基层疾控中心档案管理中Excel的应用研究

发布时间：2014-07-01 17:25

    对于传统的档案管理来说，其一直为封闭式手工操作，给工作人员带来非常大的压力，同时在查询时也非常不便，耗费大量的人力和物力，工作效率极其低[1]。随着科技的不断发展和计算机的不断普及，逐渐实现了档案的电子化[2]。为了减轻工作人员的压力，缩短查询时间和方便管理档案等，我疾控中心对档案实行Excel来进行建档，同时将档案的类别和名称以及内容建立好超级链接，取得非常好的效果。现将有关情况做以下详细报告。
　　1 材料和方法

　　1.1 材料设备 P4CPU和1.2GHz以及2G内存，500G硬盘，操作系统为WindowsXP。应用软件为：Office 2007；扫描仪和刻录机。
　　1.2 方法 将我疾控中心2012年1本文由笔耕文化传播收集整理月～2012年12月的工作纸质档案和电子文档，根据档案的分类要求，将纸质档案按“件”进行装订。
　　1.2.1 主文档建立 主文档的设立档案的类别，主要分为一级类和二级类；同时设立档案架编号等。将当年的档案进行整理之后输入到Excel文档中。建立之后的主文档，详细见表1。
　　表1 档案管理数据库（主文档）
　　1.2.2 子文档的建立 对于建立的每一个子文档档案二级类别，都分别给予命名[3]。在Excel子文档中，要设立档案名称、文档编号、年份、保管年限、保密级别、档案架编号等内容。同时将所有的档案信息输入到相应的子文档中，文档的保管期限根据当地疾病预防控制档案管理办法来进行固定，主要表示方法为：Y-永久，C-长期，D-短期。建成之后的Excel子文档如下表2。
　　表2 子文档
　　1.2.3 软件设置 对已经分类好的文档设置为只读，根据文档的类别将其放入文件夹[4]。对于没有电子文档的档案，比如图纸等，可以利用扫描仪进行扫描存档。然而对于一些次要的短期文档，只需要保存纸质文档即可。把主文档档案类别和相应的子文档建立起超级链接，同时把子文档中的档案名称和文件夹相对应的档案建立起超级链接。对于一些重要的文档要设置密码。
　　1.2.4 档案的保存 按照Excel的文档编号将装订好的纸质档案进行整理并装好。同时放置在相应的货架，定期地对电子文档进行备份处理。

　　2 结 果

　　2.1 方便档案查询 在Excel的编辑菜单中，通过查找功能就能够对相应的档案进行快速查询，能够快速地找到自己需要的文档。
　　2.2 显示档案内容 在找到相应的档案名称之后，通过点击超级链接就可以查看档案的名称，避免查找纸质档案。
　　3 讨 论
　　在基层疾控中心用软件进行档案管理，通过编辑栏中的查找和替换功能，能够快速地将档案的名称和档案内容找出，同时通过超级链接可以将档案的内容信息进行阅读。有效地提高了工作人员的效率，避免造成工作时间的浪费，减少工作人员工作量。
　　将整个单位实行局域网，通过建立共享，全疾控中心就能够实现资源共享，同时对相应重要的资料设置只读和查阅以及修改权限，同时既方便了工作人员又使得文档得到保密。对子文档可以使用Word、Excel、Access、PowerPoint等软件建立的文档，还可以是文字或者表格以及数据库、幻灯片等。

　　目前，在基层疾控中心采用Excel对档案进行电子化管理，有利于查询和管理档案，并且操作非常方便，值得在基层医院中进行推广和使用。


本文编号：722