图书、档案、情报一体化管理在欧美发展的新趋势
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图书、档案、情报一体化管理在欧美发展的新趋势
发布日期： 2012-02-27 发布：
2006年第2期目录 本期共收录文章20篇
一
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美国档案学会权威迈勒最近指出：“多少年来，档案学家认为档案手稿不能达到标准化，也不能进行资源共享，因为所藏资源都是孤本的。在图书馆技术和自动化的影响下，这种情况要改变。”20世纪90年代，国际上成立了一个由档案学家、图书馆学家和情报学家组成的研究“在交接点――信息生产者和利用者之间的共同范围”的团体，旨在推行一体化管理。
美国俄亥俄州大学由该州投资2000万美元以于1994年完成了一项庞大的图书馆、情报中心、档案库三者自动化联网计划，使全州18个最重要的图书、档案、情报部门连成一个信息网络，读者或用户可以在网内查到所有馆藏信息。馆际互借将变得十分快捷。期刊文章、档案源、情报资料可以传真方式来传递，并可函寄给需求者，而且传真和邮寄对用户免费。其中最重要的两项数据库技术和网络通信工程是美国档案学会和英国档案学会共同承担完成的。这些例证都真正体现了资源共享的宗旨，反映了西方发达国家在图书、档案、情报三部门一体化方面所进行的探索。其中的一些先进成果，是很值得我们认真借鉴的。
从美、英两国的实际做法中，我们可以发现他们在文献信息资源建设及布局方面具有一些相同之处：(1)都有权威性的文献信息资源整体建设组织机构；(2)都有明确的文献信息资源建设计划；(3)都从学科、主题方面系统收集文献；(4)都能相互配合，分工协作收集文献；(5)都能实现资源共享。
世界各国政府和部门，尤其是发达国家，已把开发利用文献信息源作为国际市场竞争的主要手段，拓宽光盘服务范围，在建立光盘数据库的同时相应考虑利用通讯技术的发展来实现计算机网络化。这就要求图书馆、档案馆、情报所都有责任按照明确的目标，设计的统一线路建立各有特色的专题数据库，在取得经验的基础上：
(1)组建用户服务网络。力争根据协作网络而产生的集团优势，早日产生兼具社会效益和经济效益的拳头服务项目，如国际联机检索、项目论证、课题查新等，来确定基本的用户对象，发展网络成员，建立起较为稳定的用户服务网；同时还应积极做好广告宣传工作，让用户能充分了解信息网络的功能、条件、服务质量和效率，并选派懂得图书、档案、情报一体化技术的公关人员携带服务项目，直接去需求信息的单位，上门开展宣传推销活动。这样既可以及时了解到用户的需求，发展网络新成员，又扩大自己的知名度，再辅以大力开展市场调研，及时把握信息市场动态，随时不断地调整好自身的服务方式。
(2)开展信息代理，提供主动定向服务，从而大力发展信息商品生产，可根据企业的委托，对用户产品进行跟踪调查，对新产品进行如何开拓市场的探索，使企业可以更加掌握商品信息、了解行业动态，为其新产品的发展提供科学决策的依据。发达的信息市场需要发达的信息商品生产来支持，两者相辅相成，缺一不可。处理好两者的关系，不仅能提供大量的适销的现货信息产品，而且可以广泛、公开承揽高、新、尖的信息产品业务，满足社会对信息产品的期货需要，改变信息市场客体的不完整性。
二
一体化管理的具体实施方案：
第一，实行有效的国家管理。在信息化的过程中，国家应该也必须履行宏观管理的职能。它主要包括：A.建立全国性的专门管理机构和相关体制。B.颁布专门的以及对其有利的法律、政策。C．制订专门的以及对其有利的发展战略计划。D．健全保护信息用户主权的各种机制。同时对网络信息服务进行统一的监督、管理和控制，构建系统化的动态链接。
实行统一管理，要将重点放在研究文献信息系统的有效管理问题上。对文献信息进行科学的分类和处理，保证文献信息获取、加工、储存、传递等渠道的畅通，控制管理所必需的信息数量，合理控制信息流量，深化文献信息开发层次，提高文献信息传递效率、吸收能力和利用率，建立灵敏的信息反馈系统，发挥信息系统的整体效益，必须有整体机制管理。建立一个强有力的、国家一级的、统一的集中领导机构，加快三位一体的全信息事业的现代化管理。
第二，通过现有的网络平台，建立图书、情报、档案的统一网站，在各数字化馆的基础上实现有效的动态链接，使其进一步公开化、社会化。
从具体的数字馆藏建设来说，必须以统一的标准和规范为基础，以数字化的信息为底层，以分布式海量资源库群为支撑，以智能检索技术为手段，以宽带高速网为传输通道，将丰富多彩的多媒体信息传递给利用者。除了包括将馆藏数字化的工作外，还涉及馆藏信息资源的形成、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计等全过程。它是一种引入管理和应用数字化的物理信息对象的方法。功能有以下五项：(1)各种载体数字化。(2)数据的接收、存储和管理。(3)组织对数据的有效访问和查询。(4)数字化信息的网上发布和传递。(5)系统管理和安全维护。
第三，合理解决图书、情报的著作权、隐私权以及档案的有限阅读等问题。
美国数字档案馆的核心技术――EAD技术，它是美国的编码档案著录文献类型技术的形成、记录结构、构成元素、相关属性及其著录方法。档案编码著录(EAD)的出现就是希望提供一种标准编码结构，EAD是应用新技术解决问题的，标准通用标识(SGML)和扩展标识语言(XML)就是EAD的两大技术基础。加州伯克莱大学、杜克大学、国家数字图书馆采用EAD编译检索工具，以测试其理论与技术的完善程度。耶鲁大学、哈佛大学在1996年初DTD初版发行时，就开始把它应用到工作中。加利福尼亚大学、圣地亚哥大学成功地把EAD检索工具用于数据库的建立。
EAD二版发行后，一些馆室开始着手更改检索工具。伦敦公共文件署目前正在进行更改馆藏指南的开发战略。一经完成，此项目将详细描述几个世纪以来英国公共文件的状况。英国的一些大学，如利物浦大学、牛津大学、达拉姆大学、格拉斯哥大学，也在开展EAD项目。美国加州伯克莱着力于加州遗产数字图像检索项目，此项目旨在论证全宗级文件与EAD编码检索工具的结合，能够有效地收集从班克罗伏特图书馆大型图片集中选出的关于图片材料的25000种数字描述，来反映加拿大历史和文化。有意义的是，加州遗产项目的检索系统正应用于加州伯克莱K一12展望项目的大学互动计划中。在此计划中，由全体教员和图书馆人员组成的小组与来自洛杉矶奥克兰公共学校的K一12项目的教师协同工作，从1997―1998学年开始，利用数字档案馆教授与加州历史和文化相关的科目。
加州遗产项目同时也为另外两个项目奠定了基础，即美国遗产虚拟档案项目和加州大学EAD项目(UCEAD)，后者由加州大学资助，作为一系列加州大学全面开展数字图书馆项目的起点。UCEAD除为加州大学建立了检索工具数据库，其主要目标是培训9所加州大学的档案人员在利用传统软件“32具箱”时，能够有效
爱荷华大学和佛蒙特州大学、纽约公共图书馆、北卡罗来那大学以及北卡罗来那州立大学都在开展某些项目的研究。通过融合EAD编码检索工具来丰富“美国档案”数据库的成果，这使得档案界认识到编码和著录标准的价值及重要性。从而为档案利用提供一种全面细致的检索工具，这也就构成了档案馆利用工作的重心，加强了对全世界文化资源和历史资源全面的综合的利用，档案人员不仅能更好地为传统对象服务，而且也将第一次使我们的馆藏为不同层次的教育者、学生及普通公众所利用。
EAD是基于《通用档案著录国际标准》之上的一部档案著录交流标准。它是已标准通用标记语言和扩展标记语言文献类型定义的形式存在的，它与国际档案理事会的《团体机构、个人和家族档案规范记录国际标准》相兼容。自从1996年2月EAD的第一初版发布以来，在许多美国、加拿大、英国(尤其是公共档案局)档案库房和一些欧洲、澳大利亚档案库房都在执行EAD计划。EAD目前正由美国国会图书馆和SAA联合维护。国会图书馆负责实体上的维护，SAA负责行政上和智能上的维护。
此类项目主要是由图书馆等机构发起而由档案馆参与的项目，其中较为典型的有伊利诺斯数字档案馆。该“数字档案馆”主要是由该州的图书馆和行政部门联合建设和维护，参加者有15个机构，，除了伊利诺斯州档案馆之外，还包括两所学校，一个历史研究会和一个博物馆。其项目的主要目的是在网上为用户提供有关该州历史和现状的信息，同时为项目参加机构向伊利诺斯数字档案馆上传数据提供工具。
这样的合作项目还有美国的西北数字档案馆，该数据库于2002年初由13个机构共同建立。该项目得到美国国家人文基金批准，资助金额为两年35万美元。参加该项目的13个机构除了高校和历史协会之外，还包括华盛顿州档案馆，西雅图市档案馆。该数据库最终将安装在华盛顿州立大学，为各类研究人员提供在线的信息检索和服务。
因为在欧美国家数字图书馆的建设中包括档案资源，因此这种由图书馆、档案馆参加的基于信息共享的数字档案馆非常普遍。其核心部分主要是数据库和网站建设。数字档案馆建设的过程中除了遇到数字化技术、数据压缩、数据组织、信息检索等技术问题之外，还会遇到数字化权、著作权、隐私权等法律问题。由于该类型的项目主建方不是档案机构，也就无形中降低了从专业角度对它进行分析的价值。从目前掌握的材料，似乎还没有由若干档案馆联合建立的基于信息共享的数字档案馆。
三
在信息化社会，不论是数字档案馆还是数字图书馆，或是其他信息服务机构，都十分强调“用户中心”的观念，都把能够为用户提供完美的信息服务作为一个非常重要的目标，提供智能化的信息检索和现代化的服务手段，进行信息服务。
随着社会的进步、科学的发展，一种新型的数字图书馆、档案馆的数字化、智能化和虚拟化，将使二馆成为新的信息集散地、信息传播中心和知识宝库。随着计算机高容量、大密度存储功能的开发，今后两馆的馆藏资源要进行数字化转化，并在网上流通，这将改变现有的馆藏结构。
随着现代通讯技术和计算机技术的飞速发展，数字信息化技术时代已经到来，电子图书、电子档案服务以其馆藏容量大，阅读效率高和获取信息快等优点迅速崛起，深受广大读者青睐。所谓电子图书馆和档案馆，是指一个特定组织范围内用电子方式存储图书、档案的全文内容，并提供检索、访问、查阅和提供全文服务的信息系统。电子图书馆、电子档案馆与传统的图书馆、档案馆相比，其优势在于馆藏容量大、信息资料新、查阅速度快、内涵更广、发挥的功能更多、提供的服务更全面，所起的社会作用更大。特别是电子化推行的馆际互借互查业务，将图书、档案的异地借阅变为可能。图书档案两馆的信息知识含量高、存储着各学科比较系统的、成熟的、权威的信息资源。开展电子图书、电子档案服务可以最大限度地利用这些丰富资源实现将科学转化为生产力的目的。
根据国外档案、图书、情报工作的“一体化”情况分析，“一体化”的实质是指文献信息资源开发利用的最佳组合模式的选择。积极研究和制定有关档案、图书、情报工作通用的著录标引、检索标准和管理规范。
美国人James H．Billington在题为“The Library OfCongress’National Digital Library Program”一文中指出，“数字图书馆要让所有的学校、图书馆、家庭同那些公共阅览室的长期读者一样，能够任意从自己所在的地点接触到这些对他们来说崭新而重要的资料，并按个人的要求来理解，重新整理和使用这些资料。”这个定义强调了能够任意从自己所在的地点接触到所需的资料，突破了图书馆传统的束缚，实现了物理位置的虚拟化，信息服务的即时化、自主化。
在美国、欧洲和日本等国家20世纪90年代初推出的信息高速公路建设计划中，数字图书馆系统的开发和应用占有相当重要的地位，并被看成未来信息高速公路的重要的信息资源之一。譬如，1993年由美国国家科学基金会(NSF)、美国国防部尖端研究项目机构(DAR-PA)、国家航空与太空总署(NASA)联合发起的数字图书馆工程(Digital Library Initiative，代号DLI)投资6800万美元，其中2400多万美元拨给了以六所大学为中心的数字图书馆创始工程。这是世界上最早的图书馆建设工程。之后，DLI的二期工程投资单位除了一期工程的NSF、DARPA和NASA以外，增加了国家图书馆(NLM)、国会图书馆(LOC)、国家人文科学基金会(NEH)以及联邦调查局(FBI)。协作单位有国家档案馆(NARA)、史密斯松尼机构(Smithsoian Institute)、联邦博物馆与图书馆服务机构(LMLS)等。投资力度数亿美元，可见数字图书馆在美国政府规划中的日益显著地位。
英国大不列颠图书馆也于1993年宣布了“2000年的政策目标”，即通过数字和网络技术使用户能最大限度地利用其收藏。同年，该图书馆提出了包括20多个项目的“信息利用倡议”，推进数字图书馆的发展。
日本已决定建造一个新的国家图书馆，该图书馆的目标包括，研制一套信息资源数字化处理系统，广泛收集和使用各种载体的文献，建立一个与国内外数据库相连的现代化数据库系统。
实现档案、图书、情报一体化管理是信息社会发展的必然要求，也是实现信息资源共享的有效途径。档案、图书、情报是相关学科，均属于文献范围，所具有的共性是实现一体化管理的基础。档案与图书、情报是密切相关的，有着“一体化”管理的良好基础和先决条件，档案、图书、情报信息一体化是完全可行的。
(作者单位：南京中医药大学图书馆江苏省档案馆 210008) 转载请注明来源。：
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