大型会展场馆设备信息管理系统的建设与运行

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大型会展场馆设备信息管理系统的建设与运行

发布日期： 2012-03-10 发布：  

  2010年第3期目录       本期共收录文章20篇

　　摘 要:大型会展场馆设备管理信息化成为场馆管理者们亟待解决的课题。文章以EAM先进的管理思想和管理模式,首先设定大型会展场馆设备信息管理系统的功能框架结构,然后说明系统建设与运行的组织结构进程,并结合系统工程的原理,从管理者的角度表述系统建设与运行的主要工作内容。同时指出,大型会展场馆设备管理信息化建设与运行是一项只有起点、没有终点的长期工作。
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　　关键词:会展场馆设备 信息管理系统 系统建设 系统运行
　　中图分类号:C28文献标识码:A
　　文章编号:1004-4914(2010)03-074-02
　　
　　一、引言
　　近年来,全国以大城市为中心的大型会展场馆相继建成投入使用,如何有效管理投资巨大的场馆硬件设备,是场馆设备管理者需要重点思考的一项课题。会展场馆设备种类繁多、数量极大、分布范围广,自动化和智能化程度高。会展是信息密集型的活动,具有前期准备时间长、实施时间短的特点。如果采用传统型的设备管理模式,难以做到具体设备的个性化管理,从而不能及时、准确地处理会展期间出现的设备信息,尤其是在临近开幕前短暂时间内涌现的大量的、高密度的信息。不但会影响会展场馆的服务质量,而且一定程度上影响设备正常使用寿命。因此,引入现代信息化管理模式,利用互联网超越时空地域的优势,是克服传统型设备管理模式固有缺点的有效方法。利用信息处理技术,建立会展场馆设备信息管理系统,充分发挥场馆现代化、智能化的硬件优势,把硬件优势转化为服务优势,可以增强会展场馆的核心竞争力,创造更多的经济效益,这是大型会展场馆提升设备管理水平的必由之路。
　　二、目标系统的功能框架结构设定
　　会展场馆具备资产密集型的特征,比较适合采用目前广泛应用于机场、石油、化工、港口、矿山等行业的企业资产管理系统,也简称为EAM系统(EnterpriseAsset Management)。但会展场馆自身业务特点决定了其无法直接应用EAM系统,必须根据实际需求进行大量的个性化调整优化,才能正确进行目标系统的框架结构设定。
　　会展场馆设备管理部门通常负责场馆供配电、空调、电梯、给排水、通讯、公共广播、会议音像等专业设备的运行和维护管理,对设备的完好率和安全运行要求非常高。EAM系统先进的管理思想与管理模式能够满足会展场馆设备管理要求,它集中体现如下先进管理思想:
　　1.维修管理思想――包括预防性维修PM、预测性维修PdM、以可靠性为中心的维修RCM、全员生产维修TPM。
　　2.成本控制思想――设备管理者可以通过EAM系统,从各种不同角度来统计、观察和分析各种费用的构成、分摊和积累情况。
　　3.集成化的管理思想――能够把企业的维修活动所涉及的管理部门,通过以资产为中心,以工作单为主线,把相关的业务集成在一个应用系统中,实现数据充分共享。
　　4.知识管理思想――EAM系统能够建立设备故障代码体系,为设备故障的诊断和分析提供依据,并且通过标准化维修管理,形成标准化作业计划。
　　会展场馆设备管理要实现上述管理思想,系统的功能框架结构应在充分的业务需求分析后进行设定。系统工作模式可采用目前主流的浏览器(Browser)/服务器(Server)模式,即B/S结构。参考功能框架结构设定见图1。
　　三、系统的建设与运行的组织保障
　　系统的建设与运行的组织保障是决定系统能否成功建设与运行的关键。会展场馆设备信息管理系统建设不是单纯的软件安装、调试、“交钥匙”工程,系统的实施主体是会展场馆管理方。系统的建设方式通常有三种:第一种是“自行开发”,第二种是“全委外开发”,第三种是“联合开发”。“自行开发”知识产权完全由会展场馆管理方拥有,但开发周期长、开发经验不足,开发出来的系统比较简单低端,但符合实际,能自行维护,容易推广使用;“全委外开发”开发周期短,会展场馆管理方不拥有知识产权,不能自行做简单的维护管理,开发出来的系统较为高端,但容易脱离实际,较难推广使用;“联合开发”会展场馆管理方与实施方同时拥有知识产权,开发出来的系统比较符合实际,容易推广使用,会展场馆管理方能够自行进行一定的系统维护管理,这是比较好的建设方式,有实力的会展场馆管理方应首选这种方式。以下笔者仅对“联合开发”的组织保障进行表述。
　　系统开发启动后进入系统开发阶段,会展场馆管理方有必要选派精干的专业技术人员与实施公司组成项目联合实施组,下设技术小组、调试小组、数据小组,全程跟进项目建设直到系统完成验收,这阶段约需2至3年;系统完成验收后进入系统推广使用阶段,此时实施公司已经撤出,项目联合实施组改为《系统》管理组,下设技术小组、专业小组、数据小组,会展场馆管理方要根据有利于推广工作开展的原则,调整原项目联合实施组的人力转入《系统》管理组,开展系统深度推广使用,这阶段约需半年至1年;系统完全推广到位后就转入常态使用阶段,此时可设一个2至3人的《系统》管理小组,长期专门从事内部支持,解答最终用户的一般性问题,并进行系统维护、系统持续改进和数据的深度挖掘。系统建设与运行的组织结构进程图参见图2。
　　四、系统建设主要工作
　　会展场馆设备信息管理系统建设是一项十分庞杂的系统工程,必须根据系统工程的原理循序渐进开展建设实施工作。系统建设过程项目联合实施组需要完成如下主要工作:
　　1.前期规划――主要是做好系统的部署策略、系统建设和实施方案、项目实施策略、系统推行使用策略等。
　　2.流程设计――主要是引入先进的EAM管理模式与传统管理模式进行差异分析、业务需求分析、业务流程优化、系统概要设计、系统详细设计。
　　3.系统构建――(1)按照集中设计制定的功能选择方案,进行系统配置,并进行相应的模拟测试;(2)根据会展场馆管理方开发程序方案(接口)进行开发与测试;(3)进行系统功能测试、系统测试、集成测试;(4)进行静态数据收集和准备,确定数据录入标准;(5)进行报表需求收集,按报表方案编写报表程式、报表开发与测试;(6)进行用户角色收集及权限设计,权限系统设置、权限测试;(7)进行系统安装、备份、重启、灾难恢复测试;(8)进行打印测试、批处理测试;(9)对关键骨干人员进行初步培训。
　　4.上线准备――(1)进行系统切换环境测试;(2)进行调试数据预导入,系统调整,实现最终数据转换;(3)进行静态数据导入,动态数据收集,实现最终数据导入;(4)进行系统压力测试;(5)编制用户手册和培训教材(动画课件),对使用系统的全员进行多层次培训和考核;(6)制定和颁布系统管理制度和工作细则;(7)制定系统上线详细计划,确定上线后支持策略、组织、程序和后勤保障。
　　5.上线运行――(1)全面监测系统的整体运行,各功能模块的使用是否符合设计和实际要求;(2)收集系统上线运行后反馈问题,要区分轻重缓急逐一解决;(3)进行系统验收确认;(4)分析评估实施效果,制定项目总结报告;(5)进行项目评价和验收,结束系统开发阶段进入运行阶段。
　　五、系统运行主要工作
　　系统运行阶段由推广使用阶段和常态使用阶段组成(参见图2),系统由推广使用阶段过渡到常态使用阶段,并持续对系统进行改进,需要完成如下主要工作:
　　1.完成系统从建设开发到运行维护的工作重心转移,推广使用阶段以系统管理组开展工作,常态使用阶段以系统管理小组专门从事内部支持。
　　2.严格执行系统管理制度和工作细则,进一步细化有关工作内容和时限,适时推出制度和细则的修订版本。
　　3.要变开发阶段的自顶而下工作方式为推广使用阶段的自底而上工作方式,以业务带动系统的功能应用趋于成熟。
　　4.进行关联功能模块协同应用,发挥数据信息共享的优势。
　　5.对系统运行的业务审批进一步细化到合适对象,对工作单的进程进行直观监控改进。
　　6.随环境和新需求的提出,及时进行系统流程、功能模块和报表适应性改进。
　　7.继续进行系统数据和作业标准的完善,作业标准的提交稿要求有编号、主题、编写负责人。
　　8.继续进行系统使用过程的功能改进业务培训,培训内容要包括系统知识、IT知识、管理知识和维修理念。
　　9.对系统数据进行挖掘分析,不断提升设备管理水平。
　　10.常态使用阶段系统管理小组的工作主要是对系统进行日常维护,收集存在问题和改进意见,调研分析后适时改进。
　　六、结束语
　　大型会展场馆建设设备信息管理系统是向国际管理模式接轨的时代要求,这个过程不可能一蹴而就,需要突破的是比技术转变难得多的传统观念转变。新落成的会展场馆由于人员素质较高、层次较平均,建议可选择设备管理思想比较先进、实施周期相对较短的国外著名EAM软件作为蓝本进行个性化开发;有较长历史的会展场馆由于人员素质高低参差不齐,建议可选择设备管理思想比较实用、实施周期相对较长的国内著名EAM软件作为蓝本进行个性化开发。项目实施过程除要严格按照信息管理系统的建设规范操作外,还要注意做好做细项目的范围管理、计划管理、质量管理、沟通管理、转变管理、风险管理等工作。项目实施结束后,系统运行过程的持续改进并没有结束,一代的设备信息管理系统运行生命周期约10年,10年后就要进行系统的更新换代。信息化建设只有起点,没有终点。
　　(作者单位:中国对外贸易中心 广东广州 510160)
　　(责编:若佳)

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