图书情报与档案管理_如何实现基层单位档案工作的自动化管理

  本文关键词：档案管理自动化，由笔耕文化传播整理发布。

　　《广播电视信息》供稿

　　摘要：本文阐述了基层单位档案工作自动化管理的重要性，同时作者根据自己工作的实践，探讨了基层单位档案工作自动化管理的实现步骤和方法。

　　关键词：基层档案　自动化管理　重要性　实现步骤

　　1前言

　　基层单位的档案是由本单位以往工作所形成的文件或实物转化而来，它是本单位工作的查考依据、是今后工作的参考标准、是技改科研的可靠资料。尊重档案、尊重自己单位的历史和前人的成绩，是对档案管理人员的基本要求。档案工作是事业发展不可缺少的组成部分，将为今后本单位事业的发展提供经验和所需要的信息。工作实践证明，做好基层单位档案自动化管理是非常重要的。

　　在电脑普遍运用前的档案工作，包含两个方面的内容：其一是管理，就是在维护档案实体的秩序状态中，使档案实体在存放和使用中始终有序，并保护档案实体的物理状态，使其在使用中不受或少受人为或自然因素的损害，并延长其物质形体的自然寿命；其二是提供利用。手工检索依托的是规范的立卷归档原则，随着档案数量的累年增长，这种手工检索的局限性是不言而喻的，它的调卷速度以及查全率和查准率都与电脑不可同日而语，同时，档案实体的反复调阅也不利于对其保护。而档案利用的过程，即是对原件档案的调取、阅读、复印的过程，人为因素造成的损害是不可避免的。保护和提供利用因此形成了一对矛盾，在档案管理上，是更侧重于便于查阅，还是更有力于保护档案实体，是基层档案工作者必须面对的问题，只注重保存，不利于利用，就会极大削弱档案存在的意义。

　　建立一个自动化档案管理系统，其目的就是要将档案工作与电子政务和办公自动化建设同步，使档案的收集、整理、归档和利用形成一个便捷的通道，并通过计算机实现检索、查询和阅读。将档案管理提高到一个全新的现代化水平，这将极大地提升档案的利用率，使档案资料在数字化平台上最大限度地发挥作用，也将使档案实体得到最好的保护。

　　2档案自动化管理的重要性

　　（1）档案种类多、数量大、内容烦杂决定了其实现自动化管理的必要

　　基层单位档案室收存档案的数量虽然不如专业档案馆多，但是涉及的种类可能会更加丰富，涵盖的不仅是收发文件形成的文书档案、技术改造设备更新形成的技术档案，而且还包括一些工程的基建档案、在工作中形成的照片档案、各种短期或长期的合同、奖状奖杯荣誉证书等等。这些烦杂的内容还会随着时间的推移，不断地增加数量和种类，在有限的存储空间，不依靠数据库，单凭原始的手工归档和检索是不可想象的。

　　（2）档案自动化将极大地提高检索效率，加快检索速度。

　　对档案的收集、整理、保存，最终是为检索和提供利用服务。在手工归档和检索情况下，档案管理人员要在每次检索中，快、准、全地调出所需的资料或是明确其不在自己的档案库中，准确回答检索人员的咨询，这时所体现出的高效率是对档案管理人员日常辛苦工作的回报，没有平时日积月累的努力，就没有检索过程的快、准、全。这是一件厚积薄发的工作，如果不在平时花足了心思，用足了功夫，在检索的时候总会出现问题的。

　　相信很多基层单位的档案管理人员有和我一样的经历，在工作经验不足的情况下，接手管理一个没有经过专业立卷归档的综合性的档案室，检索在很大程度上还依赖于记忆，而不是规范的立卷归档原则和检索目录。我面临的最大问题是亲手归档这些资料和在熟悉案卷情况的老同事退休之后，在不打乱档案当前的物理状态前提下，能在短时间内不依赖别人，独立进行检索，能够快速检索到需要的档案。当时，对我来说，最现实可行的办法就是尽快建立一个档案数据库。

　　一个框架简单的数据库建立起来之后，其效果是显而易见的。但是，由于我使用的是一个非专业的数据库，并且自己独自设计的数据库结构也不是很合理，在检索中不断暴露出问题。但在对数据库进行不断调整、改进和完善中，使得查全率和查准率不断得到提高。通过自己工作的实践表明：档案工作实现自动化管理，将会极大地提高检索效率和检索速度。

　　（3）从资源共享、提高办公效率的角度看尤显突出

　　档案里珍藏着本单位的发展轨迹、光荣历史、业务数据、惨痛教训和工作业绩。不同的人员对档案有着不同的需求，档案实现自动化后，，可以实现异地调阅利用，扩大了档案的利用空间，让更多的人来了解档案，利用档案；实现以点到面的传播，对于基层单位来说，就可以方便地实现与上级单位和兄弟单位之间的资源共享。

　　在实现办公自动化之后，档案的资源共享还有另外一层含义，就是实现文书与档案数据的资源共享，一次输入、多次输出、多处使用。不仅极大地节约了人力、物力、财力，而且还避免了许多人为因素造成的不必要的错误，符合办公程序低炭化的世界大趋势。

　　（4）更利于原件的保护

　　在手工检索中，经常会发现前人的立卷归档存在一些条理不清的缺陷，给当前检索造成了相当的麻烦，然而又不能为了实现自己设计的档案管理方案而破坏已有的案卷关系，巨大的工作量暂且不提，单从保护珍贵的档案原件上来说，也是不可行的。由于档案原件的无可替代性，因此要尽量减少重复的整理给其带来的损害，同时，档案也存在着在反复利用中造成的损坏问题。解决上述问题的唯一办法就是使用计算机管理，依托数据库系统的检索代替手工检索和实体查阅，通过电子阅读代替对原件的调取次数。

　　3档案自动化的主要内容和实现步骤

　　3.1档案自动化平台的建立

　　选择一款适合本单位的档案自动化操作平台是实现自动化管理最至关重要的一步，这关系着今后很长一段时间内档案管理工作的稳定性。在方案最终确定之前，应深入了解各款软件的优劣、软件公司的情况，为今后操作人员培训、系统维护和软件定期升级换代打下基础。

　　如果本单位已经实施了办公自动化系统，则档案的自动化平台一定要有与之衔接的接口；如果还未建立办公自动化系统，档案管理自动化系统的建立要慎重，它关系着今后整个单位办公自动化的开展，选择不当，会造成前功尽弃或大量重复劳动。

　　做为基层单位，影响档案工作自动化的一个非常重要的因素，就是单位领导的重视程度。因为这项工作的初始阶段，不论是软件还是硬件都需要投入资金，需要得到领导的大力支持。

　　实现档案管理自动化是大势所趋，但是在办公自动化系统还未建立或是领导暂时不同意资金投入的情况下，一味等待会造成更多的工作量的积累，这时可以先利用公共数据库软件（如：FoxPro）将档案数据库的基本结构建立起来。所设立的数据库框架可以尽可能简单，字段可以只有必须的几个，如：档案的标题、文号以及立卷归档的具体位置。建立起最基本的数据库结构之后，就可以解决检索的速度和查全率、查准率的问题了。FoxPro数据库最大的缺点是对没有数据库基础的人操作起来有点困难，没有直接的对话菜单，只能依靠输入命令的方式；另外，做为档案数据库，却没有连接电子政务和办公自动化系统的接口，会造成一些重复性的劳动，比如：对收发文时录入的很多内容，都无法直接加以利用。

　　FoxPro数据库最大优点在于：它可以做DBF格式的数据导出，这一点非常重要。因为很多档案管理系统都可以导入DBF格式的数据，因此在FoxPro数据库中录入的档案数据可以在其它能接受DBF格式文件的档案管理系统中自由导出、导入。以后，只要选择了可以导入DBF格式文件的档案管理系统，对于之前所做的录入工作，只要将字段设置调整一致之后，所有的数据都可以导入到新的数据库当中，不完善的部分可以在新的库中再加以补充和完善。

　　.32基本数据库结构的建立和记录的录入

　　一旦确定了档案自动化操作平台，下一步就要根据本单位的特点，建立数据库的库结构，比如：选择字段和字段的长度、类型等基本框架，之后以年度为单位，分别录入。

　　数据库的录入工作是整个自动化过程中工作量最大的一项。鉴于库存档案数量大，即使利用公共数据库做过一些前期的基本数据录入，想一步到位实现档案自动化也很困难。可以分成两步走：先期录入案卷目录和卷内目录，完成之后，即可极大提高检索档案的查全率和查准率；第二步是录入实际意义上的电子档案，这一步的录入要由纸质文件转化为电子版的速度而定，转化完一年，录入一年，起始时，可以本年度为一个坐标原点，本年度以后形成的档案都要按部就班实现数字化和录入数据库，其余的时间用来将本年度之前的档案逐年数字化并录入数据库（当然，电子版的生成工作可视本单位的经济情况外包，现在有公司可承接这种工作）。第二步的实现是档案自动化的最终目的，实现了这一步，才是真正实现了档案的自动化管理，才能在实现提高检索速度的基础上，即时地电子检索和阅读，达到提高检索速度及档案利用率和保护档案原件的目的。

　　3.3实现纸质和实物档案的数字化

　　档案数字化就是将已经归档和即将归档的纸质和实物档案通过扫描、照像等途径转化成数字信息。实现档案的自动化管理必须要实现档案的数字化，档案室的一切纸质和实物档案都要实现数字化才能在数据库中自由调用。

　　自动化管理系统建立之后，立卷归档、检索甚至是数字档案向数据库中的挂接都可以通过电脑完成，相比之下，数字档案的转化就成了十分重要的一环。如果将这项工作放在立卷归档之后一次性完成，集中起来的工作量将会很大。如果能和文书部门结合起来，在文件传阅之后就完成数字转化，化整为零地将它消化在日常工作之中，使今后形成的文件在源头上就实现数字化的文本或图片，不仅能提高数字档案的质量，更能提高立卷归档的效率。

　　4结束语

　　随着时代的发展和电子政务和办公自动化的逐步实现，档案工作自动化的意义十分深远。在促进开发档案信息资源，发展单位的档案事业的同时，档案工作自动化，将会更好地为本单位的各项中心工作服务。

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