网络时代的办公自动化

摘　要：

摘　要：随着计算机科学和网络的发展，社会各界以网络为媒，充分展示其丰富多彩、包罗万象、层出不穷的集散性科技信息，令人目不暇接。采用高效的办公自动化系统，处理有效的网络科技信息，简化办公流程, 提升合作协调能力与综合管理能力，显得尤为重要。OA系统以高效快捷的网络信息处理功能，集聚多种信息处理手段和管理模式，成为现代办公自动化的首选。

关键词：

关键词：OA系统　办公自动化　网络　资源共享

1　回顾传统的办公方式

  传统的手工办公方式低效、繁琐。通常以模拟存储介质的纸、笔、照相机、摄象机、录音机、磁带等方式，记录文字、数据、图形、影象、声音等。在模拟存储介质之间，没有内在的信息联系和综合运用功能，且办公环节多、周期长，信息回馈缓慢，导致决策迟缓、滞后。

  数字化信息出现于80年代，即利用计算机将信息以数字化的形式，存储于系统中，由软件系统管理设备，自动按照计算机网络协议，进行信息处理、转换和应用。在计算机网络协议下构建局域网，按照硬件、系统和权限的范围，配置安全策略，在小范围内实现资源共享。此阶段的局域网处于网络初级阶段，由于网络硬件管理方面的欠缺和软件系统安全机制的不完善，易被病毒攻击；也因共享机制的安全性和共享范围的局限性，无法适应更广泛的信息沟通和协同办公的需求。

2　互联网的兴起为办公自动化翻开崭新的一页

2.1　互联网促进办公自动化的发展

  90年代未，办公自动化跨入信息化时代。在引用互联网（Internet）和多媒体二大技术基础上，诞生了信息化的办公自动化服务模式——Office automation（简称OA）。将办公系统和计算机网络功能相结合，由人与网络设备构成的服务于单位和个人办公业务的人机信息处理系统。其内涵的结构框架，涉及到行为学、管理学、系统工程学、计算机编程等多门学科的知识领域，蕴含着较高的实用价值和科学性。具有四大特点：一是具有信息自动化管理与共享功能；二是实现了多网互联与交流的远程协同办公；三是具备强大的后台数据积累与综合分析系统；四是明显趋向于平台型服务。可应用于企业、学校、机关等众多领域，协助用户进行财务管理、行政管理、人力资源管理、工作计划管理等，使办公质量和效率有了质的飞跃。

2.2　高效运用OA系统，不可缺少的四大因素

  实现高效运用OA办公自动化系统，人是第一因素，需具备办公设备的驾驭能力、办公系统主要功能的应用能力、信息处理能力及设备维护能力。其次是设备因素（即通过网络连接的各种辅助设备）、软件因素（即运行于计算机系统内部的用于数据和指令的协调集合程序）和构建网络硬件系统因素（即网络架构设施和终端设备）。

3　网络是办公自动化发展的动力

3.1　构建网络系统是基础

  办公自动化以网络为动力，构建网络系统是发展办公自动化的基础。以计算机等终端设备为载体，按照网络传输协议（TCP/IP）、网络地址(IP地址)等设置网络参数，，采用综合布线技术，铺设网络电缆系统和安装网络硬件设备，通过服务器、光纤收发器、路由器、交换机、网线等终端设备连接光纤线路，入网本地电信部门，连接外网Internet实现互联。

3.2　OA办公自动化的共享机制

  OA系统的共享机制，是基于Internet网络共享机制而配置。即采用虚拟专用网（VPN）的数据认证和加密功能与防火墙相结合的技术，控制网络访问权限，并根据OA网络系统的安全系数，建立双层防火墙机制。其机密性、安全性在Active控件技术等安全策略的保护下，以信息安全和分层使用为基础进行开放管理，从而实现设备共享、资源共享、信息共享。安全保障网络信息服务（WWW）、电子邮件（E-mail)文件传输（FTP）、远程登录（Telent）等服务功能，集信息资源发布、传播和共享于一身，使不同机构、个体之间的远程信息交流、资源共享或协同办公，瞬间跨越时间、地域和空间的局限，变得简单易行。

4　数据库技术推动OA办公系统的进一步完善  

4.1　OA模式的数据库管理系统

  随着数据库技术的发展和客户服务器结构的出现，为OA办公系统溶入了新的科技元素。OA的重心逐渐由各类文档的处理转入了数据内部的后台自动分析。以后台的信息交换平台和数据库结构为基础，经过中间层的数据处理及程序分析，构成元素纳入数据库整体系统内的业务处理系统，经过后台的信息转换、数据分析、信息模拟等数据程序演绎，从而得到更全面、准确的综合数据信息，可对众多的办公业务数据系统提供内部数据支撑和管理。

4.2　OA数据库的管理系统的独特作用 

  OA数据库的管理系统明显趋向于平台服务，具有业务数据系统内部支撑和管理功能，其应用程序更易用于平台所创建的众多管理项目。

  例如，利用互联网的网络功能特性与远程资源相结合，利用OA平台用户名登录管理功能，在平台开展学校的网络教育，创建平台虚拟的，却具有可操作性的平台学习资源和教学资源，开展网上教学服务，供学习者观摩、学习等，利用多媒体的光笔录入、语音录入技术，集视、听、对话功能于一体的学习方式，也备受用户青睐。在平台所开展的各种教学、网上答疑、网络培训、模拟实验、视频考试等项目的活动性数据，OA数据库内的业务处理系统，在后台自动给予数据积累、转换和综合分析，提供给我们精确的内部数据支撑和管理。在OA平台开展网络教育，有着广泛的社会效应，既提高了社会继续教育的透明度和公正性，对大力宏扬继续教育也起到极大的推动作用。展示了OA系统平台建设的实用功能与OA数据库内部数据自动分析、综合演绎与准确运用的独特魅力。

5　纵观办公自动化的发展趋势

  网络办公自动化，已成为现代信息社会的标志。互联网所带来的网络办公效应和应用价值，涵盖了社会的各个产业领域。如今，随着移动网络的掘起，办公自动化已跨入移动信息时代，随时随地可利用手机、手提电脑等移动设备进行掌上移动办公。昭示着现代办公系统正向着网络智能化的方向发展。纵观网络信息化的发展趋势，OA系统实用、快捷、广泛的互联模式，将会不断演译和创新。