管理文秘期末考试

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管理文秘

一、秘书的涵义

服务对象：领导 根本职能：辅助管理 基本方式：处理信息和事务

秘书的涵义：直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。秘书是一项职业名称。 二、秘书工作的特点：

三、写出代接电话的转告程序 l真不凑巧，××不在办公室； 2估计×点钟回来； 3请问有什么事吗？ ?由这边去电话； ?回来后，请来电话； ?代对方向××转； 4复述相关事情

5××回来后，立刻转告； 6再见！谢谢！ 7轻轻挂断电话

四、当领导开会时，处理电话可采取的方式:

先问清楚对方的单位,姓名,身份等,然后根据具体情况再作进一步的处理。

“×经理正在开会(或会客),预计四点钟结束,请您到时再打电话来,好吗 ” “到时我们在给您去电话,好吗”（不紧急） ? 转告对方会议预定在几点结束。 ? 询问是否由自己这方重打。

? 遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示

例如：如果你的上司正在召开重要会议，而对方又是因为紧急事情致电你的上司，这时，你应该怎样处理？ 答：为了不中断会议，打扰上司，可采用递纸条的方式，纸条上写上：××特急电话找您，是关于××××事，接电话请画圈（），不接电话，请打钩（）。 上司不便接电话

? u照实说（怠慢）——“善意的谎言”

“×经理现在不在这儿,方便让我转告他吗”

? 对方确有急事或是非常重要的客人,非马上找到上司本人不可——有弹性的话

“请您稍等一下,我马上去找找看”（把对方的单位,姓名,身份,事由等写在便条上,通过便条向上司请示处理办法）

? 上司不接电话（有回复的意向）——恳切

“实在对不起,让您久等了,这会儿找不到

××经理。见到他以后,我请他马上给您复电话好吗”

五、办公室环境布置

是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体水

平的窗口，办公室环境的布置应当和单位的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。

? 窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何流苏。

? 物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，要保证电话机的洁净。办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机构示意图等和工作有关的东西。 办公室氛围的营造

指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和在工作中体现的风格作风，是最能表现办公室管理水平的。 ?参考答案：

（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边; （2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;

（3）各种笔 、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;

（4）公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;

（5）墨水放置在储物架底层，复印纸下面几层。

六、握手礼仪

1、上下级之间：上级伸手后，下级才能伸手相握 长辈与晚辈之间：长辈伸出手后，晚辈才能伸手相握 男女之间：女士伸出手后，男士才能伸手相握

2、人们应该站着握手，不然两个人都坐着。如果你坐着， 有人走来和你握手，你必须站起来。

3、握手的时间通常是3-5秒钟。匆匆握一下就松手，是在敷衍；长久地握着不放，又未免让人尴尬。 4、别人伸手同你握手，你不伸手是不友好的 5、握手时应该伸出右手，，决不能伸出左手。 6、握手时不可以把一只手放在口袋。

错误的握手方式：交叉握手、压迫握手、越人握手、旁顾他人、手上有水或者汗、 握手 时太过用力 “五到”身到、笑到、手到、眼到、问候到。 七、介绍礼仪 尊者优先

? 尊者有优先知情权

先将职位低者介绍给职位高者 先将男士介绍给女士 先将年轻人介绍给年长者 先将同事介绍给客户

先将非官方人事给官方人士 先将本国人给外国人 八、名片禁忌

① 切忌手指夹名片或以左手递名片； ② 切忌随意放置或玩弄他人的名片；

③ 接受名片后应回赠名片，若不能回赠应表示歉意并说明原因

? 递名片时要站姿并以双手或右手胸部的高度递出名片应注意将名片的正面朝上，文字顺对对方递出。 ? 交换名片时应注意微笑、目视对方；

? 接过对方名片时应将名片内容仔细默读一遍； ? 将对方的名片放入名片夹或上衣口袋内

谈话时切忌玩弄对方名片或在名片上作备忘。可以将对方名片放于桌面以便随时对应 九、上司出差前准备工作 1、确定出差目的和日期； 2、确认总经理出差陪同人

3、与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接

待人员等信息。）

4、确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）； 5、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等） 6、根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。

7、拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。 8、借支，了解外汇，办理兑换外币 9、收集背景资料 十、会议的涵义

? 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有 划的商议活动。

? 形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和

参加人员。

十一、会议筹备阶段的会务操作

（一）拟定会议计划

① 确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 ② 成立会务工作机构 ③ 制订会议预算

④ 拟定会议议程、日程、程序 ⑤ 制发会议通知

1.会议通知的种类与方式

（1）按通知的形式可分为口头通知和书面通知 （2）按通知的性质可分成预备性通知和正式通知

（3）按通知的名称分为会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等

（二）准备会议材料与物品 ① 需要准备的内容

1．需准备的会议文件资料

2．需准备的会议物品与设备 ② 准备领导发言稿

③ 起草会议报告、决议草案 ④ 准备会议文件的要求 （三）制发会议证件 （四）会场布置

1．会场布置根据参会人员座次安排，整体上可分为：相对式、全围式、半围式、分散式四种。 2．会场形式的布置 ：相对式 全围式 半围式 分散式 3.会场座位安排 ：横排法 竖排法 左右排列法

4.环境布置 十二、公务文书

公务文书：又叫公务文件，简称公文。是党政机关、企事业单位、人民团体在公务活动中为行使职权、实施管理所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。广义：泛指常用的应用文 狭义：党14国务院13

十三、法定公文的种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

上行文：请示、报告 平行文：函、议案 下行文：通知、通报、决定、批复、意见、命令、公告、通告。 公文的特点：鲜明的政策性、法定的权威性、体式的规范性、语言的平实性、限定的时效性。 公文的划分

1、按内容和适用范围来分：知照性公文，报请性公文，指挥性公文，协商记录性公文。 2、按行文方向来划分：上行文、下行文和平行文。 意见与会议纪要可上行、下行、平行。 3、按缓急程度来划分：特急、急件、一般文件三类。 4、按保密级别来划分：三个等级：绝密、机密和秘密。

十四、公文的格式和内容

眉首：份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等项。

? 份数序号：“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号，不少于2位数，如“01” 一般为红色

? 秘密等级和保密期限：“绝密”、“机密”、“秘密” “秘 密” “秘密★六个月” 下行文和平行文位于版心右上角第一行顶格。上行文位于发文机关标识的右上方顶格。

? 紧急程度： “特急”、“急件” 如需标秘密等级，则在秘密等级之下，两字之间空1字在实际行文

过程中，有将紧急程度标注于标题公文种类之前的情况。

? 发文机关标识：发文机关全称或规范化简称+ “文件”如：国务院文件（一般小于此字体大小）

1、行政机关联合行文，主办机关排列在前；党、政、军、群的顺序排列。“文件”右侧居中。 2、若联合行文机关过多，则必须保证公文首页显示正文。红色标识 3、发文机关全称或规范化的简称单独构成（仅适用于函）

? 发文字号：发文机关代字（无字）+年份（六角）+序号（实位，无第） 如：京政发〔2007〕５号 联合行文，一般主办机关的发文字号或排列在前的，但只能标注一个机关的发文字号。 ? 签发人：上行文才有，发文字号左空一字，签发人右空一字。

多个签发人，按发文机关顺序依次顺排，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行

主体：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识（印章）、附注 ? 标题：发文机关+事由+文种 法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号 ? 主送机关：

同类机关间用顿号，不同类机关间用逗号结尾用冒号。如：各省、自治区、直辖市教育厅，新疆生产建设兵团教委，部属各高等学校：普发性公文、法规性公文、会议通过的公文等，不标主送机关左侧顶格，回行顶格。

? 正文：开头＋事项＋结语

? 附件 ：附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。（左上第一行标“附件”或“序号”） ? 附件说明：正文与成文日期之间；两个以上附件标阿拉伯序号；公布令、转发通知，不标注附件说明。 ? 发文机关署名：联合行文，三个以上机关，要署发文机关名称（横排）。位置视印章而定。 ? 成文日期：负责人或最后签发机关负责人签发的日期为准，如：二〇一四年十一月十二日

上下位置依成文日期而定，单一发文，成文日期右空4字；联合行文，两个机关，成文日期拉开，左右各空7字；三个以上机关，成文日期右空2字； 法规性公文、会议通过的公文等，居中标注于标题之下。 ? 印章：公文除“会议纪要”和电报形式发出的文件以外，应当加盖印章。（下无文字，下套；否，中套）

三个以上机关，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文日期和正文之间，每排最多3个印章。务使印章与正文同处一面。

? 附注：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话

版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等项

? 主题词：词目之间空1字，不加标点符号。令、议案和会议纪要，不标注主题词。（居左顶格） 如： 国务院关于加强水土保持工作的通知 农业 水土保持 通知

? 抄送机关：回行时与冒号后的抄送机关对齐；同类顿号，不同类逗号，在最后一个抄送机关后标句号。 抄送规则：1、向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关

2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

3、公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送。

4、下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是，凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。

? 印发机关和印发日期：印发日期以公文付印的日期（用阿拉伯数码标识）为准，如：“×××办公厅”

“×年×月×日印发” 印发机关左空1字，印发日期右空1字 ? 印发份数：“共印×份”

十五、公文的拟写步骤 一、明确发文主旨

1、文件的中心内容是什么？

2、根据文件内容，准备采用什么文种？ 3、明确文件发送范围和阅读对象。 4、明确发文的具体要求。

二、收集有关材料，进行调查研究 三、拟出提纲，安排结构

四、落笔起草，拟写正文1、要观点鲜明、用材得当 2、要文句简练、交代清楚 五、反复检查，认真修改 1、关于主题的修改 2、关于观点的修改 3、 关于材料的修改 4、 关于结构的修改 5、关于语言的修改

十六、公告与通告的异同

通告和公告都属于周知性的文体，也就是说，内容都具有知照性，发布范围都是面向全社会的。但在相同之中也存在一些区别，可大致概括为以下三个方面： 1、制发机关级别不同

公告一般高于通告。公告庄重、严肃、宣布事项重大，一般由级别较高的领导机关或授权的专门职能机关发布，如中华人民共和国全国人民代表大会、国务院等；通告宣布事项可大可小，一般机关均能发布，如某个行政机关、某个职能部门、某条道路的施工单位等。 2、公布事项的性质和范围不同

通告发布以后具有执行性，同时也具有告知性；而公告主要是告知性。而就告知性而言，公告范围大于通告。“公告”面向“国内外”，通告范围较公告范围小，“在一定范围内”使用。

3、写法不同

公告一般是开门见山，直叙其事，也不用说明和议论，内容单一。而通告，篇幅相对较长，内容相对复杂，既要在开头写出发布通告的原因、目的、意义，又要在正文部分写出缘由、事项和结尾。 十七、会议纪要和会议记录的比较