第一章 管理文秘导论

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第一章 管理文秘引论
第一节 第二节 第三节 第四节 文秘的含义和作用 文秘管理的内容和原则 文秘管理机构的设置 文秘管理人员的素养

学习目标与任务：
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了解：文秘的作用； 熟悉：文秘管理的内容； 掌握：文秘管理的机构设置； 熟悉：文秘人员的基本素质、业务素质和文 化素质。

你

是怎样看待文秘岗位的？

闹钟

传送信息者

小喇叭

文件夹

电脑

记事本

什么 是“ 秘 书 ” ?
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秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公 务服务人员。

辅助决策、处理信息、协调关系、办理事务

参谋和助手

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比尔?盖茨的秘书——露宝 “微软的成功有她的一份功劳”

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秘书不该是专才，而应该是通才。

NO

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一位优秀的秘书人员必须准确无误地，在不同 的时间、地点，扮演不同的角色。

当前社会上对秘书认识主要存在的几点误区：
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1、秘书是花瓶，要年轻漂亮、英俊潇洒。 2、秘书是女生的专利，男生不宜当秘书。 3、秘书是跟班打杂的，无需要专业学习。 4、秘书是伴君如伴虎，是出力不讨好的职业。 5、秘书是近水楼台先得月，是飞黄腾达的阶梯。

第一节
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文秘的含义和作用

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（一）文秘含义 1、秘书”在我国古代的含义 ① 官禁中的藏书 ② 古代王朝里的官职，一般指掌管机密文书 的官名。

秘书令 典尚书奏事

2、现代秘书含义 ? 1998年5月，新颁布的《秘书职业技能标准》： ? 专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务 及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。

文秘——秘书——文书
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文书：主要是做记录、打字、文书制作、管理工作，兼作 接待、收发、接打电话等工作，属于比较单纯的技术性、 事务性操作人员。 秘书：秘书的地位、级别、待遇一般高于文书。秘书中有 一部分人专门为某个领导、上司服务，秘书除了文书、事 务工作之外，还担任辅助领导实施管理的任务。 文秘：涵盖了秘书和文书。

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文秘 —— 秘书 —— 文书 （外延最宽） （外延较宽）（外延最窄）

（二）秘书职业状况

秘书周和秘书 日

每年4月份最后一个完整的星期， 而这周的星期三为秘书日。

1、美国秘书职业概况
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秘书是个既严肃又体面的职业； 从业者众多，而且很受尊重； 秘书是美国从业人数最多的行业之一； 美国秘书99%为女性，且越老越吃香。

2、我国秘书职业概况
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职业队伍相当庞大 ； 行业发展的潜力巨大 ； 并不是一个受尊敬的职业 ； 专业训练不够完善 。

（三）秘书的起源
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1、我国秘书的起源 秘书工作的产生必须具有两个条件：

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文字和有领导部门的社会组织。

文字 甲骨文

原 始 陶 文

仓 颉 造 字

（2） 社会组织
原始人群 无领导者、无文字

氏族公社

推选首领以维持秩序

部落

黄帝设“六相”，领导部门产生。

部落联盟

公务文书产生，秘书工作开始。

我国古代一些著名秘书的例子：
赵高

秦始皇的机要秘书

魏徵

“帝王人镜”

上官婉儿

“贴身秘书”

“巾帼宰相”

二、秘书的类别和层次
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（一）按服务对象划分
1、公务秘书 2、非公务秘书（私人秘书）

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（二）根据智能结构，个人特长分
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1、参谋型（参谋“智囊型） 2、秀才型（秀才“笔杆子”型） 3、办事型（精明办事型） 4、技术型（技术应用型） 5、公共关系型 6、财经型 7、综合型

（三）按工作内容划分
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1、文字秘书 2、机要秘书 3、信访秘书 4、通讯秘书 5、事务秘书 6、生活秘书

（四）按职位高低及所负任的大小分
1、基层秘书 2、一般秘书 3、高级秘书

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三、秘书的职业特点
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1、服务的直接性

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秘书工作的内容与领导工作是一致的； 秘书与领导之间工作关系的直接性； 秘书的工作成果直接对领导负责的。

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2、服务稳定性

秘书
“业缘关系”

服务对象
“人情关系”

谢尔曼?严当：衡量一个好的总统秘书，要以他的献身精 神、艰苦奋斗和工作效率为标准，而不是他的成就，一切成 果都属于总统。

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3、知识化 4、年轻化 5、女性化
（1）女性擅长处理人际关系 （2）女性耐心、细致、条理性强 （3）女性记忆力强 （4）女性具有打字天赋 （5）女性天性谨慎，易于保密 （6）女性能协调办公室气氛 （7）现代知识女性择业观的体现 （8）女性生理性适合于文秘工作

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讨论：男性适合做文秘工作吗？

男性适合 做文秘工作 吗？？

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四、文秘在社会中的作用
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1、协调作用
从纵向看：文秘在部门内部属于上下隶属关系； 从横向看：文秘成为各个部门之间相互联系的纽 带。

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2、助手工作

上条逸雄：秘书的形象是千差万别的，但 总的来说，秘书是把上级的目的作为自己的目 的，并能很好补助上级工作的一种职务??上 级与秘书的关系是：一表一里，一明一暗。作 为一名秘书必须清楚，不论怎样去代替上级工 作。

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3、参谋作用 4、耳目作用 5、窗口作用

第二节 文秘管理的内容和原则
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一、文秘管理的内容
1、行政事务管理 规章管理、办公环境管理、会议管理、信息管理、 内部监察以及企业股份管理等。

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2、办公事务管理 日常办公事务管理、公关事务管理、办公物品管理、 文书资料管理、财产管理、生活福利管理以及安全卫 生管理等。

二、文秘管理的基本原则
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1、准确原则
办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三 忘四，粗枝大叶，马马虎虎，心中无数。

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2、迅速原则
迅速，就是要求工作及时，高效、不延误，切忌拖拖拉 拉、疲疲沓沓、松散怠慢、拖泥带水。

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3、保密原则

要时刻保持清醒的头脑，保持高度的警惕性。 要制定和健全严格的保密制度。

案例分析：杨修的错误
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事例一：“门内添活字，乃阔字也”； 事例二： “一人一口酥”； 事例三： “丞相非在梦中，君乃在梦中耳！” 事例四： “鸡肋者，食之无肉，弃之有味。”

杀

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4、实事求是的原则

真实地反映情况，不可夹杂个人的情感，报 喜不报忧，捏造事实等。

第三节 文秘管理机构的设置
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一、秘书机构的概念
广义的秘书机构：指秘书长或办公厅领导下的办 公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称 加密属机构名称两部分组成。如国务院办公厅、 上海市人民政府办公厅、崇明县人民政府办公室、 华夏银行总经理办公室等。 狭义的秘书机构：秘书命名的局、处、科、室等 部门，统辖于机关、单位或办公厅之下，只负责 文书、会务、联络、接待等工作。

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二、秘书工作机构设置原则
精简原则 提高工作效率

纵向层次尽量少

便于上下沟通

横向幅度可加大

减轻工作压力

三、我国秘书部门的设置情况
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（一）秘书工作机构的组织形式
分理制： 下设分理机构，承办分工的具体事宜。 综理制： 不再分设部门，由办公厅或办公室统一或 分派人员办理。

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（二）秘书工作机构的名称
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1、中央机关的秘书机构 称“办公厅，属部级机构，采用分理制。 2、省、市、县级的秘书机构 省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，属厅局级 机构，采用分理制。 省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘 书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。地、 市、厅、局办公室是处级，采用分理制的下设科”； 县办公室为科级，下可设“股”；乡镇办公室为股级， 下不再分设。

3、企事业的秘书部门
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（1）大中型骨干企业采用“三足鼎立式”， 即按照党政群三大纵向系统分别设置秘书机构。 （2）一般企业可采用联合式 “三合一”企业只设置一个秘书机构，全 部的秘书工作集中，统一由这个秘书机构办理。 社会团体的秘书工作机构，通常直接命名 为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘 书学会秘书处”。

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4、临时性秘书工作机构

联合国及其它国际组织机构的秘书结构与工作任务
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联合国设立秘书处，秘书处的首长是秘书长，还 设有副秘书长若干人及其他从事文书工作的工作人员。 目前，秘书处工作人员来自170个国家，共约8 600 人 。 主要职责： 管理维持和平行动到调停国际争端； 调查经济及社会趋势问题； 编写关于人权和可持续发展问题的研究报告； 使世界各通讯媒体了解和关心联合国的工作； 就全世界所关切的问题组织国际会议； 监测联合国各机构所作决定的执行情况；将发言和文 件翻译成联合国各正式文种。

补充：我国古代秘书机构及秘书工作
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（一）我国古代中央秘书机构的演变 1、先秦时期 商朝末年：太史寮。 职责：拟写册命、组织祭祀典礼等事务。 特点：结构简单 西周初年：太史寮扩展，有了太史、小史、内史、外 史、御史等不同等级、不同职责的秘书官员，承担着 拟制文书、处理文书、保管档案、调查研究、组织会 议、典礼、宣布政令、联络接待、提供下情、接受咨 询等事宜。 西周后期：太史寮与卿事寮合称为卿史寮。 东周时期：太史寮的地位、作用下降。

2、秦汉时期
秦朝：秦始皇设立丞相府，此时的丞相府没有决策 权，仅有参谋权。 丞相府实为中国历史上第一个统一的封建君 主集权制度下的中央秘书机构。 汉朝： 西汉——丞相府机构开始扩大，其职权也扩大，，拥 有相对独立的决策权，与君主独裁的政体发生了 冲突。自汉武帝起，开始削弱丞相府的职权，将 丞相府划为“外朝”。汉武帝起用尚书署，取代 了昔日丞相府的地位。 东汉——尚书署扩展为尚书台，配备了大批官员。

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东汉末年：曹操设秘书令，以取代昔日的尚书台。 曹丕改秘书令为中书令，组建成中书省，成为新 王朝的中央秘书机构。

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3、魏晋时期 中书省的职权扩展、膨胀，统治者为此分别增 设了门下省、尚书省，以分散中书省之权。

4、隋唐时期
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隋朝：为避讳隋文帝杨坚父亲的名字，中书省 改为内史省，中书监、中书令改为内史监、内 史令。 唐朝：恢复中书、门下、尚书三省制，并明确 分工。地方各级秘书机构更加健全，对秘书管 理的考核制度化；并以律令的形式制定了全面 而详细的秘书工作制度。 秘书工作在隋唐趋于成熟时期。

5、宋元时期
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宋朝：秘书机构比唐朝庞杂，职务分工更加细密。秘 书机构逐渐专业化，成为一个较为完整的系列；皇宫 秘书机构翰林学士院继续发展；信访机构演进为鼓院、 检院两个系统；秘书人员的选拔制度更趋专业化；文 书、档案工作全面分离。 元朝：设立了中书省，中书令则由太子兼任。在全国 设行中书省和行枢密院。元朝统治者对秘书人员的选 拔很严格；文书制度也日趋完善；中央还建立了通政 院管理各地驿站，并设立了急传铺，负责传递紧急文 书，大大提高了文书的传递速度。 两宋辽金元是我国秘书工作的融合时期。

6、明朝时期
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明朝：取缔了丞相一职，设立六部作为中央政 务中枢，开始设立专职秘书机构，秘书人员主 要来自科举出身者，文化水平高，从而高了秘 书工作的质量。 明朝是我国古代秘书工作的强化时期。

后期——各部门和地方秘书机构限于涣散， 秘书工作几近失控。

7、清朝时期
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清朝： 扭转秘书工作衰退的现象，秘书机构和人 员功能更全；文书档案等各项工作也发展完善。

清代是我国古代秘书工作的高度强化时期。

（二）我国近代秘书工作
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1、清代末年的秘书工作
秘书机构地设置是为了屈从帝国主义的需要； 清政府时期对外文书的种类大大增加，并且出现 了一批卖国文书。 文书的载体材料和传递手段有了新的发展：摄 影技术、电报的使用。

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2、民国时期的秘书工作
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（1）南京临时政府时期的秘书工作 仿照欧美等国家设秘书机构，对封建王朝 的秘书工作制度进行改革，主要表现为：

简化文书种类，统一公文程式； 革除封建称谓，使用公元纪年； 规定办公程序，提高行政效率。

（2）北洋军阀时期的秘书工作

重视和加强文书档案工作，如统一了公文 程式和办文程序，还培养了一些秘书人才。

大肆破坏文书档案。

（3）国民党政府时期的秘书工作
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设秘书处、副官、参事处等，秘书处管理秘 书事务。 对当时的中央机关和各部文书工作进行了几 次影响较大的改革。如颁布了一系列有关文书 和文书工作的条令和办法；加强机关文书收发 部门与档案部门的联系；对档案工作加强了监 督、调整并作了相应的制度性规范。

3、建国前党领导下的秘书工作
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（1）建党初期和第一次国内革命战争时期的秘 书工作 建立了中央秘书处，毛泽东同志担任中央工 作的第一任秘书； 同时党内设置了中央秘书长一职，首任秘书长 是王若飞。

（2）第二次国内革命战争时期的秘书工作
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中央秘书处采取极端秘密的方式进行工作，其特 点是“密”和“精”； 党的中央机关迁到苏区以后，中央秘书处撤销； 长征中，只保留机要科； 到达陕北后，又恢复了中央秘书处。

（3）抗日战争时期的秘书工作
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恢复、建立、和加强了秘书工作； 1937年秘书处重建，下设机要、文书、材料和 会计等科； 建立了一些新的秘书工作制度：如创建了新的 办文制度；改进了机要译电工作；加强了会务 组织工作。

（4）解放战争时期地秘书工作
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成立了中央办公厅，下设秘书处、机要处等机 构； 逐步建立和完善了各项制度与办法。

4、新中国成立后的秘书工作
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（1）建国初期的秘书工作 ① 各级党政机关秘书机构的设置 1949年9月中国人民政治协商会议通过的 《中央人民政府组织法》规定：中央人民政府 设秘书长一人，其职责是协助政府主席。 1949年12月发布的《政务院及其所属各机 关组织通则》规定：各机关得设办公厅；为分 掌业务，得设司或处。

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② 第一次全国秘书长会议 中央人民政府政务院于1951年4月召开了全 国秘书长会议，作出了《政务院关于各级政府 机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作 任务和秘书工作机构的决定》。

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③ 各项秘书工作制度的形成 政务院规定了各项秘书工作制度，其中主 要有：印信管理制度；保密制度；信访工作制 度；机关文书和档案工作制度等； 秘书工作发展缓慢，甚至处于停滞状态。

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（2）文革时期的秘书工作

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国家文书档案工作也受损严重； 秘书队伍素质明显下降； 秘书工作的错误指导思想。

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（3）三中全会后的秘书工作 1981年1月第二次全国秘书长办公厅主任会 议召开，继承并完善了一些秘书工作制度。 国务院连发文件和各项指示，对公文的处 理办法，公文的起草，各项文书档案工作都做 了制度化规定。

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中共历史上的著名秘书
杨尚昆

中共中央的“大管家”

陆定一

毛泽东的政治秘书

胡乔木

毛泽东的政治秘书

田家英

专职修《毛泽东选集》的秘书

第四节 文秘管理人员的素养
问题：文秘人员需要的素质有哪些？
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1、什么样的人员适合 做文秘人员？ 2、文秘人员需要具备 什么样的素质？ 3、文秘人员需要掌握 那些专业技能？

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请写出你心目中优秀文秘具备的素质。
说明：至少列出五条原因

一、基本素质
1、身体素质

2、心理素质

领导冲你发火时
正确态度：忍耐、自我反省、 总结教训

愚蠢行为：对抗、顶撞

3、思想素质

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河北第一秘——李真腐败 案所引发的反思

二、业务素质
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1、理论知识 2、实践经验

3、办事能力
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（1）需要当机立断处理的事情多 （2）工作的内容变化快 （3）一心几用的时候多 （4）从容不迫

三、文化 素 质
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1、社会科学 2、自然科学 3、外语 4、此外

案例——上司挨骂以后
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这家规模公司不大，总经理办公室只有3个秘书，主任 老刘、经验丰富的于雪和小王。这天上午，于雪外出有事。 十点左右，市场部有人来电话让小王过去取份材料，她刚 走，总经理就来电话，让主任把去年的工作总结送过去。 负责文件收发的是小王。主任左翻右翻，怎么也找不到去 年的工作总结，于是等得不耐烦的总经理在电话里大发雷 霆：“怎么搞的？连份总结也找不到，你这个主任一天到 晚在干些什么？”有什么办法？主任沮丧地只好等小王回 来。小王刚进门，主任就把自己胸中的怒气全部朝小王头 上倾泄：“托您的福，总经理给了好果子吃！你干什么去 了？！” 小王想说明，但主任没有给她说话的余地： “废物！饭桶！” 小王怎么受得了这样的委屈，她泪流 满面地冲出办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽 闷烟。这时，于雪回来了。

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面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有 这么几种选择：

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a、对上司说：“小王经常犯这种毛病，存完文件不 说一声，我都说过她好几次了！” b、赶紧找出文件递给主任。 c、安慰主任：“老总这些天也真像吃错药了！” d、赶紧找出文件给老总送去。 e、安慰主任：“头，实在不好意思，我要是早点回 来就好了。”

对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较 合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

学习任务：
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1、查阅资料，搜集一些古今中外著名的秘书及其作为。 2、举例说明文秘在现代社会中的作用。 3、秘书案例分析：杨修的错误。 4、结合实例谈谈实事求是原则对于秘书工作的意义。 5、认识我国文秘部门的机构设置情况。 6、到附近一家大中型企业实地调查他们的文秘管理机构是 怎样设置的？ 7、课堂讨论：结合实际，谈谈文秘管理人员的职业道德修 养。 8、案例分析：上司挨骂以后。



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