浅谈展览会在管理中存在的问题及对策

王会京 中国建筑文化中心

摘要：展览会的管理是一项复杂的系统工程，需要多人协同工作，每个环节的完成效果都会影响到最终的结果。基于“短板理论”，企业在管理工作中，应该找到事物发展过程中的关键薄弱环节，克服“短板”，才能更好地促进企业发展。本文对展览会筹备过程中的各项环节进行了深入研究，力图找到限制展会做强、做大的“短板”，并通过制定项目计划、明确岗位分工、定期沟通、明确流程、采用标准化的管理等方法，改善管理，提供可以复制的展览会管理的成功经验。

关键词：计划 分工 业务流程 标准化

展览会作为一种交易平台，能够将大量的人流、物流、技术流、信息流、资金流等要素聚集在特定的空间，从而降低交易费用和提高交易效率。展览会不仅本身能够创造巨大的经济效益，而且还可以带动交通、旅游、餐饮、住宿、通信、广告等相关产业的发展。据测算，国际上展览业的产业带动系数大约为1：9，即展览场馆的收入如果是1，相关的产业收入则为9。

近年来，我国展览项目持续增长，数量扩张明显，我国每年举办的各种综合性、专业性的展览超过了四千个，项目数仅次于美国，已经成为了一个“展览大国”。

我国的展览项目虽然多，但绝大多数是中小项目，展出面积达到3万平方米的规模以上展览会并不多。

相对于展览项目数的地位，我国的展览直接收入就更少得多了，年均只有20亿美元的收入，而德国年均600个展览项目，却有30亿美元的收入。展览收入占GDP比重在发达国家一般在0.1—0.2%之间，而我国目前这一比重还不足0.08%。这说明我国展览的产业化和市场化程度还很低，就展览收入而言，我国还不是一个展览大国。

目前，我国的展览行业中既存在着管理体制不顺、产业政策与法律规范缺失、地区发展不平衡、重复办展、市场秩序混乱、服务水平低、品牌项目少、数量多、规模小、品牌少、效益不高等普遍问题，同时也存在着诸如缺乏计划性、分工不明、流程不清、人才匮乏等管理上的不足。

我国目前展览业正以每年20％的速度递增，发展十分迅速，迅猛的发展前景使得很多问题凸显了出来，不甚理想的管理效果在一定程度上制约了展览业的发展。下面就从管理的角度阐述一下我国展览业存在的问题。

展览会是一项复杂的系统工程，具有涉及面广、时间要求高、工作依赖程度高等特点，这就增加了制订计划的难度，因此就出现了许多展览会在筹备期间的通病：缺乏计划、忙闲不均，往往是只有在临近开幕的一两个月会非常忙碌，其他时间的效率并不高，造成这种局面的原因正是没有制订详细的计划，而且有了计划而不执行或者执行力不强是目前企业管理瓶颈的普遍现象。

我国的展览活动大量由政府或半官方机构主导，由于缺少相应的展览工作经验，展览从业人员没有明确的分工，多种职能集于一身，同一批人既是展览组织者，又是展览管理者，，也是展览项目的实施者，从展品征集到展品运输、展品布置直至为参展者提供吃住行服务等均由同一批人承担，展览业缺乏科学的社会专业化分工协作，必然效率低下。

目前展览会的组织者的流程管理并不完善，甚至根本没有流程管理，全部的流程都在领导者的脑里子，全凭回忆与想象，因此，也就造成了管理上的无序与混乱。展览筹办的整个过程，除了是一个推销策划的过程，还要以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和依赖。但现在的展览会中，由于流程不清、服务不到位而引发的参展商、观众和组织者的纠纷正日益增多，其实，如果流程管理得好，大部分纠纷是可以避免的。

我国的展览业虽然发展比较快，但是起步较晚，与展览业发达的国家相比差距还很大。事实上，这种差距归根到底在于展览业专业人才的数量与素质的差距。高素质的展览专业人才和展览公司奇缺，展览从业人员素质偏低，展览策划公司匮乏，致使我国的很多展览只注重形式、不重内容，展览经济效益和质量大打折扣。

从目前我国展览行业总体状况来看，管理水平仍然很低下，大多数展览会的组织者尚未全面认识到管理的重要性，普遍没有建立起系统、科学的管理制度，真正能够全面高效实施管理政策的企业并不多。针对展览行业现状，提出以下几点改善管理的措施。

1．计划的重要性

凡事预则立，不预则废。展览会的投资大，同时风险大，怎样保证展览会的整体正常运行，如期成功举办，将风险降到最小，一个行之有效的方法就是加强项目的计划性。只有制定了科学、周密的工作计划，将各个工作环节协调起来，才能够使控制渗透到每一个环节。展览会越大，涉及的环节越多，受影响的因素也越多，在没有明确的目标和计划的情况下，非常容易浪费大量的人力物力，做无用功，走弯路，从而影响正常进度，甚至直接导致失败。因此制定明确的目标、编制、贯彻详尽的工作计划，是一个展览会成功的必要条件之一。 在做计划时要认真思考，好的计划应像目录树一样，层次分明，环环相扣，是一个完整的体系。用完整的工作计划去指导我们的工作，会达到省时、省力，事半功倍的效果。工作执行得好坏，很大程度上依赖于计划制定的优劣。

2. 如何做计划：

预先制定展会时间进度表

在制定展览计划时，首先要把一个展览会所要涉及的工作内容罗列出来，想得越周到，完成效果就会越好。其次，要注意时效性。展览会的时间要求很高，每个工作的环节都要注意时间安排是否合理，在做计划时，一定要规定好开始时间与完成时间，以便进行有效的控制。最重要的一点，一定要落实到责任人。每项具体的工作必须要落实到相关责任人，以免相互推委，造成工作落实不到位。每项工作内容的责任人也同样要编制计划，并注意协调与其他内容的衔接与配合。

（二）明确岗位分工

1．分工的作用

专业化分工能够实现复杂系统工程的高效运作并有效地达成目标。

2．展览会的具体分工

展览会筹办过程的岗位分工要按照其具体工作任务和类型来进行设置。除了具有法律、财务等部门外，按照展览会的工作内容，可以在组委会秘书处下设几个工作小组。

（1）策划部：主要包括展览会的专题设置、明确展览会特色、企划方案的拟定等工作。

（2）招展部：向符合展览会参展范围的企业发出邀请，对展会进行宣传推广，组织企业参加展览会。

（3）招商部：主要包括领导的邀请、国外使（领）馆的邀请、重要嘉宾的邀请和专业观众的组织与邀请等工作。

（4）宣传部：主要包括寻求合作媒体的支持、广告的投放计划与开支、与其他同类展览会的合作等工作。

（5）行政部：主要包括合同的管理、展位的安排、资料的征集、账务核查、报送批文等日常事务性工作。

（6）设计部：主要包括展览会的邀请函、参观券、请柬、网站、广告、会刊等相关宣传品的设计与印刷。

明确了分工之后，就可以按照员工的个人技能和特点进行工作岗位的安排。在安排工作时，一定要注意各项工作之间的时间顺序，注意平衡各人员的工作负荷，做好协调。例如：不要让同一个人处理在时间上处于重叠的多项工作内容。

（三）定期沟通展会进展情况

展览会的工作千头万绪，没有一个人能够面面俱到，对于所有的事情都很清楚，这就需要一个内部的总结汇报制度。可以按工作内容，由负责人员定期将总结以邮件形式群发给相关人员，可以分为周总结、月总结、季度总结等等。如“本月招商工作情况总结”、“本周网络宣传推广情况小结”、“本周展位进度表”等，把本阶段工作总结与下阶段工作重点写进总结，在有效的时间将有效的内容传达给相关人员，使大家了解目前的展会进展情况，以便更好地安排下一步的工作。

1．管理流程的重要性

制度管人、流程管事，这句话是对管理流程重要性的高度浓缩。流程管理不但在逻辑上解决了管理上无序、混乱等问题的根源，而且展现了使用流程管理工具给企业带来的收益，即通过优化管理方案，重新组织企业资源之后，产品生产速度、客户服务水平和企业效率等均可得到明显提升。

2．如何制定展览会的业务流程

业务流程要求参与者具有清晰的职责、良好的沟通意识与团队意识、明确自己在项目中所担当的角色、建立面向流程的组织结构，实现人员的动态组合。可以通过绘制业务流程图使这一环节简单明了。

在绘制展览会的流程图时，要将关键节点在图上反应出来。展览启动之后，组建队伍、策划方案、印刷资料这些前期筹备工作完成之后，就要进行招展与招商的工作了。在各项工作准备就绪，也完成了报批手续之后，展览就能够成功举办了。要注意的是，闭幕并不意味着展览会的结束，后续的工作也要积极完成，要为下一次的展会做好准备。

建立整个展会的业务流程是一个相当复杂而有挑战性的工作，除了要建立主要的业务流程与辅助的业务流程之外，建立各流程之间的层次关系与合作关系也十分重要，要反应从总体到局部、从宏观到微观的逻辑关系。

1．标准化管理的概念

标准化经营管理就是在企业管理中，针对经营管理中的每一个环节、每一个部门、每一个岗位，以人本为核心，制定细而又细的科学化、量化的标准，按标准进行管理。标准化是制度化的最高形式，可运用到生产、开发设计、管理等方面，是一种非常有效的工作方法。 

2．标准化管理的作用

标准化经营与管理，可以使企业从上到下有一个统一的标准，形成统一的思想和行动；可以提高产品质量和劳动效率，减少资源浪费；有利于提高服务质量，树立企业形象；更重要的是标准化经营与管理能使企业在连锁和兼并中，成功地进行“复制”或“克隆”，使企业的经营管理模式在扩张中不走样，不变味，使企业以最少的投入获得最大的经济效益。

3．如何在展览会的组织中应用标准化管理

（1）不断增强全员的标准化意识。标准化客观上早已渗透在日常展览管理中的各个方面，但对标准化的认识程度、自觉程度和受益程度却没有提高认识，这就需要转变观念、大力推行标准化的管理。如文件名的标准格式，合同编号与统一格式等。

（2）实行日常工作网络化、电子化。建设企业内部局域网，让员工在网上随时可以浏览，使用统一的程序软件，充分运用现代科技成就。

展览会作为一种有效的营销手段，已经受到越来越多的关注。它具有的展示品牌和形象、信息沟通渠道、寻求合作伙伴、成本低廉等优势，无论对于企业还是对于消费者而言都是一种双赢互利的方式。但由于目前展览会的管理尚不规范，在实际操作过程中仍然存在着不少的问题。如何有效地进行展览会的筹备与组织，解决管理中存在的问题，是本文研究的重点。

本文分析了展览会在管理中存在的主要问题，如工作缺乏计划性、岗位分工不明确、业务流程不够清晰、缺乏高水平展览专业人才等问题，并提出相应的对策，建议制定详细的展览项目计划、明确岗位分工、定期沟通展会进展情况、明确管理流程、采用标准化的管理方法。

由于不同展览会的实际情况不同，因此，本文提出的建议与对策在应用中可能会遇到其他不确定的因素，仍需具体问题具体分析，达到最佳的效果。

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