J 公司非生产项目合同管理改进研究

第一章  绪论

1.1  研究背景及意义

随着当今社会主义市场经济的迅猛发展，企业作为市场经济的重要参与者和组织者，面对当今经济环境变化迅速，如何建立企业自身风险防范的保护约束机制，成为企业现今亟待需要解决的问题。企业在对外活动中就是主要依靠和其他市场经济主体相互作用来实现其市场目的，恰恰这种相互作用大多数是依托于合同这一方式体现出来，所以合同在企业对外活动中具有重要作用，而合同管理则是其中的关键因素。但是就在众多企业合同管理的实际情况中可以看到由于管理体系的不完善，相关业务人员专业知识、法律知识匮乏，产生了不少合同纠纷的案件，使得企业受到了经济损失，引起了管理层的重视。有见及此，近年来企业开始加强合同管理体系的建设，一套好的合同管理制度确实更能够较好地规避项目给企业带来潜在的风险，帮助企业达到企业利益的最大化，提高企业的竞争力和发展潜力，为企业的发展、生存提供了保障。如今我国企业规范合同法律的多次修改或者司法解释的颁布更加说明了合同管理的制度和规范是很值得研究的课题，同时也说明，合同管理在各行各业中还存在着不足和潜在发展空间。电力企业作为市场经济发展的重要组成部分，自身在遵守现有的相关法律法规的前提下，根据电企的行业特点、涉及的业务范围，研究一套全面、有效、可行的合同管理体系，以此来保障电力企业的经济活动和合法利益，提高在同行业中的竞争力，提升企业形象和企业影响力，降低和消除潜在风险，实现经济利益最大化，也为维护社会经济秩序稳定出一份力有着重要意义。

J 公司是位于珠海经济特区的中外合资电力企业，拥有两台 600MW 国产超临界燃煤发电机组，为国家重点工程项目。本论文主要围绕 J 公司在非生产项目中的合同管理中现存的问题进行讨论，并提出可行的解决方案。J 公司的非生产项目指的是公司主管部门依靠本部门自身力量无法完成，经批准后必须委托合同单位来实施的后勤保障项目、人力资源项目、金融服务项目外委项目。J 公司非生产项目涉及的项目类别繁多，且由不同部门牵头执行，多种因素下导致合同管理水平参差不齐，存在不少缺陷。在公司 05 年成立开始的头几年内几乎没有进行相关非生产项目的内容，但在最近几年，随着公司不断成熟、业务不断扩张，工种越发细分，需要进行的非生产项目的数量也越来越多，历年非成产项目的合同数目呈线性增长。原有的合同管理方法随着非生产项目的数量增长加速而暴露出越来越多的问题，J 公司非生产项目合同管理的改进需求迫在眉睫。故此，本论文将结合 J 公司现状，对 J 公司合同管理现存的问题作出阐述，运用科学的手段建立一套可行的合同管理制度对非生产项目中的合同管理的改进进行研究，解决存在问题。同时使得研究对提高 J 公司非生产项目的合同管理水平有实际指导意义，能有效地保障 J 公司的合法利益，规避公司潜在的风险，同时能进一步提高 J 公司的企业管理水平。

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1.2  文献综述

项目合同管理一直是国内外学者、企业、专家关心和努力探讨的话题，一套好的合同管理制度对起到关键作用，对企业的生产运营、成本控制、风险规避都有着重要意义。有效的合同管理可以维护合同双方的正当权益,享有各自的权利和履行各自的义务,促使双方建立起良好的合作关系,减少合同争议,顺利地完成项目。下面主要从企业合同管理现状、容易存在的问题、可改进的方法等内容介绍国内外合同管理的研究状况。

1.2.1  国内合同管理研究

目前国内企业合同管理可研究的范围涉及非常广，例如有建安工程管理、采购管理、劳动合同管理、招投标管理、合同管理风险管理、管理制度建设、合同管理应用研究等，而且逐渐向更广泛范围的合同管理扩展，利用定量的研究方法精确设计合同以及相关内容。

新时期合同管理的新思路，要防范触及法律底线，保障企业合法经营，并加强企业深化合同管理。他提出了要强化“合同管理意识”和“合同服务意识”，要注重管理的高效运行，其次在前期要介入指导，实行合同签约计划制，提高签约效率。再者，要发挥纽带作用，开展沟通服务工作。建立有效沟通渠道，保证相关政策第一时间传达到合同承办单位，不因政策变化影响到签约效率。对上级审批退回的合同给予专业解释，保证合同顺利通过审核。对于合同签订履行过程中出现的各类问题及时沟通并提出相应解决建议。四是做好系统维护，保障合同系统正常运行。在流程描述、用户调整、流程设置、人员培训、信息录入等方面做好基础性工作。将合同相对人信息和签约依据维护权限上移，以达到系统运行平稳、流程顺畅、信息准确。

参考韦健在《关于合同管理流程中的内部控制探讨》中提出关于从合同管理流程中的风险因素出发，对影响合同管理的各项要素进行分析，并根据风险提出内部控制的的措施，可以得出从内部对合同管理的流程进行控制的几点措施可以是：1）合同编制阶段的内部控制措施；2）合同审核阶段风险与内部控制；3）合同签署阶段风险与内部管理措施。通过对以上几点进行控制，以进一步提高企业合同管理能力，维护企业合法权益。

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第二章  J 公司非生产项目合同管理现状及存在问题

2.1 J 公司简介

J 公司于 2005 年 9 月 15 日正式登记成立，是位于珠海经济特区的中外合资大型发电企业，担负着两台 600MW 国产超临界燃煤发电机组的生产及后续发展等各项任务，两台机组于 2004 年 6 月初动工，以现代化管理手段“超常规”快速推进，2007 年 2 月份项目较原计划提前投产发电，创下广东电网史上两台 500KV 主变压器同日投产及一周内两台 600MW 机组完成 168 小时试运行的记录，成为 2007 年广东省首个投产发电的 600MW 发电项目，每年可向广东电网供电超过 70 亿度，是国家的重点工程。在国际金融危机逐步蔓延和发电市场竞争日益加剧的双重压力下，，公司坚持以科学发展观为指引，稳健经营，励精图治，实现连年盈利，为广东省和珠海市经济社会发展提供了源源不断的电力。

J 公司共设九个二级部门和两个临时机构（组织架构图详见图 2-1），中、高层管理人员由中外双方按照公司章程规定派入，当前公司员工有 300 余人，未设有专门的非生产项目合同管理部门。对于目前 J 公司的法律业务情况来说并不是非常复杂，在需要解决法律相关问题时有外聘的律师，所以也没有设立企业的法律事务部。

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2.2 J 公司非生产项目合同管理的现状

J 公司的非生产项目是指公司主管部门依靠本部门自身力量无法完成，经批准，必须委托合同单位来实施的为保障公司生产、行政工作正常运作而开展的后勤保障项目，为满足公司对人力资源要求而进行的人力资源项目，为满足公司对金融服务要求而采购的金融服务项目等外委项目。随着公司不断成熟、业务不断扩张，需要进行的非生产项目的数量也越来越多，就如在非生产项目中比重占得相对少得人力资源项目，在公司 05年成立开始的头几年内都没有进行相关项目内容，但在最近几年，随着体制不断成熟，工种越发细分，进行了不少行政服务人员和外聘专业技术人员的外包项目，而且 J 公司的机组和一线生产技术在行业内处于较为领先的位置，人力资源项目中也多了很多行业内其他公司委托 J 公司对其技术人员进行培训的委培项目。而在非生产项目中比重一直较重的后勤保障项目的数量增长就更加多了，图 2-2 为跟据统计得出历年非成产项目的合同数目，呈线性增长，原有的合同管理方法已经随着非生产项目的数量增长加速而暴露出越来越多的问题。

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第三章  J 公司非生产项目合同管理存在问题的原因分析 .................. 14

3.1 J 公司合同管理现状满意度调查 ............................. 14

3.1.1  抽样问卷调查 .................. 14

3.1.2  分析调查结果 ................... 19

第四章  J 公司非生产项目合同管理改进方案 .................... 26

4.1  确立非生产项目合同管理部门........................ 26

4.1.1 确立非生产项目合同归口管理部门原则 ....................... 26

4.1.2  确立非生产项目合同归口管理部门及管理负责人 ............. 27

第四章  J 公司非生产项目合同管理改进方案

4.1  确立非生产项目合同管理部门

4.1.1 确立非生产项目合同归口管理部门原则

企业通常会根据其行业性质、市场环境、公司规模等因素来设置合同管理要集中管理还是授权到各个职能部门分别进行管理。由于合同所确立的是一种受民事保护的法律关系，所以合同管理是不同于企业生产技术管理、人力资源管理、行政管理、财务管理等管理工作，所以企业合同的管理该由专门的机构来执行。一般在大中型的企业中，都会设有专门的企业法律事务部或是专一的合同管理部门来对企业的合同相关进行管理。得益于对合同管理前期工作和法律事务部或其专业合同管理部门意见分析的重视，在合同前期和中期较好地进行风险控制。其实企业是否设置专门的合同管理机构不仅反映了企业的业务情况，还一定程度上能体现企业是否重视法律事务。在对管理机构进行设置时要考虑周全，首先，要对合同管理建立健全主管部门，无论专职的部门还是兼任的的部门，都要能让合同管理遍及公司各个层次。

经过与 J 公司领导访谈，就目前 J 公司的经营情况、组织架构、人员编制、管理成本等因素所限，目前并无计划成立法律事务部门的措施，而是采用外聘律师的方式。由于 J 公司非生产项目涉及后勤保障、人力资源、金融服务等不同领域的业务类型，各由不同的主管部门立项承办，难以统一操作。所以 J 公司非生产项目合同管理将采用由各个承办部门分口管理统一汇总审核的模式。经研究分析后，将公司生产经营部商务分部定为公司非生产项目管理的归口管理部门，负责确定非生产项目的采购承办部门，并在从立项、合同、变更、验收、结算等环节中进行审核，有权对非生产项目管理策划并按照分部职能实施非生产项目采购及管理相关工作。

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结论

本论文通过研究大量有关合同管理的文献资料后，了解到合同管理在当今企业经营管理中的重要性，通过结合 J 公司现今非生产项目合同管理的现状和常见问题，分析出存在这些问题的成因，并找出相应的解决和改进方案，这对 J 公司非生产项目合同管理的提升有着重要的意义。通过本论文研究，得出如下几个主要结论：

（1）通过对 J 公司非生产项目合同管理机构设置和人力资源设置的分析，发现其存在机构设置不健全、相关人员职责不明确、缺少合同管理人才、管理积极性较低等问题。考虑到 J 公司目前受其经营情况、组织架构及人员编制等因素的制约，不能另外新增专门负责非生产项目合同管理的部门和法律事务部门，所以将合同管理的该块工作划分给发电商务分部，确立了管理部门和管理负责人，而法律事务采用外聘律师协助处理的方式。发电商务分部作为归口管理部门，负责确定非生产项目的采购承办部门，并负责合同各个环节中的审核和合同的全过程跟踪、监督和管理，从而避免了多头管理的混乱情况。并要组织相关人员定期进行合同相关知识培训，使相关人员充分了解各部门进行非生产项目合同相关工作的要求，提升公司合同管理人员的水平和积极性。

（2）通过对 J 公司非生产项目合同管理流程制度设置的分析，发现原有流程过于简单，且各相关人员职责不明确。故而重新制定了合同管理各阶段的审批流程，并明确了审批流程中各个审批人的职责与权限，能有效杜绝产生舞弊现象、降低合同风险；并建立非生产项目合同的标准化管理制度，覆盖了从合同签署阶段的前期工作一直到合同终止后的归档管理的管理制度，并对常出现问题的环节制度进行重点研究，弥补了原制度缺乏规范性和全面性的情况，使非生产项目合同管理有制度可依，大大降低合同风险。

（3）通过对 J 公司非生产项目合同管理手段设置的分析，发现原有的合同管理还停留在传统、老式的管理模式中。通过分析 J 公司目前非生产项目合同管理所需要的功能，进行非生产项目链条式管理平台的搭建，提升了合同管理的电子信息化程度，提高了合同管理的工作效率、保证了合同档案的完备性和可追溯性，为 J 公司合同管理水平的提高提供了一个有效的手段。

参考文献（略）