高校教学档案管理创新研究(2)

发布时间：2014-07-01 17:29

　　2.创新管理制度，健全管理体制，完善管理体系
　　创新、健全和完善有效的管理制度是做好档案管理工作的基础，是搞好教学档案管理工作的保证。一方面，学校教学档案管理需要校领导层继续制定具有前瞻性的管理制度进行规范管理；另一方面，学校教学档案管理更需要建立健全符合自身特色的制度作保证，主要是在人、财、物的保障上，以及检查与奖惩制度上，建立行之有效的管理制度。在此基础上，建立起由分管领导、教学部门负责人、教学部门专职教学秘书等组成的教学档案管理网络，明确岗位责任制，实行定期检查制度，成立校综合档案室，负责全校档案的综合管理。各院、处室应明确一名兼职档案员负责本部门档案的收集整理和移交工作，形成一个以档案室为中心的强有力的管理网络体系。
　　3.创新人才培养，充实管理人员，加强队伍建设
　　档案管理人员的专业素质和技能水平是教学档案现代化建设的最重要的主观条件，引进管理人才与加强档案管理人员的业务培训，理应成为当前档案管理的重中之重。首先，高校要引进专业管理人才，争取安排专人负责教学档案管理工作，不能安排专人的则要保持兼职管理人员的相对稳定，注重充实管理人员；其次，学校档案管理工作领导小组应该有计划、有步骤、有针对性地组织档案专业性工作人员进行多种形式的教育培训，促使他们系统学习和掌握档案业务的知识规律和方法，加强人才的培养。同时，要通过建立和完善有效的培训机制和考核机制，为档案管理水平的不断提高提供人力资源上的有力保证，以保证各级档案的整体性及系统性；最后，要不断提高专兼职档案管理人员的职称和待遇，努力改善其办公条件和环境。只有管理人员心安了，业务素质提高了，管理队伍壮大了，教学档案管理才能持续健康发展。
　　4.创新管理设备，改善管理条件，提高管理水平
　　目前，高校中或因不够重视，或因经费不足，或因用房紧张，往往未能按照档案管理要求设立专用教学档案管理库房，这对教学档案的管理是极为不利的。从长远来看，需要学校投入经费，为各个学院建设档案分室，规范档案管理。但就学校财力和各学院实际情况而言，可能还无暇顾及因此，权宜之计是学院为兼管教学档案的教学秘书安排专门办公室，对教学档案进行集中管理，既方便利用，又可减少因进出办公室人员杂乱带来的干扰。与此同时，学院要逐年投入经费，购置存放教学档案的档案柜、档案盒，配备管理档案的专用计算机和移动存储设备，等等，更新管理设备，努力改善档案管理条件，提高管理水平。
　　5.创新管理手段，丰富管理方式，实现现代化管理
　　现代化管理手段可以提高档案收集、整理、保管及利用的工作质量和效率，这就要求教学档案管理人员在采用传统的手工纸质管理手段的基础上，依托计算机和网络技术，利用学校已有的档案管理软件，逐步实现教学档案的现代化、网络化管理，开创纸质档案与电子档案双管齐下的局面。一方面，利用现代化办公条件，实现教学档案管理的现代化，要运用计算机及其各种档案管理系统进行档案管理；要配备数码相机、扫描仪等必要的档案管理设备，制作电子档案；要应用光盘和微缩技术增加信息存储量；另一方面，利用校园网实现教学档案管理的网络化。通过建立档案收集系统，让相关人员随时将教学资料归档。通过建立查询系统，利用网络方便、快捷地为师生提供档案查询服务。


本文编号：723