丁海斌：辽大版《档案学概论》：第一节档案定义

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发生型档案定义：
1922年希拉里·詹金逊在他所著的《档案管理手册》一书中关于档案定义的论述为：档案是“某一管理或行政事务(无论公开的还是不公开的)进行过程中所拟就或者所使用，构成该一事务过程组成部分，事后为该一事务之负责人或其合法继承者自行保管，以备不时查考的各种文件”。
1938年中国何鲁成在他的著作《档案管理与整理》中，认为“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”。
德国档案学者阿道夫·布伦内克在1953年出版的文集《档案学：欧洲档案工作的理论与历史》中这样论述档案的定义：“档案是某一自然人或法人在其法律性或事务性活动中产生的，并作为以往活动的查考资料和证据存放在特定场所以备永久保存的文件和文献的总和。”
1956年T·R·谢伦伯格（美国）在《现代档案——原则与技术》一书中给档案下的定义：“档案是经过鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者已选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。”
1970年出版的由法国档案管理局和法国档案工作者协会合作编著的《档案学手册——法国公共档案理论与实践》一书中，对档案定义作了这样的表述：“档案是任何一个行政机关、任何自然人或法人，在其活动过程中形成的、必然联系在一起的、任何性质的、有永久保存价值的文件。”1979年颁布的《法兰西共和国档案法》对这个定义进行了修改，修改后的档案定义为：“档案是文件的组合，不论这些文件是什么日期、形式和载体材料，是任何自然人或法人，任何官方的或私人的部门或机构在自身活动中产生或收到的。”
1977年国际档案理事会组建了档案术语词典编辑工作组，研究档案学中的一些基本概念的定义问题，1984年，《档案术语词典》出版，档案定义是这样表述的：“档案是由形成者或其职能的继承者为自己利用、或由适当的档案馆因其档案价值，而保存的经过挑选或未经挑选的非现行文件。”
2.抽象型定义
所谓抽象概念型定义，就是运用哲学抽象的方法得出的档案定义。抽象，就是从众多的事物中抽取出共同的、本质性的特征，而舍弃其非本质的特征。共同特征是指那些能把一类事物与他类事物区分开来的特征，这些具有区分作用的特征又称本质特征。因此，抽取事物的共同特征就是抽取事物的本质特征，舍弃非本质的特征。
抽象的概念是由具体概念依其“共性”而产生的，把具体概念的诸多个性排出、集中描述其共性，就会产生一个抽象性的概念。
档案的抽象概括型定义是应用抽象概念型下定义的方法揭示档案的本质。这类定义的出现标志着档案学界对档案定义的研究从现象深入到了本质层面，这个跨越是基于档案事业的发展和学界对档案的本质认识的深化。它具有必然性地出现在发生型定义之后，但很快成为目前档案学界主流的定义类型。这类定义的主要特点是以抽象概括性事物——“信息”、“记录”、“历史记录”、“原始记录”、“书面符号记录”等作为属概念。在这里，我们简要介绍几种典型的抽象型档案定义：
1986年由陈兆yf、和宝荣主编的《档案管理学基础》中把档案的定义表述为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。”这一定义提出了“历史记录”这一档案的本质属性，属于抽象概括型的档案定义，但它的表述与发生型定义颇为相似，可见在当时发生型定义还是具有一定影响的，档案界正处于由发生型定义到抽象概括型定义的过渡时期。到1996年，《档案管理学基础》中的档案定义修改为：“档案是机关、组织和个人在社会生活中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”2005年由陈兆yf、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》中档案的定义又修改为：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”
1988年吴宝康、丁永奎主编的《档案学概论》给档案下的定义为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的、保存备查的文字、图表、声音及其各种形式的原始记录。”
1996年修订的《中华人民共和国档案法》第二条认为档案是指“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
2006年冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》中的档案定义：“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。”并简要概括为“档案是清晰、确定的原始记录性信息。”
（三）两种定义的简单比较
上述两种定义方法的差别是明显的。具体有以下几点：
第一， 抽象型定义的外延大，内涵小；发生型定义的外延小，内涵大。
第二， 抽象型定义具有较强的理论性，有利于对档案本质的揭示与理解；发生型定义具有较强的实践性，有利于我们在实践中识别档案。
第三， 抽象型定义所使用的语言较为抽象，不易理解；发生型定义所使用的语言较为具体、直观，易于理解。
第四， 从认识层次而言，抽象思维是人类思维达到高级阶段产生的一种能力，因此，抽象型定义的产生要晚于发生型定义的产生。
当然，在我们所看到的部分档案定义中，以上两种类型档案定义特点并不十分清晰，特别是种差的描述区别并不明显。那么，如何区别它们呢？我们主要以属概念的属性作为判断标准：属概念为抽象概括性事物的，如“信息”、“原始记录”等，我们称之为抽象型定义；属概念为具体事物的，如“文件”、“文书”等，我们称之为发生型定义。
二、本书的档案定义及其理解
定义是人们对一定认识对象的认识成果和总结。随着人们对事物认识不断深化，反映这一事物的概念就需要相应的修改，甚至全部推翻，而形成新的定义。同样，随着人们对档案这一事物认识的不断深化，，中外档案学界给它下的定义也在不断地推陈出新。
（一）档案的定义与定义规则和方法
1.定义的表述
本书所采用的定义，是笔者近年新提出来的概念。其表述为：档案是人们有意识保存起来的人类活动的原始性书面符号记录。
在这个定义中，“原始性书面符号记录”是属概念；“人们有意识保存起来的”是种差；“人类活动”是事物存在的范畴。
2.下定义的规则
定义规则（rule of definition) 是给概念做出正确定义所必须遁守的规则。一般性的规则有四条：
1.定义项的外延与被定义项的外延必须是全同关系。违反这条规则,定义项的外延大于被定义项的外延,即属概念过大，就会犯“定义过宽”的错误；定义项的外延小于被定义项的外延，即属概念过小，就会犯“定义过窄”的错误。
2.定义项中不能直接或间接地包括被定义项。违反这条规则就会犯“循环定义”的逻辑错误。在定义项中直接地包含了被定义项的，又称“同语反复”的错误。
3.定义一般只能用肯定的语句形式。如果使用否定的方式，就不能揭示概念的内涵，达不到下定义的目的。
4.定义项中不能包括含混的概念和语词，否则，就不可能对概念作出科学的定义。
3.下定义的方法
形式逻辑学用“属加种差”的方法给认识对象下定义。方法的第一步是找出被定义概念的邻近属概念，第二步是找出种差，第三步是用定义联项衔接起来。用公式表示为：
被定义项=邻近属概念+种差
关于给一个事物下定义，亚里士多德说，每一个准确的定义都有两个部分，都坚实地靠两条腿站立：首先，将特定的事物与具有同样特征的事物归为一个类别——比如，人首先是动物；其次，指出特定事物与所有其他同类事物之间的差异之所在——比如，人是理性的动物。亚里士多德将一个事物投进它同类的大海中，然后再把它捞出来，这时它周身浸透了同类事物的意义，同时它的独特个性和与众不同也在其同类的衬托下逐渐地显示出来，非常相似，又极为不同。
由于物的属性有许多方面，种差可以从不同方面来寻找，由此可以把下定义的方法分为：抽象概括型、发生型、关系型、功用型等。
抽象概括型定义的种差是直接揭示被定义概念所反映的对象的本质。
发生型定义是定义者受知识水平的限制，用被定义概念所反映的事物发生或形成过程中的情况作为种差的定义，这种定义也可以称为直观描述型定义，它可以应用于实践操作。但人们探讨定义方法时，一般是以抽象概括型定义为对象。本书也是以后者作为研讨的对象。
关系型定义和功用型定义在上述定义类型中已经做了详细的解释，这里不再冗述，这两种方法不是普遍适用的下定义的方法，只有当遇到被定义概念所反映的事物的突出特点表现为一种关系或一种功用时才能适用。
（二）档案的属概念
所谓定义（definition），是认识主体使用判断或命题的语言逻辑形式，确定一个认识对象或事物在有关事物的综合分类系统中的位置和界限，使这个认识对象或事物从有关事物的综合分类系统中彰显出来。那么，我们要在什么综合分类系统中去确认档案的位置和界限呢？即：什么是档案定义中的属概念呢？这个属概念是从哪个综合分类系统中提取出来的呢？
信息、能源、物质构成当今人类社会的三大资源。档案是一种资源，具体地说档案是一种信息资源。从管理学角度上，我们也把档案管理作为一种信息资源管理。因此，在确定档案定义的属概念时，我们要从信息这个大的综合分类系统中提取档案的属概念。即：在信息分类系统中，档案定义的属概念就是档案在信息划分体系中的直接上位类。
信息的划分体系可以用树状图表示为：图1-1：信息划分图
由上述信息划分的分析可以得出，档案的直接上位类、邻近属概念是：原始性符号记录。即沿循以下分类层级：信息→有记录信息→符号记录→原始记录，其最后一个层级的完整意义是：一种原始的以符号表达的记录信息，简言之：原始性符号记录。
（三）档案的种差
在信息的划分体系中，和档案并列的种概念是：文件。档案与这一并列的种概念本质差别是：“人们有意识保存起来的”，即有保存价值的文件在办理完毕后被归档保存为档案。
文件与档案是由同一实体（本源）处于不同阶段而形成的两个事物，两者具有源于原始符号记录的前后相因、演化嬗变、各司其职的特点。文件在前，档案在后，档案是文件的续生事物。前者是在原始符号记录（实体）的基础上由文书工作者创造的事物；后者是在文件的基础上由档案工作者创造的事物。作为来源于同一实体的两个事物，其本质区别在于各自针对的实践范畴的不同——执行阶段的文件与保存备查阶段的档案。列宁在谈到事物和人的关系时指出：应当把人的全部实践包括到事物完整的定义中去。因此，在定义中应把档案和与它最直接相关事物（文件）的种差表达出来，即“人们有意识保存起来的”。在这个种差中，“备查”的字样没有出现，是因为它是“保存”活动中本身是应有之义；而且，作为一种实践活动，它发生在保存之后。
（四）档案存在的范畴
档案是人类活动的产物。到目前为止，其形成、保管与利用也在人类社会的范畴内进行。“人类活动”既包括社会活动，也包括个人活动。在定义中强调“人类活动”可以更加明确档案的形成、保管与利用的范畴。当然，定义中不提及“人类活动”也是有一定道理的，原因在于：“符号”本身就是一种关于对象的人工指称物，它是表示事物特征以及事物相互关系的抽象标志或标记。“符号记录”原本就是人类活动的产物，属于人类社会信息。也就是说，在定义中虽然不直接标示档案的存在范畴，但档案定义的内涵中亦具有相关的含义。
由上，档案的定义可以简洁地表述为：人们有意识保存起来的原始性符号记录。也可以表述为：人们有意识保存起来的人类活动的原始性符号记录。
三、档案内涵的理解
档案是人类在文明社会所创造的一种特殊事物。我们应该怎样理解这一事物呢？上述档案定义中包含了理解档案事物的基本要点：
（一）档案是人类活动的记录
这是指档案作为一种事物产生和存在的范畴，即档案产生并存在于人类活动中。这是档案事物的来源属性。关于这一问题，我们需要清晰以下三点：
第一，人类活动既包括人类的社会活动，也包括人类的个体活动。所以，档案既是人类社会活动的产物，也是人类个体活动的产物。
档案主要形成于人类有组织的社会活动中，如国家、集体所有的各类档案，它们是人类全部档案的主体；同时，我们也应意识到，个体形成的种种档案记录也是人类全部档案的重要的不可缺少的组成部分。
第二，档案记录的对象是人类活动，所以，人类活动的内容决定了档案记录的内容。
人类活动的对象既包括人本身，也包括自然界。因此，档案的内容既包括社会和人文，也包括自然。但档案中所反映的自然界，指的是人类通过观察、认识、思考记录下来的自然界的信息，而不是自然界本身所反映出来的全部信息。大量的未被人们记录下来的自然界的信息，不是档案信息。自然界的信息成为档案信息需要两个条件：第一，它们被记录；第二，记录者是人。比如：化石也可以记录自然界的信息，它是一种记录，但它不是档案记录，而是自然记录。它是自然活动的产物，不是人类活动的产物，属于“博物馆”的工作范畴。
第三，档案是在人类活动中自然形成的，是人类活动不可分割的组成部分，档案的真实性、完整性以它所针对的人类活动为依据。
当我们要判断档案的真实性、完整性时，针对的是它所应归属的人类活动。即：某一档案是否是某一活动的记录？这些档案是否完整地记录了这一活动？这一活动产生的需要保存备查的档案是否完整地被保存起来了？
如果这个档案的确是某一活动中产生的记录，它就是真实的；如果某一活动的档案反映了这一活动的全部内容，说明档案形成是完整的；如果这一活动产生的需要保存备查的档案完整地被保存起来了，说明档案的保存是完整的。
（二）档案信息的记录是通过符号实现的
这是指档案作为一种事物的形成途径，即档案是通过符号记录人类活动信息的。这是档案事物的工具属性。
人类记录信息有两种基本方式：符号的和实物的（有时我们也将记录信息的实物称为实义符号）。实物的方式出现的较早，但符号的方式更有效、更丰富、更具有人化特征。
人类在产生之初，长期处于低级的原始的状态。那时的人类缺乏记录知识的手段，他们只能依靠自己制作的一些器物（如石器等）将某些信息传递给后来者。当他们意识到需要把自己掌握的知识传递给后辈时，他们开始了发明记录手段的工作。最初，他们尝试使用实物，如石块、结绳等，后来才发明了记录符号，于是，文明便产生了。
文明的产生只是最近几千年的事情。文明产生的标志，就是人类发明了书面符号，使得人类的历史和知识得以以固化的方式被记录下来。从此，人类文明可以以叠加的方式快速发展。这些书面符号记录开启了人类的文明史，而最初的书面符号作品就是档案。
需要说明的是，我们这里所说的符号是被记录下来的符号，而未被记录下来的非书面符号（身体语言、口头语言）不能形成档案。但当它们被记录下来、被书面化了，如录音、录像，它们也可以转化为档案。
（三） 档案是被人们有意识保存起来的符号记录
这是指档案作为一种事物的存在方式，即档案因其具有长期的事实经验价值而被人们有意识地保存起来并加以利用。这是档案事物的管理属性。
不是所有的人类活动的符号记录都会成为档案。有的符号记录被随用随弃了，有的符号记录在使用一段时间后被弃了；只有那些具有长期保持价值的符号记录，在被人们有意识地保存起来后，才能成为档案。即：符号记录在成为档案管理的对象时，才能成为真正的档案。
书面符号材料在产生之初，它们往往具有现实属性，因此我们在宏观上统称其为文件。文件和档案是不同的两个事物，文件具有现实属性，档案具有历史属性；文件由文书部门管理，档案由档案部门管理；人们使用文件往往出于“执行”的目的，人们使用档案往往出于“查考”的目的。这两种事物角色的转换，是文书、业务部门及档案部门的职责，是“人们有意识保存起来”的结果。即：通过文书、业务和档案部门的有意识的管理行为后，符号记录由一个事物（文件）转换为另一个事物（档案），符号记录通过相应的管理行为而成为档案事物。
（四） 档案具有原始记录的本质属性
这是指档案作为一种事物的本质属性，即它在同类事物中的立身之本。这一本质属性是由档案事物的来源的原始属性（直接形成于人类活动）和管理的规范性决定的,即由档案的自然形成规律和有意识形成过程决定的。（详见本章以下两节的相关论述）
吴宝康主编《档案学概论》，北京：中国人民大学出版社，1988年版，第25页。
何鲁成编著《档案管理与整理》，长沙：商务印书馆，1938年版，第2页。
[美]T·R·谢伦伯格著，黄坤坊等译《现代档案——原则与技术》，北京：档案出版社，1983年版，第18页。
[美]T·R·谢伦伯格著，黄坤坊等译《现代档案——原则与技术》，北京：档案出版社，1983年版，第22页。
韩玉梅主编；国家档案局编《外国档案管理》， 北京市：档案出版社，1994年版，第90页。
吴体乾译《法兰西共和国档案法》，《档案学通讯》，1981年第5期，第66页。
吴宝康主编《档案学概论》，北京：中国人民大学出版社，1988年版，第28页。
陈兆yf、和宝荣主编《档案管理学基础》，北京：中国人民大学出版社，1986年版，第10页。
陈兆yf、和宝荣主编《档案管理学基础》（修订本），北京：中国人民大学出版社，1996年版，第10页。
陈兆yf、和宝荣、王英玮主编《档案管理学基础》，北京：中国人民大学出版社，2005年版，第10页。
吴宝康主编《档案学概论》，北京：中国人民大学出版社，1988年版，第32页。
冯惠玲、张辑哲主编《档案学概论》，北京：中国人民大学出版社，2006年版，第6页。
从即日起，我将即将出版的辽大办《档案学概论》的部分内容刊布出来，以供考研的同学参考。
来源：丁海斌博客

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