如何做好视频会议管理工作

摘　要：

摘　要：本文首先梳理了视频会议组织工作的内容、难点及应对措施；其次，概括介绍了视频会议管理工作的主要内容；最后，探讨了做好视频会议管理工作的若干重点，以期为读者认识和加强视频会议管理工作提供参考。

关键词：

关键词：视频会议　管理　远程沟通

  　通信及多媒体技术的飞速发展，特别是视频会议系统的建设应用，给各行业带来前所未有的远程沟通体验和沟通效率，视频会议已日渐成为政府机构、企事业单位日常办公、远程协作的重要支撑平台。为了充分发挥视频会议的作用，必须重视视频会议管理工作。

　　视频会议管理工作，重点是做好视频会议组织工作。视频会议组织是指协调视频会议资源，提供会议技术保障，确保会议顺利进行的具体工作。此外，视频会议管理还包括视频会议系统管理、制度流程管理和运维团队管理等内容。

　　视频会议管理工作也是近年来逐渐兴起的一项IT管理工作，特别是在当前全社会贯彻落实中央八项规定，大力倡导改进“会风”，厉行节俭的背景下，视频会议因其节能环保、高效便捷等优点，越来越受到重视，视频会议应用数量不断增长，应用场景不断扩展。面对日益增长的应用需求，如何利用有限的系统资源，充分发挥视频会议的作用，满足用户的使用需求，是所有视频会议管理部门需要面对和解决的一个新的课题。

1　视频会议组织工作

   视频会议组织工作分为会前的资源协调和会议全程的技术保障。

   1.1　协调视频会议资源

   视频会议资源包括视频会议系统、视频会议室、视频会议会场设备、视频会议线路以及视频会议运维服务。其中，视频会议系统有多点控制单元（MCU）、录播服务器、视频会议终端等设备；视频会议室是指具备召开视频会议条件的会议室；视频会议会场设备是指安装在视频会议室中的音像设备；视频会议线路是指承载视频会议信号传输的网络带宽；视频会议运维服务是指负责会议保障任务的技术人员提供的操作服务。以上这些资源，都是视频会议召开必不可少的前提和条件，这些资源的数量是有限的，需要根据视频会议应用需求，协调分配上述资源，这就是视频会议组织工作的一个重点内容。

　　解决上述问题的关键是要梳理出各类资源之间的关系，熟悉制约视频会议的各种约束条件，在确保视频会议安全可靠的前提下，最大限度地利用好现有资源。例如，当用户申请视频会议时，管理人员要首先了解视频会议召开的时段和参会会场的清单。第一，检查该时段内是否有其他视频会议召开，如有其视频会议召开，检查是否在视频会议系统和线路的占用上产生资源冲突，如有冲突则与用户协调视频会议段的调整，如无冲突则进入下一步；第二，检查参会会场清单，是否与其他会议有会议室或会场设备有占用冲突，如有冲突则与用户协调个别冲突会场的调整，如无冲突则最后检查是否可安排技术人员保障会议。在此排查过程中，管理人员应准确和全面掌握本单位视频会议各项资源的现有状况，避免因信息不准确不及时而出现失误，这就要求建立可靠的视频会议资源管理机制和制度，以及规范的会议申请信息和申请审核流程。

　　1.2　提供会议技术保障

　　视频会议过程中，根据会议议程的安排，与会人员会有交替发言或场景的变换，这些都需要技术人员及时、准确地调整和切换视频及音频设备，使各分会场的画面和声音与现场情况达到同步。在有些视频会议中，还会为发言人添加字幕，这些需求都强调技术人员设备操作的精准度。为了使视频会议能够流畅、自然，在视频会议过程中，技术人员往往要完成大量的实时操作，这些操作一方面必须与会议议题紧密贴合，时机的把握上非常重要，另一方面又不允许出差失误，因为一旦出现失误，马上就会被与会人员感知，从而干扰到会议的进行，影响与会人员的感受。上述技术保障要求给视频会议的组织带来很大的工作难度。

　　解决的方法是将视频会议划分为会前准备、会中保障和会后收尾三个阶段。会前准备阶段的工作内容主要是明确会议的技术保障需求，做好会议的技术保障方案，组织设备测试以及操作彩排。其中特别需要强调的是会前的操作彩排，就是按照会议的议程，模拟会议期间会完成的各种操作，通过操作彩排，一方面测试设备和查找漏洞；另一方面，也是提高保障人员的动作熟练度。在会中保障阶段，要求技术人员要按照会前确定的分工，各司其职，专心致志地完成好本岗位的技术操作。会后收尾阶段的主要工作内容包括设备的收存、故障的排查处理、用户意见的收集、会议录制材料的提供等。通过划分三个阶段，并明确各阶段的工作任务，将众多的会议技术保障工作条分缕细地梳理清楚，确保各项工作有序地开展。

2　视频会议管理工作内容概述

　　视频会议管理工作内容还视频会议系统管理、制度流程管理和运维团队管理等，这些工作为视频会议的召开创造了必要的条件和可靠的运行环境。

　　2.1　视频会议系统的管理

　　视频会议系统是视频会议运行的基础，通过管理工作要确保系统的平稳可靠运行。系统管理又分为配置管理、资产管理、运维管理等内容，配置管理是在设立配置数据库的基础上，实现对全系统配置信息的集中统一管理，可有效降低系统配置变更造成的潜在风险。资产管理是要有效地管理视频会议相关的各种设备，由于视频会议的特点，涉及到的设备不仅有视频会议系统设备，还包括会场系统设备。这些设备种类繁多、数量巨大且管理分散，容易出现管理死角，资产管理工作中要特别注意，避免出现此类问题。运维管理的目的是确保系统日常运行维护工作的有效开展，要依靠运维制度和规范，监督运维人员按时完成系统巡检检查以及故障分析排查和报告。

　　2.2　制度流程管理

　　制度流程管理，包括会议申请、会议服务的相关制度流程的管理以及系统、人员等方面的管理制度和操作流程。会议申请和会议服务的制度流程的管理，就是要实现对视频会议申请及服务流程的规范化、制度化，以方便用户的使用。系统、人员等方面的管理制度和操作流程，一旦确立就要严格遵守，切勿使制度流于形式；另外，在制度流程的制订过程中，还要注重广泛听取各方意见，力争使制度和流程科学合理，能够发挥应用的推动作用。制度流程定期还需要进行检查，要根据客观情况以及用户的反馈意见，及时修改和完善。

　　2.3　运维团队管理

　　由于视频会议运维工作的特点，需要建设一支学习型、专业化的运维团队。要通过业务培训和考核，激励运维人员加强学习。要明确运维团队的工作任务，以及运维人员的岗位职责，要求运维人员掌握设备操作规程以及各项制度规范，要注重加强运维人员的思想教育，提高做好视频会议保障工作的意识，并建立健全工作考核机制和制度。

　　3　做好视频会议管理工作的若干重点

　　3.1　保障用户需求

　　视频会议管理属于IT服务工作，而用户需求是IT服务工作的基本依据，要牢固树立用户至上的工作理念，以提高服务水平，满足用户需求为工作的核心目标，在工作中注重及时收集用户意见、定期与用户保持沟通、协助用户组织好视频会议，提高用户满意度。

　　3.2　加强业务学习

　　视频技术是一门跨学科、跨专业的技术，而且视频会议管理也是一项快速发展的专业工作，这些特点都决定了做好视频业务管理工作，要注重学习，不断更新和完善自身的知识结构，掌握前沿技术的应用。

　　3.3　不断坚持创新

　　视频会议技术的发展，利益于多媒体技术和网络技术的快速发展，，其应用领域和模式不断创新，做好视频会议管理工作，也要不断坚持创新的理念，在跟进研究新技术与新应用的同时，紧密结合本单位的实际情况推陈出新，不断提升应用水平、拓展应用场景，使视频技术在信息化建设中发挥更大的作用。