浅谈人事档案管理存在的问题及对策

　　人事档案是组织人事部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和人力资源管理与开发的基础。人事档案管理就是人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。人事档案管理是人事工作的重要组成部分，是用人单位发现人才、培养人才和选拔人才的重要依据，重视和研究人事档案的管理模式，对于人才培养的质量与效率有着十分重要的意义。近几年来, 由于一些单位忽视人事档案在人事管理工作中的重要作用, 使得这项工作出现了一些不容忽视的问题。
　　一、人事档案管理存在的问题及原因
　　1.档案意识日益淡化，“无用论”、“退化论”严重
　　近年来,我国外商独资企业、中外合资企业、民营企业、私营企业等非公有制企业比例不断加大,这些企业在录用工作人员时对人员的档案要求并不高,更看重的是学历和能力。只凭“一张身份证”、“一本毕业证”和“一张简历”即可录用,对员工以往的工作状况、人事关系、诚信和犯罪记录等“既往不咎”，档案制度“无用论”普遍。
　　随着人事制度改革的深化,工作岗位与人事档案之间的依附关系逐渐减弱,档案当事人认为档案对求职谋生所起的作用已不具决定性,更多的作用转变为提供相关的人事服务,如出国政审、婚育证明、职称评定、办理社会保险等,因而大多数人认为档案的作用在弱化,是可以随便丢弃的“身外之物”。加之大多数人现在都就职于外企、民企、私企等非国有企业,所在单位对档案不够重视使许多就业者对人事档案作用产生误解,档案“无用论”在这些人员中流传,认为它装载的只是过去,而外企、私营企业提职和加薪看重的是现在,有没有职称、年底考核等无所谓,对员工的约定主要靠劳动合同,不是档案,在这些企业谋职只需带上毕业证及相关证书足矣，档案作用“退化论”严重。
　　2.档案管理权责不够明确规范
　　从现有的档案管理相关规定看,档案管理存在严重的权责不清问题。《干部档案工作条例》第六条规定“干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理;县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理,或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位,其干部档案由上一级单位管理”。《企业职工档案管理工作规定》第五条规定“职工档案由所在企业的劳动(组织人事)职能机构管理。实行档案综合管理的企业单位,档案综合管理部门应设专人管理职工档案”。根据中组部和人事部1996年发118号文件《关于印本文由论文联盟收集整理发〈流动人员人事档案管理暂行规定〉的通知》,按照“集中管理,归口统一”的原则,流动人员人事档案的管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位和个人不得擅自管理”。以上三个文件虽然规定明确,但对所谓“干部”、“企业职工”、“流动人员”并无明确的界定,造成人事档案的多头管理,档案存放混乱,最终导致部分档案的流失,也造成了严重的“弃档”现象。
　　3.档案管理的基础设施和人员素质不适应档案发展
　　档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要从业人员具有较高的政治素质和业务能力，但是由于人员编制不足，人事档案管理者大多数是兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因此严重影响了档案管理水平。而且大多数的档案管理人员没有经过组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。
　　二、加强人事档案管理工作的主要对策
　　1.强化档案意识
　　尽管随着市场经济的发展和人员的流动,档案有被弱化的趋势,但弱化的只是档案的形式,即“袋装档案”,而强化的应该是档案的资源意识和信息意识,档案并非身外之物,“人档分离”并不意味着档案无用。如应届毕业生将要面对的转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具出国、考研等有关证明,都会用到档案。据调查,档案对于普通打工者来说可能用处不大,因为一般非公有制公司或企业注重的是一个人的能力,而不是他的历史。但是对于大部分有较高学历的人来说,档案就很重要,因为这些人所要求的工作往往会涉及到一个单位的业务深层和管理高层,他们的举措和业绩会对该单位造成一定的影响。因此在招聘时,大部分企业或公司对于这类高职人员都要求出示档案,以期更清楚、更全面地了解一个人的整体情况,以免造成日后的损失。人事档案在人的一生中随时都可能一显它的“威力”,即使它成为“死档”,有朝一日也会因为对它的需要而让它“复活”。
　　2.规范档案管理工作
　　档案作为记录个人经历、政治面貌、品德作风等内容的文件材料,发挥着凭证、依据和参考的作用。按照有关规定,在各级组织、人事部门保存人事关系及档案的人员,将保障其合法权益和应有的社会、政治待遇,如保留原有身份、工龄连续计算、转正定级、职称评定、出国(境)政审、党团关系管理、代办社会保险、出具以档案为依据的各种证明等等。如果流动干部违反规定把人事档案放到其他部门或机构,甚至于揣在自己身上,各级组织人事部门将不承认其原有身份,必然损害其自身利益,使其应享受的上述待遇得不到应有保障。目前一些单位和个人违反规定,滞留、接收、保管具有干部身份人员的人事档案,造成原所有制身份不能保留、档案工资不能调整、工龄无法计算、不能参加社会保险以及其他应受到保障的个人权益受到损害,甚至双方发生人事争议时也无法进行仲裁。可见,人事档案的作用仍不可取代,如果没有档案,一些权益就无从得到保障。
　　3.改善档案管理条件
　　按照人事档案管理规定标准，配置专用的档案室、阅档室、微机室等基础设施，定期对档案室的防火、防潮、防蛀的设施和安全措施进行检查。根据单位资金实力，合理配置计算机、扫描仪、摄像机等现代化办公设备，引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实行人事档案的计算机信息化管理，实现人事档案资源的合理配置和利用，将档案管理从传统手工操作中解放出来，这样既能减少对档案材料的磨损，延长档案寿命，又能减轻档案人员的劳动强度，提高工作质量和工作效率，促进人事档案工作标准化、规范化、现代化，为领导决策提供及时，准确、详尽的人员信息，真正做到人尽其才，才尽其用。
　　4.提高档案管理人员素质
　　加强对管理人员政治素质和业务素质的教育培训，提高管理人员的政策水平和专业技术能力，培养具有创造和协作能力的复合型人才。要不断提高管理人员的综合素质，系统地组织他们学习党和政府制定的有关人事工作的政策、法规，以适应新时期对人事档案管理的新要求；同时教育他们要坚持原则、严守纪律、保守秘密、甘于奉献的工作作风。引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案从业人员选拔到档案管理岗位上来。增强责任心，提高积极性，及时收集各种材料，细致鉴别、认真整理，对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回，确保材料齐全、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。
　　总之，随着人事制度的深化改革，人事档案管理工作将发挥着越来越重要的作用，认真研究人事档案工作中存在的问题，并采取合理有效的措施，改进档案管理工作，将为用人单位的改革发展起到积极的推动作用。