企业档案管理系统的设计与实现

发布时间：2018-04-10 11:59

本文选题：企业级应用 + 工作流技术　；参考：《吉林大学》2013年硕士论文

【摘要】：随着计算机和网络的发展，信息技术在企业的发展管理中占据着越来越重要的地位。档案作为企业的一种信息资源，是企业生产经营中不可或缺的一部分，在管理和决策中发挥重要的作用。传统的纸质档案在收集、保存、管理等方面存在一些弊端，例如纸质文档易受潮，丢失损害难以修复，查找不便等。为了解决上述问题，电子档案管理系统应运而生，这不仅为企业整个档案系统增加了科技化的管理，同时也因为文档管理系统的可备份化，为企业档案增加了另一份安全保障。而对于档案利用人员来说，有了文档管理系统，同时有专门的档案维护人员，档案的检索利用也会比过去的纸质文档检索利用更加简便快捷。本文首先研究了档案系统的领域背景，，参考国家档案标准以及档案行业标准等文献，结合了纯CS系统和纯BS系统的优点，以J2EE为开发平台，确立了CS+BS的系统架构，以开放性、实用性、可维护性和安全可靠性为原则，建立起一套应用标准化、模块规范化的档案管理体制，实现档案的电子化数字化，网络化管理，档案信息分权限共享和文档联网快速查询、利用的系统。本论文采用集中式部署和多层软件架构思想，达到模块分散、整合管理的目的，方便管理员维护的同时，简化普通用户的使用难度，兼顾系统的扩展性和稳定性，也为系统升级减少了负担。采用OCR汉字识别技术、海量存储技术、工作流技术、双层PDF技术、电子文件防扩散技术和电子文件传输加密技术等核心技术，解决了档案系统建设中的扫描识别、加密等一些关键问题。本论文针对企业档案管理系统进行模块化设计，主要模块包括：系统管理模块、文档业务管理模块、档案资料检索模块、统计分析模块和OA接口模块等。其中，系统管理模块主要针对系统管理员与档案管理员进行系统和资料的维护；文档业务模块利用了工作流技术，员工在档案利用的时候，可以通过工作流进行档案申请以及审批，以此得到档案查阅以及下载的权限；档案资料检索模块利用了三种搜索引擎：全文检索引擎、OCR检索引擎和数据检索引擎为员工提供丰富的文档检索方式，全文检索引擎利用了Lucene技术进行开发，深度优化了系统的全文检索方式，OCR检索引擎则利用了现如今流行的OCR检索技术进行开发，同时配合合适的扫描硬件，达到企业所要求的检索标准；OA接口模块利用了WebService服务的XML、FTP交换方式进行开发设计，利用该模块，OA系统中的发文可以直接导入企业档案管理系统中，留存为档案方便后期查阅。同时，配合档案管理系统设计一套合适的容灾系统进行数据备份等工作，本系统采用EMC公司的Avamar系列一体化备份设备，通过容灾的去重技术，合理的容灾策略设置进行定时备份，防止遭遇重大灾害的时候，能够让系统快速恢复运行，将企业的损失降低到最小。本系统设计合理，界面美观，操作方便，功能完备，为企业进行现代化的档案管理起到重要作用，基本达到了设计目标，具有较高的实用价值，并在实际应用中得到了验证。
[Abstract]:With the development of computer and network , information technology plays a more and more important role in the development and management of enterprises . As a kind of information resource for enterprises , it plays an important role in the management and decision - making .

This paper first studies the background of the archival system , references the advantages of the pure CS system and the pure BS system , and combines the advantages of the pure CS system and the pure BS system . Based on J2EE as the development platform , the system architecture of CS + BS is established .

This thesis adopts the idea of centralized deployment and multi - layer software architecture to achieve the goal of module dispersion and integration management . It is convenient for administrators to maintain , simplify the use difficulty of common users , balance the expansibility and stability of the system , and also reduce the burden for system upgrade .

The thesis aims at the modular design of enterprise archives management system , including system management module , document business management module , file data retrieval module , statistical analysis module and OA interface module .
The document business module utilizes the workflow technology , and the employee can file application and approval through the workflow when the file is utilized , so as to obtain the file access and the download permission ;
The document retrieval module utilizes three search engines : the full - text search engine , the OCR search engine and the data retrieval engine provide abundant document retrieval methods for the employees , the full - text search engine uses the Lucene technology for development , the depth optimizes the full - text search mode of the system , and the OCR search engine uses the present popular OCR search technology to develop , and simultaneously matches the appropriate scanning hardware to meet the search criteria required by the enterprise ;
The OA interface module uses the XML and FTP exchange mode of WebService service to develop and design . By using the module , the documents in OA system can be directly imported into the enterprise file management system , and can be kept as file for later reference .

At the same time , the cooperation file management system is designed with an appropriate disaster tolerance system for data backup and so on . The system adopts the EMC Corporation ' s Avamar series integrated backup device to perform scheduled backup through disaster recovery technology and reasonable disaster tolerance policy setting , so as to prevent the system from running quickly , and reduce the loss of the enterprise to the minimum .

The system is reasonable in design , beautiful in interface , convenient to operate and complete in function , plays an important role in the archives management of enterprises , basically achieves the design goal , has higher practical value , and has been verified in practical application .

【学位授予单位】：吉林大学
【学位级别】：硕士
【学位授予年份】：2013
【分类号】：TP311.52

【参考文献】