地市级办公自动化系统（NOTES）技术实施方案

摘　要：

摘　要：辽阳地市级办公自动化系统（NOTES）已正式运行并投入使用中。以往我局职工用户数据均存储在省局服务器上，经常出现数据涨死及传输延时等情况，地市级NOTES服务器建设成功不但为省局数据库分担压力，同时也完善了我局全部科室及职工均具备独立个人邮箱，使得公文流转更加便捷，文件保密程度进一步提高。目前，我局NOTES系统运行正常，全地区用户均已投入使用中，本人就系统一些功能及出现的问题进行简单分析总结。

关键词：

关键词：办公自动化系统（NOTES）　技术实施方案　地市级
 

1　系统概况

　　Lotus Notes是一个世界领先的企业级通讯、协同工作及Internet/Intranet平台；具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制；尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于Web的应用。它全面实现了对非结构化信息的管理和共享，内含强大的电子邮件功能及工作流软件开发环境，是实现群组协同工作、办公自动化的最佳开发环境。 

　　工作流自动化是信息技术崭新的应用领域，也是克服信息技术局限的突破口。许多诸如协同工作、网络环境下的办公自动化等传统信息技术无从着手解决的问题，在Notes中迎刃而解。Notes是基于文档型的、分布式的数据库应用，是一种公文流转系统。公文流转系统是日常办公事务中重要的一环。将一个单位内的公文流转处理过程由计算机来完成，并有服务于某种目的的人机信息交互系统，，可提高工作效率、监督处理过程、又可大量减少不必要的浪费及人为的失误。办公自动化系统的内容包括文件处理，档案处理，电子邮件，数据处理，信息处理，决策支持等各个方面。与之对应的Notes提供了强大的实现运行办公自动化的平台；包括工作流自动化和群件系统，电子邮件系统，知识管理系统等功能。在此基础上，Lotus Notes 提供即时准确的信息，保证信息安全，帮助群组协同工作。

2　NOTES服务器安装流程及注意事项

2.1　服务器的准备

　　我局采购的服务器选用Xeon处理核心，500G双备份存储硬盘，4G内存，配置均达到相关文件要求。服务器的操作系统安装windows 2003 Server Enterprise，并安装微软官方系统补丁包。服务器连接至局域网内，并分配一个固定IP地址。

2.2　安装Domino R8

找到C1K38EN.exe，该文件是一个自解压安装程序。双击该可执行文件，安装程序将安装文件解压至磁盘，选择存储解压文件的位置，通常不需要修改默认路径，建议解压至TEMP下，安装完成后将该解压文件夹删除，以节省磁盘空间。确认Domino程序文件存储位置，建议路径中IBMLotusDomino不要更改，不要将Domino安装在系统盘，本局安装至D盘中。接着安装简体中文语言包。

2.3　建立数据库索引、视图

　　通过命令行运行IBMLotusDomino目录下的nupdall可执行文件，例如nupdall -R (注意大小写)，依次执行：

nupdall names.nsf  -R  -X

nupdall OA/bbs.nsf  -R  -X

nupdall mail/admin.nsf  -R  -X

　　如果服务器标识文件设置有密码，nupdall在执行时会提示输入密码，密码验证成功后即可开始建立数据库索引和视图。

2.4　升级ODS

　　通过命令行运行IBMLotusDomino目录下的ncompact可执行文件，例如ncompact -c -i(注意大小写)，依次执行：

ncompact names.nsf -c  -i

ncompact OA/bbs.nsf -c  -i

ncompact mail/admin.nsf -c  -i

　　如果服务器标识文件设置有密码，ncompact在执行时会提示输入密码，密码验证成功后即可升级数据库ODS。

2.5　替换地址本模板及替换邮件数据库模板

　　以我局管理员的帐号登录Domino Administrator客户端，使用R8的地址本模板替换现有地址本的模板设计。

3　NOTES客户端用户安装流程及注意事项

3.1　Notes客户端安装

第一，运行Notes客户端安装程序，然后设置程序目录d:lotusnotes、数据目录d:lotusnotesdata，把id文件拷贝到data目录下。

第二，配置Notes输入服务器名bcsy_sly/辽宁/CMA，设置协议为tcp/ip，设置ip地址172.19.26.188，选择id文件，填写口令，不通过代理连到Internet; 其他选项默认。

第三，设置场所，选择文件——惯用选项——场所惯用选项——连接配置向导，设置目的服务器名 bcsy_sly/辽宁/CMA；端口：tcp/ip；目的服务器主机名或tcp/ip地址为172.19.26.188；设置场所类型为局域网；设置场所名称为辽阳信息保障中心（自定义）；邮件位置为在服务器上；设置邮件文件：maillyxxbz.nsf（文件——数据库——打开——bcsy_sly——mail目录下单击姓名来看文件地址）；切换到用户标识符：信息保障.id（选择该用户的id文件），最后保存并退出。

第四，设辽宁省政务信息网为首页。文件——数据库——打开——选bcsy_s/辽宁/CMA——选lnqxoa——选辽宁省气象局政务信息网——右键——书签——个人兴趣书签——确定——点书签上的政务网——右键——设书签为主页。

3.2　在一台计算机上设置多个Notes场所切换的方法

3.2.1　场所设置

（1）选择“文件——设置场所——场所”（或通讯录——左下角小齿轮——场所）。

（2）选择“添加场所”操作，建立一个新的场所文档。在场所文档的各个附签页中进行相应的设置。场所类型：局域网；场所名称：信保中心（自定义）；服务器：bcsy_sly/辽宁/CMA（该用户所在服务器）；端口：TCP/IP；邮件位置：在服务器上；邮件文件：maillyxxbz；切换到用户标识符：信息保障.id（选择该用户的id文件）。

3.2.2　登录邮箱后切换用户

　　登录到邮箱后如需要切换至其他用户，在文件——场所——切换场所中选择对应的邮箱地址，选择好场所后点击确定；同时，提示输入对应的邮箱密码，输入后确定就可以使用了。

3.3　邮递回执功能

　　该项功能可以使发件人了解自己发出的邮件是否已经被收件人浏览过。

　　具体方法是：在“新建便笺”时，选择“邮递选项”——“基本”——选中“回执”项后再“发送”。它可以使 Notes 在收件人打开邮件消息的同时发送通知给寄件人。

3.4　“邮递报告”的作用

　　在“新建便笺”时，选择“邮递选项”——“基本”—— “邮递报告”，并在下列选项中选中其一：仅在失败时：Notes 仅在不能邮递邮件消息时，发送一个邮递报告；确认邮递：无论消息是否被邮递，Notes 都发送一个邮递报告通知；跟踪整个路径：Notes 从每个 Notes 路由消息所通过的服务器发送报告，并且最后的报告指明Notes 是否邮递了消息；无：Notes 不发送邮递报告。

　　该项功能可以让用户确认是否已将邮件发送成功。它可以配合“邮递回执”选项一并使用。