浅谈图书资料档案信息化管理的优势

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浅谈图书资料档案信息化管理的优势

作者：张博

来源：《现代交际》2012年第07期

［摘要］目前我国正处于信息网络化迅速发展的新时期，信息化和网络化的技术在我国经济发展和社会进步中起了推动的作用。为了跟上信息时代的步伐，图书资料档案管理必须实行信息化管理。针对这种现象，本文进一步讨论图书资料档案信息化管理的优越性。 ［关键词］图书资料 档案 信息化管理 优势

［中图分类号］G250.73 ［文献标识码］A ［文章编号］1009－5349（2012）07－0046－01

由于科学技术的迅猛发展，传统的图书资料档案管理已经跟不上发展的要求，比如说管理制度不够健全、管理者的档案意识淡薄和管理观念的滞后性等。为了解决目前面临的这些问题，实行图书资料档案信息化管理势在必行。

一、图书资料档案管理的现状

（一）传统图书资料档案管理面临的问题

1.管理体制的不完善性。管理者不知如何规范和管理图书资料档案，致使工作人员在收集资料的时候面临着各种各样的压力和挑战。有的不知道哪些资料是用来归档的，哪些不是归档范围内的，这就导致图书资料档案范围不够全面、材料不集中和不能及时归档等现象时常出现。目前，还没能建立一套完整的图书资料管理的制度。

2.管理意识的淡薄性。图书资料档案是档案工作中非常重要的内容，它能够反映图书工作的成果。由于人们没有认识到它的重要性，这样就不能及时有效地搜集档案资料。也无法把图书资料档案管理工作列入档案工作的主体和重要组成部分。

3.管理观念的滞后性。由于传统的图书资料的归档方式大多采取纸质形式，这样档案资料越来越多，需要很大的储存空间，还要预防造成资料破损的各种可能，这方式就显得特别的落后，缺乏开放与创新意识。

（二）实施图书资料档案信息化管理的必要性

1.图书资料是知识的海洋和素养的翅膀，档案就如同一个复杂而庞大的资源库。方方面面的信息杂乱无章地存在于各种资料当中，只有当人们需要的时候信息才会依据相关的需求被整理出来，从而实现档案的作用和价值。所以必须把档案信息化管理列为档案管理工作中的一项重要任务。

2.图书资料档案的信息化管理，会实现图书资料的资源共享和使用人群范围的扩大以及利用率的提高。要实现信息化管理就要制定相关的标准，开发档案管理应用软件，使得图书资料不受时空的制约，做到资源共享。

3.要始终把档案信息化管理作为档案工作重要的基础工作，并且是一个循序渐进的过程，是一个长期的工作任务。为了使这项工作顺利有效地发展，就要形成一套完善的、健全的、可执行的管理办法。

二、图书资料档案信息化管理的优越性

当今是一个科技发达的网络化时代，以往的图书资料档案管理方法已经无法满足读者的要求和适应社会发展的步伐。为了适应这种现实情况，这就要求档案的管理工作要实现信息化和现代化管理。由于计算机技术普遍使用和迅猛发展，这就为图书资料档案的信息化管理提供了非常成熟的条件，所以实现信息化管理已经成为必然的发展趋势。

信息化管理使图书资料档案的保存方法更便捷，利用起来更方便。管理者要对各种资料和信息及时地记载和更新，这样能保证信息的准确性。使用者就会避免直接接触原件，减少了资料原件的损坏几率，使图书资料档案的保存方式得到了极大的改善。

为了使图书资料的检索和使用能够更加方便，信息化管理使图书资料的目录和文档归档都采用电子的方式。采用了方便快捷的网络查询系统，使用者只需输入需求的关键词，相关档案资料信息就会被搜索到。

信息化管理不仅节约了空间，还大大节约了有限的人力资源，提高了工作效率。为工作人员减轻了劳动强度和为借阅者节省了宝贵的时间，有效地提高了工作效率，大大节约了有限的人力资源。

三、小结

随着科学技术的不断更新和进步，信息技术日新月异的发展，无论是一个人还是一个社会要想发展都离不开知识。为了满足这种需求，图书资料档案管理者必须跟上时代发展的步伐，不断地完善和更新图书资料数据库的建立，实现图书资料档案的信息化管理，实现资源共享，满足社会公众的需求，使档案信息做到真正地服务于大众，服务于社会。

【参考文献】

[1]杨哲.知识经济时代的信息化管理[J].医药论坛杂志,

2003(5).

[2]王朝阳.档案信息化管理的优势及安全问题[J].华北水利水电学院学报,2006(1).

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