which also becomes a necessary condition to improve

enterprises' operation and management.

2.Current situations and problem analysis for the implementation of

the project document management. Currently, due to the penetration and

application of project management concepts are fully enough, the lower

式这种方法,通过针对该模式与传统管理模式进行比较和研究,得

出此模式的特色与优势。探讨此模式在南水北调工程档案管理系统

项目中的具体实现及运作,将工程档案管理和工程项目建设的程序

及业务活动紧密结合起来,使工程档案管理与工程项目管理相互促

进,从而为企业工程建设的顺利实施提供了保障。之后对南水北调

工程档案管理系统的实施工作做了进一步展望。

本文最后得出结论:南水北调工程档案管理系统的实施如想更

好地、稳定地实现建设发展目标,需要釆用基于项目管理的工程档

案管理模式,运用相关管理方法和技术以及工具使工程档案管理和

工程项目管理相辅相成,最后将达到其相互制约、相互支持、相互

融合、相互进步的实施效果,更好的稳定系统建设发展。在经济、

信息全球化的大环境下,如果将来继续重视工程档案管理和项目管

理工作的双赢理念,便能有效的提高工程建设实施的质量和进度,

实现更多的创新和提供有建设性的意见及方案,保证工程项目的优

质化建设。

关键词:工程档案管理项目管理系统构建模式

南水北调工程档案管理系统实施研究

摘要

档案管理系统是档案管理利用计算机技术的创新。在计算机还

未出现之前,档案管理主要是依靠人工手动进行的,存档和调阅也

很不方便。随着计算机技术的推进以及网络技术的改革创新,档案

信息管理的作用逐渐受到各单位的重视。因此,电子档案管理出现

以后,在很大程度上受到了人们的青睐。尤其是一些价值相对比较

高的文件,信息化不仅可以让其提高处理速度,还可以提高检阅速

度,减少了搜索的时间。然而,信息化项目是一个涉及范围广、形

式新颖复杂的系统化工程,难度较大,想要针对整个项目进行有效

的管理,将项目管理知识应用于企业信息化十分重要。在现行阶段

下,应该如何使工程档案管理系统项目能够更好的实施,服务于企

业,本文从项目管理的角度对工程档案管理进行探讨,并且结合南

水北调工程档案管理情况,对基于项目管理的工程档案管理模式的

具体实现与系统实施展幵了研究。

本文研究的问题主要体现在以下几个部分:
—

一.南水北调工程是一项超大型水利工程,对数量巨大的工程档

案进行合理有效的管理成为一种必要性。南水北调工程的建设能够

为中国水利事业的发展提供很大的实用价值,在当前现状下,随着

工程建设的推进,对工程档案管理系统的实施,是工程建设的一种

需求,也成为企业提高运行管理的必要条件。

二.工程档案管理系统实施的现状及主要问题分析。目前,工程

档案管理由于项目管理理念的渗透与应用还不够完全,工程档案管

理得到的价值体现较低,影响到工程项目的建设进度。针对工程档

案管理与项目管理的现行的困境,结合理论成果对工程档案管理和

项目管理进行分析,发现两者存在的缺陷与不足。采用具有系统化、

适应性较强的基于项目管理的工程档案管理模式,可以帮助工程档

案管理与项目管理逐渐摆脱缺陷,脱离困境的束缚,为企业的系统

工程建设提供了有利的条件。

三.基于项目管理的工程档案管理模式的采用与展望。文章针对

南水北调工程档案管理系统项目实施的现状,描绘出工程档案管理

系统中项目管理的可实现性。采用基于项目管理的工程档案管理模

the value of the project file management has been reflected, which

affects the progress of project construction. For the current predicament

of the document management and project management, such article

analyzed the document management and project management with the

reference of theoretical results, for the purpose of finding the defects

between the both. Adopting a systematic, strong adaptability based

document management mode, can help document management and

project management gradually get rid of defects from their predicament

bondage, and provides favorable conditions for the project constructions.

3.Based on the project management, the adoption and outlook of

the project document management mode. With reference to the existing

status of implementation the document management system for the

South-to-North Water Diversion Project, such article depicted that the

project management could be realized in the project document

management system. Utilizing the project document management mode

could find out the features and advantages of such mode by comparison

and research of the mode and the traditional management mode. Explore

the implementation and operation of this mode in the document

management system of the South-to-North Water Diversion Project and

consolidate the procedures of project document management and the

project construction with the business activities closely, so the project

document management and the project construction management could

benefit each other, which would guarantee the successful implement of

the project Construction. After that, the article further outlooked the

implementation work of the document management system of the

South-to-North Water Diversion Project.

Finally, according to such article, the implementation of the

document management system of the South-to-North Water Diversion

Project needs to adopt the project document management which is based

on the project management to achieve the construction targets

successfully. Utilizing the relevant management methods, techniques and

tools could make the project document management and the project

management complement each other, and finally will reach its mutual

restraint, mutual support, mutual integration, implementation effect of

mutual progress and better stability of the system construction and

development. In the economic environment of globalization, if continue

to focus on the concept of win-win project document management and

project management in the future, can effectively improve the quality

and progress of the project construction and implementation, to achieve

more innovation and provide constructive advice and programs to ensure

the quality of construction projects.

KEY WORDS: project documental management project management

system construction mode