现代医院物流管理与内部控制制度设计探讨

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现代医院物流管理与内部控制制度设计探讨

邱学福

摘 要 医院内环境下的物流管理以及内部控制制度设计是当前大中型医院管理中面临的新课题，随着医院规模的不断扩大,新的诊疗手段的不断出现，传统的物流管理模式和内部控制制度就显得有些滞后，因此，探讨一个比较科学、规范、实用管理模式和管理制度就显得尤为重要，本文借助卫生材料阐述了医院物资在购、管、用等环节的物流管理和内部控制制度设计的相关问题。

关键词 医院 物流管理 内部控制

中图分类号 文献标识码 文章编号

Modern hospital logistics management and internal control system design/QIU Xue Fu

Abstract Within the hospital environment, logistics management and internal control system design is the management of large and medium-sized hospitals face a new task, with the size of the hospital expansion and new means of diagnosis and treatment of emerging and traditional model of logistics management and internal control system A bit behind, so to explore a more scientific, standardized management and utility management system is particularly important, the use of health information in this article on the hospital in the procurement of goods and materials, management, use the link in the logistics management and internal controls related to the design of the system.

Key wordshospital Logistics Management internal control system

First-author’s addresss yishui central hospital of Linyi City ,Shandong,linyi,276400,china

随着医疗技术飞速发展和医院规模的不断扩大，医院内部的物流管理也发生了巨大的变化，各种诊疗耗材品种繁杂、涉及面广、技术含量高且贵重高值，几乎遍及医疗诊疗的全部过程，传统的物流管理模式和内部控制制度的不足日益显现，因此，设计一套与之相适应的物流管理系统和内部控制制度，形成一种运行高效、成本低廉又能相互约束、相互控制的内部物流系统和制衡机制，是保证医院资产的有效运营，防范各类风险发生关键所在，本文借助当前医院在卫生材料管理中出现的问题加以分析探讨医院的物流管理与内部控制制度设计，意在由点及面、抛砖引玉。

1 当前医院物流管理中存在的问题

1.1实物管理方面存在的问题

1.1.1以领代耗，失去终末控制

各类物资特别是高值耗材从库房领出后就失去了控制，最终流向哪里无从考证，是否用于病人治疗？是否已记账收取了费用？是否过期、淘汰？是否流失？均无法进行有效的管理，造成科室库房物品积压、过期、丢失，即使定期对科室库房进行清查盘点，有些问题也大多时过境迁，无法准确对账，也就无从追究责任。

1.1.2多头领取，材料管理混乱

同一种物品，，临床科室也领取、医技科室也领取，没有明确的责任主体，有

时材料用到病人身上了，却找不到出库经办人，甚至病人出院了材料费用还未上账，造成漏收。科室储藏室、主任办公室成了材料的临时仓库。

1.1.3流程倒置，先斩后奏

对一些特殊、贵重耗材有些医院是先用于病人后才办理入库和结算手续，供应商直接与临床接触，相关人员的办公室俨然商家的仓库，除了办理必要的结算手续外，几乎是“体外循环”了。

1.1.4采购模式单一，滋生腐败

由于卫生材料的特殊性，医院每种新材料的使用都是从无到有的逐渐发展的过程，早期的推广使用都是先从临床和单一的供应商开始的（初始根本不具备招标、竞价采购条件），这样，随着临床技术的成熟以及对材料习性的经验积累，最初的采购模式也就习惯成了自然。

2内部控制制度存在的问题

2.1岗位分工不明

计划、审批、采购、保管岗位分工模糊，没有明确的责任主体，甚至某些采购品种将以上岗位集于一人，除不直接付款外（有的甚至代办付款手续），包揽了采购的全过程，严重违反了采购与付款的内部控制制度。

2.2授权分散

几乎不存在授权审批程序，临床需求高于一切，各科室各自为政，随意采购。

2.3、不相容岗位兼职

使用与管理（保管）兼职：科室使用科室保管（超越了仓储和保管部门）；请购与审批兼职：审批程序严重缺位；请购与采购兼职：申请科室可直接与供应商采购。

3 对策与探讨

3.1物流管理方面

3.1.1利用医院HIS系统建立完善的物流管理系统（实体二级库、虚拟二级库）

消耗与医嘱对应，所有医疗活动是以医嘱为前提和基础，也就是说医疗活动中的所有消耗是与医嘱相对应的，因此，通过医嘱控制材料是科学的也是合理的。

3.1.2流程再造（申请、审批、计划、采购、请领、使用（消耗））

基本流程：使用科室申请，分管院长审批后批转招标办编制采购计划，招标委员会实施采购，科室请领实物从一级库转入二级库，实体二级库专人录入医嘱后自动出库，科室虚拟二级库科室录入医嘱后自动出库。

流程再造关键点：规范和理顺相关程序，明确各部门岗位职责，设立实体二级库、科室虚拟二级库。

对实体二级库实行专职专人管理独立科室、独立运行，独立核算（只负责手术和介入用材料），运转模式相当于现行的病房药房模式。

3.1.3加强财务核算和财务监督

定期对一级库和二级库进行清资盘点，并充分利用HIS系统信息，降低库存、积压和过期，合理掌握结算时间，不断提高对医院物流的管理水平。

3.1.4利用成本核算系统考核科室

充分利用HIS成本核算系统全程跟踪高值耗材的整个流转过程，消耗和收入匹配，库存与实物对应，科学合理的对科室进行成本核算，正确的考核评价科室的经营成果。

图1 医院物流信息图示 3.2物流内部控制制度方面

物流内部控制制度的设计,主要是确定系统运行过程中的关键环节和风险控制点，同时制定每一个关键环节控制要点的有效方法和操作规范，具体有以下几方面：

3.2.1使用科室申请环节

建立采购申请制度。明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。 突出授权审批控制。建立请购审批制度，明确审批权限，并由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购事项进行审批。并明确审批人该业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施，不得越权审批，不得审批缺位。

加强岗位分工控制：请购与审批；审批与合同订立；申请与合同订立，杜绝同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

3.2.2采购实施环节

设立集中招标办公室，组织实施全院的采购决策工作，采购决策实施集体决策，相关人员由招标办从医院专家库中随机抽调，院领导、请购人不参与招标及相关供应商确定的决策工作。

加强岗位分工控制：请购与与确定供应商；审批与与确定供应商；采购合同

的订立与审核；

大宗项目集中招标采购，特殊以及量少项目比质、比价采购，但必须由该项目招标委员会集体决策，使用科室不得指定供应商。

3.2.3验收入库环节

建立健全验收制度。根据制度规定验收所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量等，并出具验收单据或验收报告。

实行验收与入库责任追究制。验收过程中发现的异常情况，应查明原因，及时处理。

加强岗位分工控制：请购与验收；采购、验收与相关会计记录；

3.2.4科室请领环节

对常用材料设立科室虚拟二级库，由使用科室根据授权范围自行请领。 对高值手术（介入）类专用材料设立实体二级库（属医院独立科室），由二级库根据授权范围集中请领，使用科室（或使用人）不介入请领过程。

加强岗位分工控制：使用与保管；使用与请领

3.2.5使用环节

科室虚拟二级库根据医嘱自动减库，杜绝人为因素。

实体二级库专科、专人负责录入医嘱自动减库，杜绝少收和漏收。

加强岗位分工控制：使用与记账（病人费用录入）；记账与稽核

3.2.6终末退出环节

加强会计控制，定期对科室虚拟二级库和实体二级库进行清资盘点，及时发现问题、查明原因并加以改进。

利用医院HIS信息，准确采集相关信息，实施科室成本核算，对科室进行绩效考评控制。

加强医院信息系统的建设，确保信息的真实性、及时性、有用性和安全性

图2医院物流内部控制图示

5 结束语

广义的物流管理是指在社会再生产过程中，根据物质资料实体流动的规律，应用管理的基本原理和科学方法，对物流活动进行计划、组织、指挥、协调、控制和监督，使各项物流活动实现最佳的协调与配合，以降低物流成本，提高物流效率和经济效益的活动。医院的物流管理是指医院内部环境下物资管理活动，其物流活动环节也包括计划、采购、仓储、库存管理、运送等内向物流的全过程，实际上医院的每一项诊疗活动都离不开物流活动做支撑，随着医院的不断发展壮大，医院的物流管理也必须改变传统落后的方式，运用现代信息技术，在现有HIS信息平台上，开发出适合自身特点的应用管理程序，本文仅借助卫生材料对医院物流管理进行了探讨，在实际开发应用中应包括诸如供应室消毒物品、办公用品等所有物品，形成一个覆盖全院所有科室和所有物品的物流管理系统。在物流内部控制制度设计方面重点是流程再造和不相容岗位分离以及授权审批控制等，申请人除使用外，申请人不审批、申请人不采购、申请人不验收、申请人不保管是内部控制制度设计的关键。

参考文献

1 何小湘．医院物流管理现状和发展趋势． 中国现代医学杂志 2003 (1)：102-103. 2 赵韦华 梁方舟.二级库管理模式在高值耗材管理中的应用.中国医院 2008（11）：60-62. 3 陈茹杰.浅谈医院内部控制体系构建的基本思路.中国科技信息，2006（3）：43. 4 财政部会计准则委员会.企业内部控制基本规范 财会[2008]7号

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