浅议高职院校人事档案的信息化管理

　　高职院校人事档案是干部人事档案的重要组成部分，人事档案管理工作是高职院校人事工作的重要基础。人事档案记录了教职工个人学习、工作、生活等经历的有关情况，真实、准确地反应了教职工德、能、勤、绩、廉各方面的表现，为单位选拔人才、个人晋级晋升等工作提供完善的依据。积极推动人事档案管理信息化建设可以提高人事档案的管理效率、信息资源的使用率，对高职院校的改革和各项事业的开展起到促进作用。我们要积极把现代技术运用到高职院校人事档案管理上来，切实提高档案管理信息化水平，促进高职院校人事档案管理工作制度化、规范化和科学化发展。
　　一、高职院校人事档案管理的现状
　　1.学校重视度有待提高。实现高职院校人事档案信息化管理，是一项很精细、繁重的任务。这项任务的顺利进行，必须得到学校领导班子和相关部门的高度重视和大力协助。目前，很多高职院校对人事档案管理工作普遍存在重视度不够的问题，没有真正把档案管理工作摆到应有的位置，从事档案管理工作的人员异动较为频繁，管理队伍不够稳定，且大多都是边学边干，专业对口的很少。管理制度不够健全，观念陈旧，跟不上信息时代对档案管理的新要求。
　　2.管理方法有待创新。目前，很多高职院校人事档案管理方法陈旧，还局限于档案实体管理——即纸制管理，它没有随着科学技术手段的不断更新而实现人事档案的电子化。这种实体管理，它依赖于人工进行收集和管理，工作量大，效率低。近年来高职院校建设步伐突飞猛进，对各类人员的需求日益扩大，人员的流动也大量增加，档案的数量也随之倍增，档案信息处理仅靠人工管理已经无法满足需要。因此，必须摆脱陈旧的人工档案管理理念，实行技术创新，提高工作效率。
　　3.信息化水平有待提升。在档案查阅上，都是档案管理人员通过分类目录，查找需要查阅的档案记录，再从目录中的记录到档案室中查找实体档案。这样既费时又费力，无法进行人事信息的查询和检索，更无法实现对人事信息的筛本文由论文联盟收集整理选、排序、分类、汇总，信息化水平比较低，由此导致很多人事统计工作只能靠手工完成，造成人力资源的极大浪费。
　　4.管理程序有待规范。目前一些高职院校的人事档案材料在一定程度上还存在着内容陈旧、信息单一的缺陷，不能全面地反映一个人的全貌。人事档案管理工作一直以来都处于被动位置，档案管理员缺乏主动收集意识，仅仅只是等材料送上门，发现材料缺少及时补全的力度也不够，破坏了档案材料的完整性。人事档案材料很多，档案用纸规格没有统一，虽然规定档案材料用纸要统一使用16K办公用纸，但是现在的公文材料大部分都是用A4纸，职称评聘材料用纸大部分也是用的A4纸，纸张大小不同，使有的表格超过装订线，给立卷归档工作带来诸多不便，也增加了档案管理员的工作量。当前高职院校人事档案的信息化管理缺乏规范化、科学化的实施标准。随着科技的进步、信息网络化的普及，网络犯罪时有发生，但是缺乏规避网络风险的法律法规和监管机构。档案信息中，凡涉及个人隐私、工作秘密和其他法律规定不得公开的信息等都属于保密范围。在档案管理信息化的过程中，存在信息被窃取、服务器被黑客和病毒攻击等问题。
　　二、高职院校人事档案信息化管理的必要性
　　1.有利于提高管理人员的工作效率。实行高职院校人事档案信息化建设后，将档案管理员从繁锁的手工劳动中解脱出来，从而有更多的时间钻研和开拓创新，不断提高管理水平。档案管理实现了实时化和网络化，数据录入一次就可以在档案管理内部实行资源共享，检索与查询只需要通过网络就可以即时查询，大大提高了工作效率，有效节约了学校资源。
　　2.有利于人事纸制档案的保护。人事纸制档案是最原始的证明材料，对它的保护尤其重要。工作中经常要查询人员信息，对它的磨损也比较多。尤其是人事调动或职称评审等工作，翻阅、查询得更多，人事纸制档案不堪重负。人事档案信息化后，各类人员的信息可以从数据库中直接查询，减少了与纸制档案的接触，有利于对人事纸制档案的保护。
　　三、高职院校人事档案信息化管理的措施
　　1.加大对档案管理信息化建设的投入。高职院校档案管理信息化建设的成功开展，领导的重视是一个必不可少的条件。只有领导重视了，档案信息化建设才能持续开展。同时还要加强对档案信息化建设的财力支持。只有重视而没有财务支持，也只是纸上谈兵，不能付诸实践。财力的投入，可以帮助高职院校添加机器设备，提高档案管理员的工资和待遇，建立和完善档案信息管理系统，加快实现高职院校人事档案信息化建设。
　　2.提升档案管理人员的综合素质。人事档案信息化建设，档案信息管理员不但要有较高的政治素质和人事档案管理的业务知识，而且要有掌握现代技术、熟练运用高新设备管理的能力。高职院校应定期派出档案信息管理员参加相应专题培训学习或聘请档案信息化方面的专家来给档案信息管理员进行档案信息化背景下的电子文件管理系统以及其他自动化办公系统软件的培训，提高档案信息管理员计算机实际操作能力和系统档案管理能力，这种方式既省时又省经费。
　　3.提高档案信息利用效率。高职院校人事档案信息化建设，使人事档案管理与现代信息技术有机结合，将人事档案管理的重心从纸制档案实体管理逐步转到档案信息管理上来。利用计算机和信息网络技术，建立信息化平台，对教职工档案信息进行存储、检索、查询，使高职院校的人才资源得到更科学地利用和开发，进一步提高档案信息利用效率，实现资源共享，为人事工作科学开展提供高效及时的服务。
　　4.建立完善的规章制度。高职院校要适应深化事业单位人事制度改革的要求，逐步建立健全人事档案分类管理制度，对学校管理、专业技术、工勤技能三大类人员档案实行分类管理。人事档案信息化建设更是新时期对高职院校人事档案管理工作提出的新要求，所以无法照搬传统的人工管理制度，必须结合各校信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况制定相应的规章制度，使档案管理工作有章可循、有据可依，促使档案管理工作规范化、制度化。
　　在科技技术不断进步的今天，信息化建设是现代社会档案管理发展的主题，高职院校人事档案管理信息化的建设也成为社会发展的必然趋势。我们要深刻认识到高职院校人事档案管理信息化、网络化的紧迫性和复杂性。人事档案信息化建设是一项长期的任务，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息化人才队伍的建设和档案信息资源开发利用的法律法规和标准制度等。它的实施是对档案管理传统制度和传统人工工作方式的一次改革。高职院校应该积极创造条件，采取有力措施，深入推进人事档案信息化管理，适应时代前进的新步伐。