合肥市政府部门档案数字化业务外包的调查与思考

发布时间：2017-10-26 20:17

  本文关键词：合肥市政府部门档案数字化业务外包的调查与思考

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【摘要】：信息化是现代社会发展的趋势,信息技术也已经深入到人们生活工作的各个方面。在生活上,信息技术给人们带来了更多的便利；在工作上,信息技术使得办公自动化和无纸化成为现实。信息技术已经逐渐应用于各行各业,档案领域也不例外。现如今,加快推进档案的信息化建设是各档案机构的首要任务,档案数字化加工作为档案信息化建设的关键环节显得尤为迫切。档案部门急需开展档案数字化工作,却又在独自进行时遇到诸多难题。人力、物力、技术的缺乏以及出于对成本的考虑,很多档案部门选择将档案数字化加工业务外包出去。外包公司拥有充足的人力资源,数字化加工的所需的各种设备仪器以及相应的信息技术。档案业务外包公司将档案数字化加工作为其主营业务,并不断加强技术管理与创新,形成孩心竞争力。随着外包公司业务的增多,其经验也越来越丰富,专业程度也越来越高,业务对象也从一些小企业转向政府机关。但是,在业务外包的过程中,由于档案的特殊性质以及外包公司和档案部门的经营目的不同,仍存在些问题。因而,本文选择以合肥市政府部门档案数字化业务外包为例,在深入调查的基础上,分析外包过程中所存在的问题,并提出相应的解决对策。档案数字化业务外包出现的时间较短,尚未成熟。由于档案数字化业务外包直接影响到档案信息化建设的质量,因此,研究档案数字化业务外包的现状、发现其中的问题并探讨其解决对策对于提高档案数字化业务外包的质量,又快又好的开展档案信息化建设具有非常重要的参考意义。基于此,文章首先定义了档案数字化业务外包的概念,并介绍档案数字化业务外包的特点、模式、必要性以及可行性。然后,重点对合肥市政府部门档案数字化业务外包的情况展开调查与分析。文章以合肥市蜀山区档案数字化业务外包、合肥市经济技术开发区人才市场干部档案业务外包以及合肥市经济技术开发区城建档案项目外包为例,以问卷调查、访谈的形式对于这些外包项目的总体概况,过程管理,以及验收情况进行逐一调研。通过亲身实习,以及调研结果,笔者发现合肥市政府档案部门在将数字化业务外包过程中,具有一定的经验,比如,档案部门会选择资质良好并且经验丰富的外包商承担外包业务,在档案库房附近预留外包工作场所,方便加工,在外包过程中设置专门档案管理人员进行管理,并向外包工作人员展开一定的培训。但是同时在外包中也存在一定的问题。比如,由于种种原因,档案管理人员未能开展有效的监督和管理,外包工作人员的专业素质较低,档案信息安全和实体安全不能得到保障,外包方和档案部门的沟通出现问题,并削弱了档案人员学习和创新的能力。针对以上问题,笔者提出了相应的解决对策,认为可以从以下方面提高档案数字化业务外包的质量。第一,要加强档案的有效监督和管理,充分发挥档案管理人员的职能。第二,定期对外包工作人员展开培训,以提高其业务能力。第三,业务外包时要做好档案保密工作,保证档案的安全。第四,加强档案部门和外包公司的有效沟通,提高工作效率。第五,通过培训方式加强档案管理人员的学习和创新能力。
【关键词】：档案数字化 政府档案 业务外包
【学位授予单位】：安徽大学
【学位级别】：硕士
【学位授予年份】：2015
【分类号】：G270.7
【目录】：

• 摘要3-5
• Abstract5-10
• 1 绪论10-16
• 1.1 研究目的及意义10
• 1.1.1 研究目的10
• 1.1.2 研究意义10
• 1.2 国内外发展现状10-13
• 1.2.1 国外发展现状10-11
• 1.2.2 国内发展现状11-13
• 1.3 研究内容13
• 1.4 研究方法和思路13-15
• 1.4.1 研究方法14
• 1.4.2 研究思路14-15
• 1.5 创新点15-16
• 2 档案数字化业务外包概述16-24
• 2.1 档案数字化业务外包的含义16-17
• 2.2 档案数字化业务外包的要求17-18
• 2.2.1 规范性与灵活性17
• 2.2.2 风险性与可控性17-18
• 2.2.3 成本效益性18
• 2.2.4 可管理性与协调性18
• 2.2.5 技术性与专业性18
• 2.3 档案数字化业务外包的模式18-19
• 2.4 档案数字化业务外包的必要性及可行性19-24
• 2.4.1 档案数字化业务外包的必要性分析20-21
• 2.4.2 档案数字化业务外包的可行性分析21-24
• 3 合肥市政府部门档案数字化业务外包现状调查24-35
• 3.1 调查对象及概况24-25
• 3.1.1 蜀山区人民检察院档案数字化业务外包项目24
• 3.1.2 经开区人才市场干部档案数字化业务外包项目24
• 3.1.3 经开区城建局城建档案数字化业务外包项目24-25
• 3.2 调查结果25-35
• 3.2.1 统计说明25-30
• 3.2.2 档案数字化业务外包实施流程30-34
• 3.2.3 小结34-35
• 4 合肥市政府部门档案数字化业务外包的经验和存在的问题35-42
• 4.1 合肥市政府部门档案数字化业务外包的经验35-37
• 4.1.1 选择资质良好经验丰富的外包商35
• 4.1.2 采用方便操作的到室加工的模式35-36
• 4.1.3 安排专职档案人员对其进行管理36
• 4.1.4 对外包人员进行一定的培训36-37
• 4.2 合肥市政府部门档案数字化业务外包中存在的问题37-42
• 4.2.1 缺乏有效的监督和管理37-38
• 4.2.2 外包人员专业素质较低38-39
• 4.2.3 档案的安全难以保障39-40
• 4.2.4 双方难以进行有效沟通40
• 4.2.5 削弱了档案人员的学习创新能力40-42
• 5 完善合肥市政府部门档案数字化业务外包的对策42-46
• 5.1 加强对外包方的监管工作42-43
• 5.2 对外包人员展开定期培训43
• 5.3 做好档案保密工作43-44
• 5.4 加强双方之间的交流44
• 5.5 加强档案管理人员的学习及创新能力44-46
• 6 结语46-47
• 参考文献47-49
• 附录49-50
• 致谢50

【参考文献】

中国期刊全文数据库 前10条

1 蔡艳红;政府信息公开与档案工作[J];档案学通讯;2005年03期

2 毛灵芳;;对主张档案业务外包的反思[J];档案管理;2013年03期

3 卞咸杰;;论高校档案数字化外包几个阶段的关节点[J];档案管理;2013年03期

4 马钰;;我国档案业务外包存在的主要问题及应对措施[J];档案时空;2013年10期

5 罗娟;;档案数字化业务外包中的“关键时刻”管理[J];北京档案;2014年03期

6 王婉萍;;档案数字化工作中如何选择外包公司[J];档案管理;2013年02期

7 刘海虹;;关于做好档案数字化外包加工工作的几点思考[J];黑龙江档案;2014年05期

8 周蕾;;档案信息数字化外包共建风险控制探析[J];兰台世界;2011年15期

9 闫冬;;档案业务外包理论基础研究[J];兰台世界;2013年20期

10 郭冰洁;谢海洋;;档案数字化业务外包面临的问题及对策[J];兰台世界;2014年23期

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本文编号：1100282