综合性科研院所科研管理信息系统需求分析 ——以某中医药综合性科研院所为例

摘　要：

摘　要：作为提高科研院所管理水平的重要途径，科研管理信息化越来越受到关注。文章以某中医药综合性科研院所为例，从单位构成、承担课题情况、科技项目过程管理等方面分析了综合性科研院所科研管理的特点，提出了综合性科研院所具备“多个独立法人单位组成、涉及多个学科专业、覆盖了绝大多数科研类型项目”特征。在此基础上，结合当前科研管理现状，进一步明确了综合性科研院所科研管理信息系统要以“实现全方位、全流程科研管理，全面、实时、准确、完整地提供全院科研信息”为建设目标，对8类不同权限的用户和7个功能模块进行了需求分析，同时提出了易用性和个性化的非功能性需求。本文为综合性科研院所科研管理系统的建立提供了理论依据和实践参考。 　　

关键词：

关键词：综合性科研院所　科研管理　信息化　管理信息系统　需求分析

科学研究是衡量科研院所发展水平的关键所在。科研管理工作，也越来越受到重视。随着互联网和信息化的发展，科研院所也开始把信息化建设作为重要内容，科研管理信息系统成为了信息化建设的重中之重。目前，相关技术已经非常成熟，但从科研管理信息系统的实际运用情况来看，能够在科研管理实践中取得较好效果的并不多见。根本原因有二：一是不了解综合性科研院所科研管理特点，简单套用高等院校的信息系统架构;二是用户需求分析不到位，走形式现象广泛存在。因此，深入做好前期需求分析、全面了解综合性科研院所管理特点是科研管理信息系统开发的前提和保证。

　　1　综合性科研院所特点

　　1.1　从单位组成分析

　　综合性科研院所一般由多个二级院所构成，例如中国铁道科学研究院有17个下设单位[1]，中国水利水电科学研究院有12个非营利研究所[2]，中国中医科学院下设13个研究所[3]。综合性科研院所的二级单位大多也是独立法人单位，自主经营、自负盈亏，有较强的独立性。为了提高管理效率和水平，科研业务比较多的二级单位往往也有独立的科研管理系统，并且根据科研业务类别不同，管理的内容和精细化程度也不尽相同。另外，随着综合性科研院所不断扩展，管理工作也日趋复杂，为了便于管理，将部分权限由院科研处下放到二级院所科研处[4]。因此综合性科研院所开发科研管理系统时，应充分考虑“一院多所，各所相对独立，科研业务繁多”的特征，要兼顾各二级院所需求，全院共性管理需求要深入开发，各二级院所的个性化需求预留好接口，便于二级院所进行二次开发。

　　1.2　从承担课题情况分析

　　多学科、多专业是综合性科研院所重要特征。中国中医科学院涵盖了中医学、中药学、中西医结合三个一级学科，部分学科与信息学、电子学等形成了新的交叉学科。承担的课题基本涵盖了我国主体科技项目，如科技支撑(攻关)计划、国家高技术研究发展计划(863计划)、国家重点基础研究发展计划(973计划)、国际合作专项，国家自然科学基金等。近几年，工业和信息化部、发改委等部门项目也屡有斩获。以上课题的管理制度和流程各有不同。因此，在科研管理信息系统设计时，应充分考虑所承担课题的多样性，根据各类课题结合各单位实际情况设计相应流程，切不可简单照搬其他单位的解决方案。

　　1.3　从管理过程分析

　　对于综合性科研院所来说，，从项目孕育、招标立项、过程管理、结题验收均在管理范围。例如，对于院级科研课题，院科研管理部门要进行包括指南制定、招标立项、过程管理、结题验收在内的全流程管理。对于国家级课题如科技支撑计划，院科研管理部门主要进行项目申报、过程管理;有的科研管理部门将工作重心扩展，在前期组织科技项目指南建议，在项目结题前组织预验收。因此，在科研管理系统设计时应全面统筹考虑各类项目不同阶段特点，建立全流程管理模式，实现科技项目全周期管理。

　　1.4　从数据管理要求分析

　　从科研管理部门角度，需要技术方面信息，如项目执行情况、进度进展、年度考核以及各类科技报表等。从财务管理部门角度，需要课题经费审批与审核、经费执行情况定期汇总等。从教育管理部门角度，需要定期了解项目人才培养状况。从人事管理部门角度，需要各科研人员工作量等信息，进行绩效奖金发放，职称晋升、优秀人才推荐等。因此，在需求分析时，一方面要广泛听取各相关部门的要求;另一方面，要对各类需求进行分类汇总、优先性排序，先解决共性需求，各部门个性化需求可在二期开发实现。切不“毕其功于一役”，贪大求全的后果往往是拖延进度，甚至导致项目开发失败。

　　2　科研管理现状

　　在信息化推动下，科技管理信息化理念已经深入人心，经过不断努力，各综合性科研院所基本建立了办公信息管理系统，为科研管理信息化奠定了基础。同时也存在不足，功能性需求方面，尚未与OA系统融合，信息孤岛较多，重复录入、多点登录问题未能彻底解决[5]，安全漏洞大量存在[6]，缺少工作流程管理。非功能性需求方面界面不友好，缺少帮助和提示等。

　　3　科研管理信息系统建设的目标与分析

　　以实现全方位、全流程科研管理[7]，全面、实时、准确、完整地提供全院科研信息为目标，通过建立科研管理信息化系统，有利于院领导通过科研管理系统中最实时、最直观的科研动态分析来提高科研管理决策效率，有利于科研管理管理人员及时掌握科研信息，有利于一线科研人员建立个人科研资料库，提高科研水平;有利于兄弟处室(财务、人事、教育等)获取相关信息[8]，有利于提高工作效率、降低管理成本[9]。

　　可行性分析：随着低碳经济发展，绿色概念深入人心，使得采用无纸化的网上科研管理成为了今后大趋所势。目前，各科研院所都拥有了计算机网络，并建立了OA、财务管理系统等，这些为科研管理信息系统的开发和应用奠定了良好的基础[10]。

　　安全性分析：科研信息系统涉及到很多重要的数据，需要采取安全方式存储。另外，无论是Microsoft的Windows系列操作系统还是其它的操作系统，系统本身就存在许多安全漏洞[11]。因此，安全性是一个极其重要的问题，必须妥善解决。系统开发时需要采取相应的安全措施来保障本系统的安全。常见的保证系统数据库安全性的方法主要有用户身份认证的方法、存取控制的方法、数据加密的方法、攻击检测的方法[12]。

　　4　权限

　　为满足科学院-各二级院所-研究室多级授权的需要，实现科研项目逐级归口管理，我院科研管理系统参照了铁科院系统“由上而下逐级授权，由下而上逐级汇总”的多级管理模式[13]。由院科研管理处为所科研管理处开通账号，授予相应权限;然后由所科研管理处为研究室开通账号，授予相应权限;最后由研究室为科研人员开通账号。

　　5　用户分析

　　科研管理信息系统需求分析应注意三个问题，即信息系统的用户构成(谁在使用该系统)、信息系统的工作机理(用户怎样使用该系统)、信息系统的设计目的 (用户在该系统的使用过程中能够得到什么)[14]。开发人员应该明确院所的组织架构和岗位设置特点，研究各岗位工作特点和流程，通过面对面交流沟通，了解各岗位需求，并开发解决方案。按照层级，大致可以分为科学院层面，主要由院领导、院各职能处室，其中各职能处室又包括科研处、教育处、人事处、财务处等。研究所是科学院的二级单位，主要包括所领导、所各职能处室、所研究室、科研人员、科研秘书等。此外，还应该包括临时聘用的评审专家等。

　　5.1　院领导

　　总览全院科研信息，对所主管的业务进行审批。

　　5.2　院科研处

　　对全院科技项目、成果等进行审定、查询和统计管理，包括项目的立项、年度计划任务、在研情况、结题、成果奖励、经费预算及支出等信息的管理。根据分工不同还可以下设项目管理、成果管理等子账户，部分单位还会进一步将科技项目分类管理。

　　5.3　医院/科研所领导

　　总览所在医院或研究所的科研信息，对所主管的业务进行审批。

　　5.4　医院/科研所科研处

　　对所在医院/科研所承担的科技项目、成果等进行审定、查询和统计管理，包括项目的立项、年度计划任务、经费使用、在研情况、结题及成果奖励等信息的管理。医院/科研所科研处是院科研处职能的延伸，承接了院科研处的部分管理功能，形成了上下游关系。同时，由于各二级院所职能定位不同，管理内容也有所差别。根据分工不同还可以下设项目管理、成果管理、实验室管理等子账户,部分单位还会进一步将科技项目分类管理，下设重大项目和普通项目账户。。

　　5.5　所研究室/医院职能科室

　　对研究所的研究室/医院职能科室承担的科技项目、成果等进行审定、查询和统计管理，包括项目的立项、年度计划任务、经费使用、在研情况、结题及成果奖励等信息的管理。

　　5.6　科研人员(课题负责人)

　　主要完成个人承担项目的管理和查询，建立个人科研项目档案。包括个人基本信息，科研项目申报、在研、验收、成果等数据内容的维护和查询。对于课题比较多的科研人员，可以设置多个课题秘书账户，对不同的课题进行分类管理。

　　5.7　课题秘书

　　该账号由课题负责人授权，可以对授权科研课题的著作、论文、专利和成果等信息进行查询、统计、添加、删除等操作。

　　5.8　专家