信息时代档案和图书管理互鉴研究(1)

  本文关键词：信息时代档案和图书管理互鉴研究，由笔耕文化传播整理发布。

第 31 卷第 3 期

河南图书馆学刊

2011 年 6 月

信息时代档案和图书管理互鉴研究
马秀峰
（郑州大学图书馆，河南 关键词：档案；图书；管理；互鉴 摘 郑州

*

450000 ）

要：当今社会已进入网络信息飞速发展的时代

，随着数字化技术的运用和经济全球化深入发展，当前档

案和图书分立系统，已很难适应信息社会的要求。怎样充分利用现有的信息资源，完善系统的建设，全面服务 社会的进步，探索档案和图书两者之间的互鉴、合作与协调发展，进一步高效发挥其综合职能，是档案和图书 管理人员应当面对的挑战。针对档案、图书管理互鉴内容进行分析，采取理论联系实践的方法，给出合理化建 议，从而指出两者之间互相借鉴、协调发展和提升服务的管理方法。 中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1003-1588 （2011 ）03-0016-03 过 特 定 物 质 载 体 存 储 、 传 递 信 息 的 ，同 属 于 知 识 信 息系统。知识信息是档案和图书的本质，是二者相互 联系的纽带，也是二者共同的基础和出发点。 1.2.2 载体材料相同 人 类 从 远 古 的 石 器 、 甲 骨 以 及 后 来 的 竹 器 、纸 张，再到现在的磁带、缩微胶片以及磁盘、光盘等等， 无论在任何阶段，档案和图书的载体都是相同的。 1.2.3 基本职能相同 对知识信息的输入、存储和输出都是档案馆和图 书馆具有的共同职能，不同的只是输入 、存储和输出 的品种、数量以及质量不同，输出时的服务人群不太 相同而已。 1.2.4 工作程序相同 档案和图书部门都是要经过收集、加工、整理相关 的文献，进行一系列开发传递，向社会提供相关信息服 务。在信息的输入、加工、存储和输出方面，都是要经过 分类、标引、编目、组织目录、检索、借阅这几个环节。 1.2.5 现代化手段相同 一是采用现代的计算机技术， 使二者工作自动 化，包括了收集、编目、检索、流通等；二 是 采 用 光 学 技术， 使二者存储和传递缩微化； 三是采用声像技 术，使二者视听化；四是采用 现 代 通 信 技 术 ，使 二 者 传递网络化。

1 1.1

档案和图书管理互鉴的依据 档案和图书管理互鉴的含义 档案是一切政治、经济、生产管理、文化、科教等

社会实践活动中，直接产生的 文 字 、图 表 、声 像 等 各 种形态和载体的原始记录性的文献信息，它是以保存、 备查考为目的，是生产、工作、学习、研究的第一手参 考资料，往往只有一份。 图书则指的是以文字、图像 、公 式 、声 频 、视 频 、 代码等手段将信息、知识，记录或描述在一定的物质 载体上，并能起到存贮和传播 信 息 、知 识 的 作 用 。它 是将原始记录的档案经过整理、选择、编排而成的，以 传授知识，供人们阅读为目的，给人类社会的生产与活 动提供知识、信息，是人类社会不可缺少的一部分。 档案和图书同属文献信息的范畴, 共同构成了社 会信息资源的服务体系。随着信息时代的发展，读者需 求日趋广泛,专业需求的特色性和层次性不断提升 ,需 要更大范围的共建和共享服务。面对繁杂、浩瀚的文献 信息资料,任何一个档案和图书部门都不可能独自收集， 并加以整理、加工、保存和利用。只有档案和图书协调 与合作，才能最终实现协同发展和共同进步，方能适应 社会需求，为用户提供全面的、个性化的信息服。因此， 如何充分利用现有的信息资源，完善系统建设，达到全 面服务社会并高效发挥其综合职能的目的，，已经成为 一项理论界和实务界必须面对的课题。 1.2 档案和图书管理互鉴的基础 1.2.1 工作内容相同 知识信息是档案和图书的共同研究内容，都是通

2 2.1

档案和图书管理互鉴的意义

各自发展的需要 档案与图书管理互鉴，是档案和图书工作为适应 改革开放、创造效益、求得生 存 的 需 要 。档 案 和 图 书

收稿日期：2011-04-06 作者简介：马秀峰（1970 —）,郑州大学图书馆副馆长，馆员，工程硕士。

* 本文为 2010 年河南省档案局项目《档案、图书、情报管理互鉴研究》（课题编号：2010-R-05）阶段性研究成果。 16

马秀峰：信息时代档案和图书管理互鉴研究 在各自的管理过程中，相互吸收借鉴对方管理中的先 进经验，探索出一些符合自身发展的新路子，这样可 以减少摸索前进的环节 , 提高在管理中的效率，使图 书和档案工作发挥出更大的潜能，这不仅仅是改革开 放的需要，也是图书和档案事业自身发展的需要。 2.2 社会的迫切需求 在这个信息时代 , 社会对信息资源的需求在方式 和内容上发生了根本性变化 , 对单一的馆藏信息服务 方式人们已经不再满足，而在无时间、空间、地域、借 阅限制一系列的多元化个性信息服务，需要提供新颖 全面的内容、类型完整、形式多样和来源广泛的信息， 需要从更广阔的空间和更短的时间获得更多有价值 的信息。对社会的这种全方位和综合化的信息需求， 已经不是一个图 书 馆 和 一 个 档 案 馆 所 能 满 足 的 ，所 以现在档案馆和图书馆之间唯有进行良性互鉴和取 长补短，才能够实现信息资源共建共享。 年国家教育委员会修订更名为《普通高等学校图书馆 规程》)；1982 年文化部颁布的《省 ( 自治区、市 ) 图书馆 工作条例》；1987 年中国科学院颁布的 《中国科学院 图书情报工作 暂 行 条 例 》。以 上 这 些 法 律 法 规 ，在 特 定的历史时期起到了保证、监督、规范图书馆事业发 展、调整图书 馆 的 社 会 关 系 以 及 人 际 关 系 等 方 面 的 作用，但是随 着 近 年 来 社 会 和 图 书 馆 事 业 自 身 的 新 发展，这些法 规 已 渐 渐 不 能 满 足 新 形 势 下 图 书 馆 事 业发展的要求。 档 案 管 理 的 立 法 在 当 前 的 状 态 下 基 本 完 善 ，图 书管理在立法方面相对滞后， 唯有通过法律的一些 手段才能调整好国家、图 书 馆 、社 会 之 间 ，以 及 图 书 馆与图书馆之间、图书馆内部的各种关系，因此首先 要尽快制定出 我 国 的 《图 书 馆 法 》，为 图 书 馆 事 业 的 发展以及文献资源建设提供好法律保障。 3.2 馆舍馆库建设方面互鉴内容及建议 近些年来，公共及高校馆在图书馆的馆舍建设力 度都比较大。特别是高校图书馆，基本每所大学都建 有专门的图书馆大楼，由于各高校都已经意识到了图 书馆对于大学的重要性，认识到了图书馆对教学科研 的巨大推动作用，目前多数高校的图书馆大楼均在上 世纪末和本世纪初陆续翻新改建。另外一方面，高校 新建校区位置都普遍偏僻，附近生活娱乐设施较少，图 书馆也就成了大学生们课外学习和休闲的主要场所。 档案馆这方面与图书馆有所不同。 档案的馆库 建设主要还存在以下问题：首先，馆舍馆库的建设发 展不平衡，各地区或高校因各自的社会、经济、规模、 人力等等方面不平衡的发展，造成档案馆舍馆库建设 的速度与规模差距明显；其次，部分馆库的面积偏小， 选址不当和结构的不合理 ，年 久 失 修 等 问 题 ；第 三 、 馆库设施设备较为简陋；第四、档案馆馆库建筑布局 不尽合理，功能比较单一，不能满足现代档案馆的“四 位一体”功能要求，离现代档案事业的发展需要还存 在着较大的差距。 进入二十一世纪，档案馆具有的本质属性和一般 属性已发生了明显变化。档案馆除拥有保管档案和储 存传播文化遗产的功能之外， 还具有了提供社会 教 育、休闲消遣以及公关协调等等社会功能。在新馆库 的建设方面应该适应新形 势 ，开 拓 视 野 ，面 向 社 会 ， 要在功能上超前拓展，要在内部设计上真正地满足人 民群众工作、生活以及文化休闲的需要。

2.3

为科研提供强有力的支撑 从信息管理事业的发展来看，图书和档案的管理 方法可以进行相互借鉴,从信息服务的功能上看 ,它们 又是相互补充的。图书馆的工作是为科研人员提供科 学技术方面的知识 , 档案的工作主要是成果管理的服 务 , 既具有征集和存贮研究 成 果 之 功 能 , 又 具 有 利 用 之功能。图书和档案各具独特性 , 它们二者不能互相 代替，但却是相辅相承的。这么一种相辅相承 , 只有在 综合体制中才能完全表现出来。档案和图书实现良性 互鉴之后，我们查找信息才会越发便捷。科研人员在接 受有关研究课题后,首先是查阅图书资料 ,然后再查考 有关档案资料 , 图书和档案互鉴后体现出的科学性和 实效性，为科研人员的研究工作提供了强有力的支撑。 档案和图书管理互鉴的内容及建议

3 3.1

在行业立法方面互鉴内容及建议 无规矩不成方圆，所以，档案和图书管理互鉴的 第一步就是要明确二者的法律法规。档案管理法律法 规有《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档 案法实施办法》、《档案行政处罚程序暂行规定》、《高 等学校档案管理办法》等等一系列全国性法律法规， 各省、市还都制定出了各自的档案工作法规和制度。 这些法律法规对收集管理和利用档案， 维护历史真 实的面貌，保护人类历史和文化遗产，推动档案事业 发展，发挥出了不可估量的巨大作用。 图书馆界立法方面还显得较为薄弱，新中国成立 后，相关部门多次颁布了有关图书馆事业的行政法规， 这其中主要有：1955 年文化部颁布的《关于加强与改 进公共图书馆工作指示》；1955 年文化部颁布的中华 全国总工会《关于工会图书馆工作的规程》；1957 年国 务院颁布的《全国图书协调方案》；1981 年教育部颁布 的《中华人民共和国高等学校图书馆工作条例》(1987

3.3

馆藏分类互鉴及建议 档案分类，是根据档案的内容和形式的异同，采 用一定的分类标准，遵循一定的分类原则和方法，对 档案采取类的划分。档案分类的目的和任务是对机关 印发文件进行立卷归档 , 并为档案馆（室）的案卷排放 做的基础工作。档案分类包括实体分类、信息分类两 种方式。 这两种分类方法无论是工作对象还是目的

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马秀峰：信息时代档案和图书管理互鉴研究 上都是相同的。 图 书 分 类 是 依 照 图 书 的 学 科 属 性 和 内 容 等 ，在 一定哲学思想指导下，运用知识分类的相关原理，采 用逻辑的方法，把图书进行类的划分。图书分类的目 的、任务都是揭示图书内容的学科属性以及其它属性， 让藏书组织成一个有机的体系。图书还具有很多的属 性 , 图书内容的学科性质就是其中最为主要的 、具有 决定性的、又常常被其它属性所依附的属性 , 这些就 决定了多数情况下要把图书内容的学科属性特征作 为图书分类的主要标准， 图书的其它属性特征可作 为图书分类的辅助标准。 经过对比，我们可以发现，图书分类方法不仅可 以用于排架，还可以用于检索。既能满足图书馆内部 管理之需要，还可以满足广大读者在检索方面快捷方 便的需要。可以实现管理和利用方法的有效统一。而 档案的实体分类则是用于排架，信息分类则是用于检 索。两种分类的方法 只 有 相 互 结 合 ，相 互 补 充 ，才 能 为发挥出档案的服务功能提供良好条件。 3.4 信息资源建设方面互鉴及建议 3.4.1 图书馆信息资源建设状况 图书馆的信息资源涵盖了传统的纸质资源及电 子资源两个部分。目前各类型图书馆的藏书建设情况 中印刷型的纸质文献仍然占据着主导的地位。图书馆 的电子资源建设有购买和自建这两种途径，以购买为 主，自建为辅，自建的方式主要是对现有的印刷型纸 质馆藏，通过特定手段使之数字化。 图书馆的信息资源建设的目的在于怎么合理配 置和有效利用现有资源 , 从而最大限度地发挥出图书 馆的效能 , 以满足广大读者日益增长的对文献信息保 障的需求。尤其是在电子文献信息这个方面，只依靠 图书馆个体是难以全部加以购买的，这里就要求各图 书馆之间讲究分工合作，通过一定的行政组织或者行 业协会进行联合采购，通过合理布局，来实现资源的 共享，这种方法已经取得了很好的效果，不仅仅给图 书馆节省了巨额经费，还使各图书馆的读者都能够利 用到海量的数据库资源。 3.4.2 档案馆信息资源建设状况 档 案 资 源 建 设 是 各 个 档 案 部 门 的 立 身 之 本 ，是 各档案部门面向社会服务的能量之源，也是实现档案 事业可持续发展的非常重要的基础性工作。拥有结构 合理、内容丰富的档案资源不仅是档案工作的基本前 提，还是实现档案工作“服务功能”的最根本保证。目 前在档案资源建设上情况却不尽如人意，问题体现在： ① 馆藏的档案资源不完整；② 馆藏结构较单一；③ 数 量不够充分和“胀库 ”现 象 均 同 时 存 在 ； ④ 内 容 不 够 丰富； ⑤ 特色不够明 显 ； ⑥ 档 案 编 研 工 作 滞 后 ，档 案 编研产品的发展无法满足社会公众的需求；⑦馆藏资 源的电子化程度还比较低等。 3.4.3 档案、图书信息资源建设的建议 根据图书馆的现状，我们认为，必须改变当前以 收藏文献品种数量作为评估图书馆的规模、等级以及 服务能力的思想观念；国家应该加强信息资源上的宏 观调控，建立一个与目前经济相适应的管理机制；加 快现代化进程，建立全国性图书馆计算机网络。档案 资源建设还应该借鉴一些图书馆资源建设方面的成 功经验，例如向上级的有关部门申请增加经费；有意 识地广泛宣传、积极公关，使相关部门在档案法律意 识和移交积极性上有所提高； 激发档案工作人员的工 作主动性和积极性；继续加强馆际间交流与合作；大 力组织人力、物力、财力对本馆纸质档案进行数字化 建设； 还要以法律法规的形式赋予各级国家综合档 案馆在档案资源建设中拥有更多收集档案的权力。 参考文献： ［1］ 刘爱玲.横向联合—— —档案和图书及情报一体化 建设［J］. 科技情报开发与经济 ,2009,(12). ［2］ 屈延玲 , 范蓉 . 略论档案分类与图书分类的异同 ── 兼论《中国档案分类法》与《中国图书分类 法》的区别与联系［J ］. 西藏民族学院学报 ( 社会 科学版 ),1999(11). ［3］ 李彦芬 . 档案、图书 , 情报的“异”与“同”［J］. 广西 师范大学学报 ,1997(12). ［4］ 高燕 , 任 宁 . 浅 议 图 书 情 报 档 案 一 体 化 ［J ］. 许 昌 师专学报 ,2000(12). ［5］ 徐丽 . 浅议图书、情报、档案一体化［J］. 武汉交通 职业学院学报 ,2004(06). ［6］ 段伟 . 试论图书馆与档案馆的协作共建［J］. 情报 探索 ,2007(07). ［7］ 张莲芬 . 图书、情报、档案“一体化”建设的现代 诠释［J］. 兰台世界 ,2006(01). ［8］ 颜景红.林业科研单位图书情报档案一体化管理 ［9 ］ ［10 ］ ［11 ］ ［12 ］ ［13 ］ 的探讨［J ］.防护林科技 ,2010(11). 李 建 军 . 论 档 案 、图 书 、情 报 一 体 化 ［J］. 档 案 管 理,1999(12). 黄宗忠 . 试论图书·情报·档案一体化［J ］. 档案工 作,1987(01). 黄宗忠.试论图书情报档案一体化的发展趋势［J］. 武汉大学学报 ( 社会科学版 ),1986(06). 贾进丽 , 元金华 , 王敏杰 . 应实行图书、档案、情报 一体化管理［J］.黑龙江档案 ,2003(04). 罗贤栋 , 谢梅花 . 以科学发展观统领图书档案服 务工作［J ］.江西图书馆学刊 ,2005(03). （编校：严 真）

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