F公司研发中心文档管理改进研究

发布时间：2016-08-20 06:23

第 1 章  绪论 

1.1 选题的背景 
文档是一个组织在运营过程中不断形成的，是组织业务活动、管理活动和经营活动等的重要支撑，同时文档也可以看作是一种生产要素，在一个企业组织的运营过程中发挥重大的作用。 我国的汽车工业是国民经济的重要支柱，经过几年的高速发展，目前市场趋于饱和，竞争日趋激烈，各大厂家产品不断推陈出新，产品更新换代非常快，这对于汽车企业的研发部门来时是一个重大的考验，如何能够在短时间内研发出适合市场的好产品，抢占市场先机，是对整个研发体系的基本要求。在汽车研发的中，文档作为产品信息和企业生产经营信息的重要载体，对产品研发工作至关重要，合理、高效的文档管理工作可以有力地促进产品研发工作，同时，，汽车研发行业中汇集了大量的高新技术和高科技人才，属于智力密集型的产业，技术创新层出不穷，人才流动相对也较快，设计人员头脑中的经验和知识只有形成文档在企业保存才会转变成企业的竞争力，减少人才流动所带来了的风险。 F 公司是一家拥有六十余年的制造历史的大型汽车制造企业，产品类型丰富，涵盖中、重、轻、微、轿、客多品种、宽系列、全方位的产品系列格局，年产汽车三百余万辆，主要有东北、华北、西南三大基地，产品销售网络遍及全国，是中国最大的汽车企业集团之一。F 公司研发中心作为 F 公司的产品研发核心部门，集中了 F 公司的技术力量和优势资金、设备资源。担负着 F 公司的几乎所有车型的研发任务。F 公司研发中心经过六十多年的发展壮大，可以说底蕴深厚，技术力量雄厚。F 公司研发中心在多年的发展过程中积累了相当成熟的文档管理经验，但是，随着信息技术的不断发展，传统的纸质文档的管理方式已经无法满足现实的产品研发需求。虽然 F 公司研发中心也花费大量的资金构建了自身的文档管理系统，面对新的时代要求，技术不断发展，知识不断更新，产品研发周期越来越短，研发人才流动加快等问题，F 公司研发中心的文档管理还是有非常大的提升空间的，文档管理的观念必须做出改变，破除制约文档管理的主要难题，提高管理效率和质量，使文档不在只是“对历史的保存”，而应该让文档活起来，发掘出它应有的价值，服务于产品研发，让它变成企业的财富，知识的宝库。
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1.2 研究的意义
本文经过研究，结合文档管理理论，梳理出 F 公司研发中心现有的文档管理制度中存在的问题，通过提出建议来促进 F 公司研发中心文档管理的改进，明确文档管理过程中有关部门的职责和工作程序，提高中心文档工作的效率，促进文档管理制度建设，同时强化企业知识资源的积累和共享。可以说随着我国汽车产业的不断发展壮大，汽车市场对新产品的需求不多增多，汽车企业的研发项目不断增多，企业必须通过多种途径来提高研发的效率。而企业在经营与研发活动中不断形成与积累的文档资源是企业的宝贵财富，是无形的生产力。本文通过对 F 公司研发中心文档管理的研究，梳理出其中存在的问题，通过合理化的建议，达到改善文档管理的目的，提高文档管理工作质量，发挥文档的重要作用，为企业经营决策提供科学合理的依据，从而实现对研发的有力支撑。也为同类型的企业研发机构文档管理提供参考借鉴。 
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第 2 章  相关理论及方法 

2.1 文档的定义
“文档”一词在我国的出现是在清朝末期，最初的意义类似于公文、信函等。在《辞海》中给出的文档定义是“组织、个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切资料，是人们记录、固定、传递和储存信息的一种工具”，如行业规范标准、企业合同、财务报表、工程图样等都属于文档的范畴。随着电子计算机技术的应用及普及，文档也指由 WORD,EXCEL 等软件产生的文件；在软件开发中文档是管理的重点内容，如需求管理文档、模块设计文档、用户文档等。 笔者在查阅各种与文档相关的资料文献中注意到，文件、档案这两个词汇是经常与之共同出现的，可见这几个词汇在意义上是有共性的。故而，首先要研究这几个词汇的定义以及区别联系，以便于今后的研究。 在 TS16949 中文件的定义是这样的：“以文字或图示描述管理内容或业务、通过规定程序由有权人员签署发布、要求接受者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。”网络上对文件的阐述：广义上讲公文信件是指有关政策、理论等方面的文章都可以叫做“文件”，狭义上讲档案就是指“文件”。在计算机领域中文件又有特殊的定义，是指单个名称在计算机上存储的信息集合，包括计算机中所有的程序、文本、配置数据等等，是这种格式的总称。 档案，在不同的国家和地区，由于政治文化观念的不同等原因，对其的理解也是不同的。如，英国认为文件进入档案馆后才叫做档案。目前在中国关于档案的最新定义是：“组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、明确的具有完整记录作用的固化信息。” 通过以上的定义我们发现，计算机词汇中对于文档和文件的定义专业性强，且相对狭隘，不适用于本文对企业级文档管理的研究，因此可以忽略。辞海和ISO 标准具有权威性，对术语的概括清晰准确，因而在本文中采用，下面简单分析一下文档、文件和档案三者的区别和联系。
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2.2 文档管理定义和重要性 
目前对于文档管理的内涵说法比较多，比较能够被广泛接受和认可的是：文档的制作、存储、组织、转移和发布、搜索和查找、更新和删除的全部过程的管理1。 文档管理的实质就是对文档内包含的信息进行管理，而信息管理就是通过计划、控制和改进等活动，保证在正确的时间把正确的信息提供给正确的人，实现正确决策的目的2。 随着电子信息化时代的到来，人类社会的发展进程不断加快，新技术不断产生，人们的工作、生活和思维方式也随之发生深刻的变化。文档管理既包括有传统意义上的纸质文档的管理，还包括对伴随着电子计算子机技术的发展而产生的电子文档的管理。纸质文档的管理，需要有专门的人员投入大量的时间，进行文档的整理，分类，编目，入库以及查找；而电子文档管理，主要指对电子文档、电子表格、纸质文件的图像的分类、存储和检索。形式主要是由办公软件生成的包括 WORD，EXCEL，PPT 等文件。  
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第 3 章 F 公司研发中心文档管理存在的主要问题 ....... 13 
3.2  F 公司研发中心文档管理的现状.......... 13
3.3  F 公司研发中心文档管理存在的主要问题......... 26
3.4.原因分析 ......... 28 
第 4 章 研发中心文档管理改进方案设计.... 31 
4.1.体系文件管理的改进 ...... 31 
4.2 产品技术文件管理的改进.......... 33
4.3 标准文件管理的改进....... 41
4.4 文档保密工作的改进....... 44 
第 5 章 改进方案的实施保障措施.......... 47 
5.1 提升文档管理意识并加强制度建设......... 47 
5.2 培育学习型组织的文化氛围........ 48 
5.3 提升文档管理人员综合素质........ 48 
5.4 将技术文档的编写纳入绩效考核.... 49 
5.5 提升文档管理系统功能..... 49 

第 5 章  改进方案的实施保障措施 

5.1 提升文档管理意识并加强制度建设 

要做好文档管理工作，首先就是要提升对文档管理的认识，研发中心在使用科学的管理制度加强自身建设的同时，也要不断完善文档管理的相关制度，全方位地建立健全相关制度，避免重要文件编写、审查部规范，没能归档或流失的问题。 要将文档管理水平的提升同研发中心的质量建设工作有机地结合起来，文档的管理和企业质量建设工作之间是相辅相成的，他们在内容上是相互有关联的，研发中心的文件多来源于市场调研、专业技术管理、产品研发、认识、财务、物资设备等，而研发中心的质量管理也贯穿了产品的整个研发流程、生产制造、试制试验等过程，在进行质量提升的过程中一定也会有很多的文件和档案，这些文件和档案以书面文件、图纸、电子文件等形式的，也可以说质量管理体系文件都是文档管理的对象。文件和档案管理和质量体系建设工作在管理目的和手段上要结合起来，两者有交叉，也有衔接，既相互制约又相辅相成。把两者的关系理解和处理好既能对文档管理工作起到促进加强的作用，还可以推动质量工作的推广开展。 同时还必须要建立健全各项规章制度，进行全面的规范化管理，文档管理制度是相关人员在管理中共同遵守的行为准则，这些制度必须清晰规范才有利于工作的开展，应该力求文档管理工作以程序化、标准化、规范化的要求运行，以提高工作的效率。改变之前的粗放式的管理方式，精细化、有针对性地对不同的种类文件设计适合的管理制度。强化过程管理，对于文档编写、审查、使用等环节的职责和工作任务用制度的形式固化下来，并持之以恒地不断完善。 

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总结 

F 公司是一家有着六十余年制造历史的企业，在面对日益激烈的市场竞争中，不断提高自身的实力，尤其注重产品的研发。F 公司研发中心作为行业内排名靠前的研发中心，文档管理方面的经验和积累是十分丰富的。本文针对其在文档管方面所暴露出来的效率低、职责不清晰、制度欠缺等方面问题，结合文档生命周期管理、文档一体化、文档体系建设等理论，对于处于不同阶段、不同类型的文件分别提出了合理化的建议。 针对目前研发中心在体系文件管理、产品技术文件管理、标准文件管理等方面的管理现状，以及本人在工作中遇到的实际问题，提出了 F 公司研发中心在文档管理方面存在着主要的问题，包括在体系文件管理方面部门级文件利用率低、记录的格式不统一的问题。在产品文件管理中，主要存在设计过程文件管理失控，文件更改流程低、不完善，电子文件存在流失的风险等问题。在标准文件管理方面则主要是审批流程职责不清，外来标准资料管理和标准文本使用流程不完善等问题。在文件保密工作方面，主要是制度和手段不够完善。 这些问题的形成有多方面的原因，结合文档管理的相关理论，笔者分析了文件在生成，审批，使用及归档等环节出现问题的原因主，要是文件的分类不够细致，管理流程、职责不清晰，文档管理的制度不健全，缺少保密措施等。为了能够提高 F 公司研发中心在文档管理方面得工作效率，强化文件和档案的一体化管理，建立健全文档管理体系，充分发掘企业积累的文档资源，笔者提出了合理化得建议，在体系文件管理方面，由于其是使用范围和频率最高的文件，尤其是程序，管理办法，作业指导书等文件，所以必须要方便使用者的查找，而文件的生成环节和使用环节是息息相关的，所以在生成的环节就要细致的划分文件的专业属性，在编号上就体现出专业的区别，还要规范记录模板的使用，使得中心范围内的文件模板统一；在产品技术文件管理方面，细致划分了设计交付数据和设计过程数据的种类，设计不同的管理方式，简化产品数据管理系统中设计文件的更改流程，提升文件流动效率，加强产品电子数据对外的发放管理.
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参考文献(略)

本文编号：98683