政府办公自动化系统建设需求与范围管理

摘　要：

摘　要：政府办公自动化系统对政府办公效率的提高具有重要意义。在建设办公自动系统过程中，我们往往面临着各种情况、困难，从而导致项目建设的失败，其中很重要的原因就是缺乏合理、科学的项目需求管理和范围管理。本文结合作者在一个办公自动化项目建设中的实际经历，论述了需求管理和范围管理如何保证项目如何建设的。

关键词：

关键词：政府　办公自动化　需求管理　范围管理

办公自动化系统已经成为当今政府机关、企事业单位日常办公的必备工具。它的出现改变了人们几千年来的办公方式和习惯，大大提高了办公效率。同时，由于它的无纸化办公方式，大大的节约了纸张，很符合当今社会绿色环保的要求。

　　虽然对于办公自动化系统的优点人们早已熟知，但如何建设一个好的办公自动化系统?如何建设一个符合单位自身情况的办公自动化系统?这成了困扰很多建设者的问题，尤其是那些没有研发能力的政府单位。本人在某厅局机关从事信息化工作已有十几年的时间了，成功完成了我局的办公自动化项目建设，并经过了几年来的不断完善改进，积累了丰富的实践经验。本文就是结合本人在该项目的经历从需求管理和范围管理方面论述如何更好的完成政府办公自动化系统建设。

　　1　项目背景

　　我所在的单位是一个省级厅局单位，在全省范围内分布着30多个直属单位以及300多个三级单位。省局和这些单位的公文流程以往都是通过邮寄快递的方式，即费时又费钱，效率又很低，有时候还经常出现公文丢失的情况。为了有效扭转公文传递中的各种问题，我局决定实施全省范围内的办公自动化系统建设。

　　2　项目建设目标

　　省局办公自动化系统建设项目的目标是：建设标准统一、结构合理、功能完善、安全稳定的办公自动化系统，提高办文、办会、办事效率，形成实时沟通、信息共享、协同办公的信息化办公机制。

　　面对这么一个分布在全省范围内的大项目，我局成立专门的项目组全面负责。项目组根据以往做系统建设经验，认为该项目建设能否成功的关键就是项目的需求管理和范围管理。因为含糊的需求和范围经常性的变化往往使参与项目的各方都吃尽了苦头。

　　3　项目需求管理

　　需求管理的目的是确保各方对需求的一致理解，管理和控制需求的变更，从需求到最终产品的双向追踪。项目的需求管理可以在很大程度上影响项目的成败。需求管理流程主要包括制定需求管理计划、求得对需求的理解、求得对需求的确认、管理需求变更、维护对需求的双向跟踪、识别项目工作与需求之间的不一致等。

　　3.1　制定需求管理计划

　　为了获得清晰、可靠的需求，并对这些需求进行有效的管理，项目组从以下几个方面制定了需求管理计划。

　　(1)确定需求调研对象。本项目涉及全局300多个单位近2万人，每个人都作为需求调研对象明显不切实际。我们选定各个单位的办公室主任以及文秘作为调研对象。

　　(2)确定需求调研方法。对于省局以及在省城的单位我们采取现场调研的方法;对于省城以外的单位我们采取了寄送需求调研表的形式，让他们填写相关需求内容。

　　(3)制定需求变更审核流程。对于所有需求的变更，都首先提交到项目小组，项目小组审核后才提交开发公司进行需求变更修改。对于没有通过审核的需求变更，一律不允修改。

　　3.2　项目需求开发

　　项目需求开发的目的是通过调查与分析，获取用户需求并定义产品需求。

　　项目需求分为技术需求和功能需求。由于项目小组成员都是我局信息化技术人员，对于我局软硬技术条件已经相当了解，所以这次需求调研主要集中在功能需求方面。

　　通过需求调研认为这次办公自动化系统是以公文为主体的机关办公相关电子文件的生成、传输、共享与交换全流程自动化管理，实现全局300多个部门之间文件的安全传输与有效验证。

　　4　项目范围管理

　　范围管理就是对已经获取的需求进行规范的范围扩大，防止盲目的扩大需求，确保项目建设包含且只包含项目所必须的工作。从以往的经验来看，需求蔓延是信息系统建设失败最常见的原因，项目往往在启动、计划、执行，甚至收尾时不断加入新功能，从而导致项目范围失控，从而使项目在时间、资源和质量上都受到严重影响。为了严格控制该项目的范围，采取了以下几项措施。

　　4.1　制定范围管理计划

　　(1)首先根据需求调研的结果，编写了项目范围说明书;然后，请相关专家对这份范围说明书进行论证和分析，确保编写的合理与科学。

　　(2)根据范围说明说制定符合该项目的WBS(工作分解结构)。该项目是一个涉及全省的大系统建设，为了更好的合理的完成，我们对该项目每个需求进行了梳理，确定了每个需求应提交的成果以及相应的工作。

　　(3)制定验收的流程和规范。对于每个提交的成果，首先项目小组进行初审;然后请相关领导、专家进行终审;前面两步都审核通过了，，会将这个提交成果部署在一台测试机进行为期3天的测试，在测试机测试没有问题了，再部署在正式机中上线运行。

　　(4)制定变更机制。在系统项目建设过程中，需求变更时不可避免的，如何以可控的方式管理需求，对于控制项目范围有重要的意义。

　　为此我们建立相应的需求跟踪流程和机制。我们将获取的需求都建立在一个需求跟踪表中，通过这张表我们可以记录所有需求从提出到实现中间各个环节的全过程。从这张表我们可以知道，需求提出者、时间、需求收集者以及审核者;如果需求又变更，该表则会记录变更的时间、原因、提出变更申请者和审核者等信息。

　　4.2　项目范围定义

　　要想获得准确的范围定义，分清该做的工作和不该做的工。就必须对每个交付成果进行详细的定义，让所有项目的参与者对这个定义没有异议。例如：我们该项目中说的公文到底是指什么?我认真分析给出了精确定义：只有在本系统内网中通过本办公自动系统产生的电子公务才是我们项目说的公文。非本系统、非本系统内网、非本系统办公自动化系统的公文都不在这个定义范围内，所有该交付的成果都有了明确的定义，范围定义也及相应清楚了，所做的工作也更加明确。

　　4.3　范围确认

　　通过前面的工作，对目工作范围的边界已经确定了。为了确保该项目不遗漏任何细节，将所有的需求提出者都召集在一起开了一个需求确认会。我对每个需求都逐一确认，让需求提出者和开发公司的工程师都在需求确认书上签字。

　　4.4　范围变更控制

　　我们严格按照制定的变更机制来对所有变更进行有效控制。在项目实施过程中，项目范围控制其实是件很困难的事情，因为影响范围的因素很多，如何控制合理的变更，拒绝不合理的变更，主要采取以下几项措施。

　　(1)对于一个变更的申请，首先我们分析该申请是因为什么提出来，是否有利于项目的进展，如果不利于项目的进展的，我们坚决拒绝。

　　(2)有些变更申请可能并不会影响项目的进展，但是超出了我之前所定义的项目范围，已经不部署本次项目工作了，我们也坚决拒绝。

　　(3)如果一旦出现由于变更导致范围出现了变化，造成了时间、成本的不可控，就应该立即暂停该变更工作。

　　5　总结

　　办公自动化系统建设是电子政务建设的一项重要基础工作。我局通过科学的需求管理、范围管理成功建设了本局的办公自动化系统，为推动我局电子政务化又迈上一个新台阶。

　　参考文献：

　　[1]朱佳艳.用办公自动化推动政府工作高效化[J].计算机光盘软件与应用,2012(6).

　　[2]孙淑杨.办公自动化原来及应用[M].北京：中国人民大学出版社,1999.

　　[3]孙淑杨.政府办公自动化信息系统的设计与实现[J].中国新技术新产品,2010(7).

　　(收稿日期：2014-11-25)