H公司采购业务的内部控制改进研究
第一章 绪论
内部控制是随着经济发展逐步改进和完善的，是企业发展永恒的主题，世界各国都在为此进行积极探讨和实践，。美国 COSO 委员会从 1992 年提出《内部控制——整体架构》到 2004 年发布的《企业风险管理——整合框架》，体现了企业内部控制不断完善和发展的过程。从英国《内部控制——关于“联合规则”的董事指南》到中国《内部控制基本规范》和相关指引的出台无不反映各国在风险防范和内部控制方面的探索。中国现代化的内部控制理论自 1997 年中国人民银行印发《加强金融机构内部控制的指导原则》开始，内部控制首先在银行系统进行运用，到 2010 年财政部等五部委联合发布了《企业内部控制配套指引》，该配套指引包括《企业内部控制应用指引第 1 号-组织架构》等18 项应用指引、《企业内部控制评价指引》和《企业内部控制审计指引》，该配套指引的颁布为我国企业内部控制规范体系搭建了框架，是我国内部控制体系建设的里程碑。
迄今为止绝大多数上市公司和部分大型企业已相继实施了内部控制体系，并进入运行状态，但仍存在体系建设和运行情况不理想的状况。从对内部控制体系建设评价和运行评价来看，企业普遍认为内部控制体系的建设和运行并不完善，仍需要进一步提升。内部控制实施以来，几乎所有企业都对风险进行分析，对自身的管理制度进行了梳理和完善，编制风险数据库、内部控制制度和手册、评价手册，这些体系文件是推动企业内部控制体系运行落地的重要方式和方法，同时也是内部控制体系评价监督的依据。但是，调查结果显示，只有少数人员能够完全理解这些体系文件之间的逻辑关系，这也从侧面暴露出，内部控制配套指引自 2010 年颁布实施以来，不少企业并没有完全理解内部控制体系及其相关成果文件应发挥的作用，这也必然在一定程度上阻碍内部控制体系的运行。
从深交所主板上市公司 2012 年度披露的内部控制缺陷和存在问题的角度来看，存在缺陷较多的要素之一是内部环境，主要表现在：组织架构、人力资源、企业文化、社会责任和企业战略方面。存在缺陷较多的另一个要素是控制活动，缺陷的表现形式涉及到常见的各种控制措施：不相容职务分离控制的缺陷、授权审批控制的缺陷、会计系统控制的缺陷。各要素内部控制缺陷情况如表 1-1 所示。
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美国 COSO 委员会认为，内部控制是由董事会、管理层和员工共同设计并实施，以实现组织目标提供合理保证为目的的过程。COSO 报告认为内部控制是一个过程，是实现目标的方法和方式，是与管理相容的，是一个不断发现和解决问题、周而复始的动态过程。
现代意义上的内部控制理论是在早期的内部牵制基础上不断改进，逐渐形成的理论。这一阶段的内部牵制仅仅局限于一般性的经济制约关系，以业务授权、职责分工、定期核对等会计控制为基本内容,每项业务通过发挥其他个人或部门的功能进行互相检查，在各个岗位之间形成一定的牵制关系，以查找错误、防止舞弊为主要目的，以职责分离为主要特征。
1949 年美国会计师协会发布了专题报告《内部控制、协调系统诸要素及对管理部门和注册会计师的重要性》指出内部控制的目标在于保护资产完整性、保证会计资料可靠性、并促进企业提高经营效率和效果，能够推动企业贯彻实施各项政策和内部管理制度。
其核心内容包括保证财务报告的可靠性、经营的效率和效果、法规的遵循三个目标，内部控制要素包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督内部控制。随着 COSO 框架的发布并被广泛使用，内部控制理论发展到成熟期，对企业完善和优化内部控制、增强风险防范能力具有十分重要的意义，该框架同时对内部控制评价进行了规范。
针对安然、世通等国际企业虚报巨额利润丑闻的频繁发生，反虚假财务报告委员会于 2004 年底在《内部控制——整体框架》的基础上颁布了一个全新概念的 COSO 报告：即《企业风险管理——整合框架》，提出一个新的观念即风险组合观，增加一类目标即战略目标,并扩大了报告目标的范畴，增加了三个风险管理要素即“目标制定”、“事项识别”和“风险反应”,对其他要素的分析更加深入,范围上也有所扩大。
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第二章 H 公司内部控制现状
H 公司成立于 2008 年，具有城市轨道交通工程专业承包、市政公用工程施工总承包一级资质，拥有各类专业技术人员 800 多名，一级注册建造师 50 多名，年产值 12 亿元，年利润总额 8000 多万元，以地铁隧道、电力隧道、深层隧道排水系统施工为主业，并承接部分市政工程。公司主要运用大型设备盾构机进行盾构施工，拥有德国海瑞克和日本三菱盾构机 15 台，是一家资金和技术密集型的建筑总承包企业。
H 公司打破了传统建筑企业的三级管理模式，实施扁平化管理架构，采用公司-项目部两级管理和以集中控制为主要特征的集控管理模式，通过管理架构的创新，缩短管理链条，减少管理成本；集中资源优势，发挥整体协同效能；强化过程控制，提高公司管控能力。公司大力推行“两个制度、一个办法”，即标准化制度、成本核算制度和绩效考核办法，围绕集控管理目标开展各项管理工作。
H 公司的股东主要是省属国有企业，组织形式为股份有限公司，公司按照现代企业管理要求建立完善的法人治理架构，股东大会、董事会、监事会等决策监督机构完善，董事会下设战略委员会、审计委员会、薪酬委员会和提名委员会，审计委员会下设审计部，企业内部控制体系建设和年度评价工作由审计部负责开展实施。
H 公司盾构施工技术在行业内具备领先优势，是国家高新技术企业，作为一家资金密集型和技术密集型企业，公司已于 2011 年开始筹备在 A 股上市，2012 按照企业内部控制规范和上交所等规范性文件的要求完成了内部控制体系的建设，内部控制体系较为完整，编制了企业风险数据库、内部控制制度、内部控制手册，内部控制评价手册等资料，每年度均开展内部控制评价并出具报告。
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公司已按照现代企业管理要求建立了较为完善的内部治理机构，股东大会、董事会、监事会责权利清晰，公司企业文化也一直在倡导内部控制文化，并且将企业内部控制制度、 “质量、环境及职业健康安全三合一体系”、惩治和预防腐败体系进行较好的融合，避免了企业内部管理与风险防范“多张皮”的情况，公司董事长和经理层非常支持内部控制和风险防范的实施。
作为一家成立不到七年的新企业，公司员工以中青年为主，员工平均年龄在 35 岁以下，重要技术岗位和中层管理岗位都大胆起用中青年员工。公司人力资源政策引导员工达到公司期望的职业道德水平和胜任能力，公司在人员聘用方面非常注重员工的职业道德水平，在员工培训方面通过入职培训、在职培训和“师带徒”等方式对新员工进行培训。公司建立用工、培训、晋升和员工薪酬的政策及程序，建立和明确了岗位目标和岗位职责，建立违规行为的纠正措施，并对违背政策和程序的行为进行有效纠正。
在对内部控制的认知和理解方面，虽然公司董事长高瞻远瞩、运筹帷幄，能够帮助组织成员认清所处的环境和形势，但公司中层特别是项目经理层面认为内部控制制约了项目部的权利，阻滞了工程施工工作的开展，影响了工程进度，增加了管理成本，而未认识到控制风险带来的有形、无形的收益和损失的减少。
部分初级管理人员素质不高，缺乏对公司内部控制文化的认知，不熟悉公司内部控制的相关制度和手册，只是单单注重本身工作量的变化，没有理解内部控制文化的内涵，认为内部控制增加了日常的工作量，不利于内部控制的执行。同时，公司尚未将内部控制执行情况与员工绩效挂钩，对于内控执行落实不到位缺少必要的手段进行监督管理，，不利于内部控制的执行。
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3.1 主要材料采购业务流程 ............................................ 23
3.2 采购业务各环节内部控制问题及分析 ................................ 29
3.2.1 需求计划和采购计划存在的问题及分析 ............................ 30
3.2.2 供应商选择存在的问题及分析 .................................... 30
3.2.3 确认采购价格方面存在的问题及分析 ............................. 30
3.2.4 采购合同管理方面存在的问题及分析 ............................. 31
3.2.5 项目实施过程材料使用计划存在的问题及分析 ..................... 31
3.2.6 项目实施过程送货计划存在的问题及分析 ........................ 31
3.2.7 付款和会计控制方面存在的问题及分析 ............................ 32
3.2.8 采购业务后评估存在的问题及分析 .............................. 32
第四章 H 公司采购业务存在问题的改进措施 ............................ 33
4.1 改进采购业务内部控制体系的整体思路 ............................. 33
4.1.1 加强内部控制环境的建设 ........................................ 33
4.1.2 发挥信息系统功能，强化系统自动控制功能 ....................... 33
4.1.3 完善全面预算和运营分析，加强成本控制，防范经营风险 ............ 35
4.1.4 完善不相容职务分离控制，防范错误和舞弊行为 .................... 36
4.1.5 加强内部监督，增强内部审计能力 ................................ 36
4.2 采购业务各环节内部控制具体改进措施 .............................. 36
4.2.1 根据项目实际情况，准确编制需求计划和采购计划 .................. 36
4.2.2 发挥材料设备使用单位积极性，完善合格供应商管理 ............. 37
4.2.3 规范招标流程，提高采购物资性价比 ............................. 37
4.2.4 加强采购合同管理，细化合同条款，防范合同风险 .................. 37
4.2.5 做好项目实施过程材料使用计划，确保计划与实际需求一致 ......... 38
4.2.6 做好项目实施过程送货计划，确保供需一致 ........................ 38
4.2.7 加强付款监督和会计控制，防范资金风险 ........................ 39
4.2.8 实施采购业务后评估，不断提高采购业务管理水平 ................. 39
4.3 内部控制体系改进的预期效益和效果 ................................ 39
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第四章 H 公司采购业务存在问题的改进措施
基于 H 公司采购业务内部控制现状和存在的问题，以及对相关问题的分析，我们拟为 H 公司完善内部控制环境建设，构建基于信息系统控制平台，以全面预算、运营分析和不相容职务分离控制等控制手段，用内部控制评价和内部审计来为采购业务内部控制保驾护航的内部控制体系。
公司应当建立内部控制实施激励约束机制，将本部和项目部全体员工内部控制实施情况纳入到绩效考评体系，制订各项绩效考评管理办法，促进内部控制的有效实施，充分调动员工积极性、主动性和创造性，促进各部门各员工增强内部控制意识、推动公司生产、经营、管理各项工作。各部门负责人合理分工，逐人逐项落实年度任务及管理职责，安排部员提交个人年度目标管理工作计划责任书，作为年度考评及问责的依据。对那写做得好的员工可以进行奖励，对于那些做得不好员工要进行督促和鼓励，促进它们工作的积极性，注重物质奖励和精神奖励相结合。
充分利用信息系统的管理平台，发挥信息系统功能，实现内部控制信息化。依托信息系统，使业务活动和内部控制融为—体，让执行业务流程的过程成为履行内部控制的过程，实现在线适时控制的目标。真正实现“管理制度化，制度标准化，标准流程化，流程信息化”。当然，无论信息系统功能如何强大，也无法做到万无一失，信息系统自身也有内部控制风险需要防范，内部控制中许多与人密切联系的因素无法通过信息系统得以完全实现。
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结论
通过对 H 公司内部控制要素进行改进和完善，重点关注采购流程关键控制点和具体控制措施，预期在信息系统环境下供应链管理更加完善，公司采购效能会得到很大的提高，能够降低或杜绝材料采购舞弊的发生，采购价格更加合理，资产更安全，预期会产生较好经济效益。除了产生经济效益外，经采购流程内部控制优化后，公司将做出最佳的采购计划，在有效节约采购成本的同时，满足公司业务增长的需求，增强公司的市场竞争力。期望本文对于采取二级集控管理模式的施工企业的采购业务内部控制有一定借鉴意义。
参考文献（略）
本文编号：43118
本文链接：https://www.wllwen.com/wenshubaike/lwfw/43118.html
