高校办公自动化工作的研究与实践

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中 国 包 头 职大 学报 233! 年 第 < 期 高校办公自动化工作的研究与实践 刘春兰 （ 福州职业技术学院， 福建 福州 9:3637） 摘 要： 推行办公自动化是高等学校 在信息时代的必然选择。 近年来，， 多高校陆续进行办公自动化系统建设， 许 不同程 度提升了管理水平 ， 但是在建设与推广过 程中也存在目标模糊、 实施范围不断扩大、 后期维护困难等

问题。 因此高校应从实 际出发， 选择适应本校特点的办公自 动化系统开发模式和管理策略， 总体规划、 分步实施， 经过 系统分析、 系统设 计、 试点推 广等步骤， 有效规避风险， 确保高校办公自动化顺利实施。 关键词： 高校； 办公自动化； 实施步骤； 管理策略 中图分类号： ;4< 文献标识码： = 文章编号： 646 — 6<<3 5 233! 8 3<— 33! — 3< 公自动化系统还能明确校内各部门、处室的工作分工与管 理职 责， 由于该 系统 将每个 部门 、每个 责任 人的工 作情 况、工作时间都记录在案，增强了大家的工作责任心，最 大限度地减少了部门之间相互扯皮和推诿。 （二）多校区办公的需要。近几年来，随着高校管理 体制改革和布局结构的调整，高校数量不断 减少而规模不 断扩大，合并高校一般都有 多个校区，且地理位置各异， 如福州职业技术学院 目前就有院本部、广达路、通湖路、 交通路、首山路五个校区，传统的办公方式难以做到各类 文件和信息迅速上传下达并得到及时处理，不自觉中这些 地方往往成为“被人遗忘的角落”，迫切要求有校区间的 新型办公方式出现。 （三）移动办公的需要。随着高校办学开放性程度不 断提高，高校领导经常外出参加重要会议、考察、学术研 讨等，但又需要随时传回信息，随时了解学校情况，及时 做出重 要决定或 对重要文件 作出批示 ，这时如果 有与/.0 *’1.’* 相连 的 办公 自 动化 系 统， 高 校领 导 就可 以 不 受时 间、空 间的限制， 随时随地 通过 /.*’1.’* 接入学校 的办公 系统，实现真正意义上的移动办公。 （四）提高效率、节约成本的需要。无纸化办公已是 现代化办公的一个“代名词”，实行办公自动化，可节约 大量的纸张、油墨等耗材。更可贵的是，由于信息传递的 及时性， 节约了大量的时间成本和人力成本， 使工作效率和 管理水平大大提高， 从而促使高校成为反应迅速的组织， 核 心竞争力进一步增强。 （五） 信息沟通 、 主管理的需 要。 通常情况下 ， 生 民 在 师 向校 方反映情况 和意见， 一般通 过教代会提案 、 见箱、 意 学 生座谈会、 层层反映等， 交互性 较差， 处理周期长。 在办公自 全球 性的网络 化、 信息化 进程正 改变着人 们的生 活方 式和 工作方 式， 同样 对高 校管理 信息化 提出 了更高 要求。 《国家教育事业发展 “十一五” 规划纲要》 明确提出： 加快教 “ ” 育管理 信息化， 提高教育 管理水平。 作 为高校信息 化建设 的重要 组成部分， 用全新 的管理理念 和求真务实的 精神推 进高校 办公自动化 系统建设， 建立一 套基本涵盖各 部门业 务流程并具信息集成的办公应用系统，是许多高校在信息 时代的必然选择。 办公 自动化 ，英文为 #$$%&’ ()*+,-*%+. ，简称 #( 。近 年来，许多高 校陆续投入 #( 系统的建设 ，不同程度提升 了管理水平，但是在建设和推广过程中存在的问题也不容 忽视 ，如 目标模 糊、 实施范 围不断 扩大 、后期 维护 困难 等。笔者结合

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