【RFID档案管理系统，档案自动化管理解决方案。】

  本文关键词：档案管理自动化　　

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案例背景：

人们总是希望在需要一份资料的时候，能快速的查找到它，但在档案管理馆、企事业单位档案管理处，经常可以看到管理人员为找到需要的资料焦急而忙碌。长久以来这个问题一直使档案资料管理人员费劲了脑筋。目前国内档案馆主要运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中，起着重要作用的是档号和条形码。传统的档案管理方式存在档案数量冗余、查询、盘点困难、处理时间长等低效率现象，而信息技术手段的应用则是解决问题的关键。RFID技术的引入将彻底改变人们对档案管理活动的认识。

通过对当前档案管理中存在的问题进行分析，为嘉定法院档案室设计出一套基于RFID技术的档案管理自动化系统，并就该系统的功能模块架构与管理业务流程进行阐述，以期在档案自动化、智能化管理方面做出有改善。

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案列介绍：

对馆内工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡，作为出入档案室的唯一身份标识，防止外来人员非法进入馆内。对档案的类别、信息及年份等相关信息进行新建档案和编目，并生成RFID标签(UT201），同时数据会被传送到数据中心的数据库里，以备系统其他模块调用和查询。

通过RFID馆员工作站来实现档案借、还过程的自动登记。在馆员工作站上的管理系统（B/S）中申请借阅，系统打印借阅档案表，进入库房拿档案，之后在平台上登记。如果是正确的档案，系统检测自动出库，如果是非法档案，非法出库检测RFID通道门会自动报警，检测到档案标签会传输到后台系统。

在库房档案盘点时，档案管理信息系统的查询子系统会发出盘点指令，M10 RFID手持机扫描档案标签，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。如对于不能匹配的信息，由管理人员进行现场核对，使用手持机修改系统信息或现场信息，从而完成档案盘点。盘点过程不需要打开档案袋即可完成对整盒档案的盘点。这样就可以解决档案管理方式中存在档案数量冗余、查询、盘点困难、处理时间长等低效率现象。

用户收益：

1、非接触式数据采集。

2、快速扫描，且一次性数据处理量大。

3、标签信息容量大，使用寿命长，可重复使用,3D设计。

4、安全性高。

5、抗污染性能强和耐久性，传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。

6、体积小型化、形状多样化，RFID在读取上并不受尺寸大小与形状限制，不需为了读取精确度而配合纸张的固定尺寸和印刷品质。

7、可重复使用，现今的条形码印刷上去之后就无法更改，，RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。

8、穿透性和无屏障阅读，在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。

9、标签具有EAS防盗功能，配合门型通道天线，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能。


主要产品：

超高频RFID标签（UT201）

RFID打印机及打印软件 （Intermec PD43）

RFID馆员工作站（D2181CP）

M10 U8超高频手持终端

G12超高频门型通道