原材料采购与付款内部控制设计研究——以ABC公司为例

第1章引言

1.1研究背景

随着安然公司破产事件的突然发生,美国的资本市场受到了巨大的损失化及质疑。为了应对与之类似的资本市场丑闻事件,美国国会在2002年颁布了推动世界范围内公司治理与会计审计职业改革的法案。人们将送些资本市场丑闻事件的最大矛头指向了其管理层的疏于职守,而SOX法案的核也也正是为了避免管理层凌驾于企业内部控制之上,它强制要求了所有的上市公司都要评价和报告内部控制,并通过审计事务所的审计以减少管理层舞弊的动机和机会。我国在2008年同样颁布了适合社会主义市场经济体系的"萨班斯法"——《企业内部控制基本规范》,这使得我国上市公司在内部控制模式建立时也有了自己的法规可以遵循。

内部控制对于一个企业的原材料采购与付款活动来说是极其重要的。一方面,内部控制对企业的原材料采购活动起了监督作用,使企业的原材料付款活动都有流程可循。另一方面,内部控制对生成财务报告起了不可缺少的作用,完善的内部控制为财务报告提供了合理性和可靠性保证。由此来看,上市公司实行内部控制并不是只为其合法性,更是为了保证企业原材特采购与付款活动有序进斤。然而随着经济和科技的不断发展,企业的规模变得越来越大,组织结构也越来越复杂,这可能会导致企业的内部控制有了空隙可钻,加大了企业经营的内部风险。

ABC股份公司是一家民营企业,主要从事精细化工产品的生产与销售,其生产的产品也主要销往涂料行业的各大厂家,公司的原材料主要来源于石化系统(国有企业居多),因此企业的采购与付款环节具有其特殊性。在瞬息万变的市场经济环境下,原材料采购与付款活动内部控制是不可缺少的,不仅能使企业原材料供应及时而且所需的成本较低。其更好的规范了采购活动中腐败、高成本、质量不佳等恶性因素,同时,企业也清醒的认识到是否可以快速灵活地满足客户的需求也与采购速度、执行效率及订单的完成程度有关。本文以ABC股份公司采购与付款活动内部控制为起点,通过深入了解该企业原材料采购与付款活动,发现问题并进行分析和思考,优化设计了ABC公司原材料采购与付款活动的内部控制,为我国其他民营企业,特别是化工行业的内部控制提供了借鉴意义。

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1.2研究内容与意义

1.2.1研究内容

ABC股份公司是一家民营企业,主要从事精细化工产品的生产与销售,其产品也主要销往涂料行业的各大厂家,公司的原材料主要来源于石化系统。原材料采购与付款活动是企业不可缺少的内部控制,不仅能使企业原材料供应及时而且所需成本较低。本文以ABC股份公司原材料采购与付款活动内部控制为起点,首先叙述了该公司原材料采购与付款活动的基本流程,其次结合相关理论及实践中总结的经验,深入了解该公司原材料采购与付款活动中所出现的一些问题及不足,思考其出现的原因化及产生的后果,优化设计了ABC股份公司原材稱采购与付款活动内部控制,及内控优化后可带来的经济效益的提髙,最后给出了可行的改进措施。

1.2.2研究意义

本文的研究意义集中在下面两点内容;

(1)通过本文对ABC股份公司原材料采购与付款活动的研究,总结出了该公司在持续不断的扩张的过程中,通过分析多年经营以来采购与付款内部控制存在的问题及缺陷,给出了可行、有效的改进措施,这些措施既有利于提高企业在市场上的主动权和地位,增强与供应商议价谈判能力。

(2)本文结合了化工行业的自身特点,近三年市场行情的急剧变化,针对瞬息万变的石化产品价格,指出了在石化系统供应商采购中的特殊性,并据此设计了与其他行业不同的采购流程和控制手段,为本行业的其他民营公司提供了借鉴意义。

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第2章化工行业采购与付款活动内部控制理论分析

2.1内部控制理论基础

2.1.1控制理论

在经济管理领域,控制论很好的体现了内部控制的信息反馈过程。我们如果将企业的内部控制看作是一个系统,那么控制活动的主体是企业管理者,而控制活动的客体则是企业内部的各个部门,控制活动主体通过特定的控制程序来取得客体发回的源源不断的反馈信息,并在特定情况下调整内部控制系统保证企业的正常运行。在原材料采购与付款活动内部控制中,公司董事会、监事会、管理层及各个采购与付款人员组成了一个多层次的控制主体和控制客体,通过多层次之间的信息传递和交换,使公司的原材料采购与付款活动向健康有序的目标不断发展。

2.1.2委托代理理论

制度经济学中契约理论的主要内容之一是委托代理理论,其基于信息不对称理论及激励理论,主要研究的是在信息不对称的情况下,委托人如何通过设计最优的契约来约束、激励代理人。最初在1930年,美国经济学家伯利和米恩斯发现在随着生产力水平的不断提高和规模化生产之后效益激增之下,企业所有者同时兼任管理者会产生诸多问题,因此他们开始倡导企业所有权和经营权两者相分离。所有权与经营权的分离便产生了上述的委托代理关系,这种关系是指委托人根据一种明示或隐含的契约,雇佣指定的代理人为自己服务,并给予代理人一定的自由权利,同时根据代理人提供的服务的数量和质量为其支付一定的报酬。然而詹森和迈克林(1976)提出,委托人和代理人的效用函数不同,委托人和代理人之间存在着目标冲突及风险偏好的不同,进而导致两者的利益相冲突。

内部控制是一套企业为实现其目标而进行的体系,在委托代理关系中发挥着不可缺少的作用。首先它规范了不同权利主体之间在权力、职责和利益上的分配,使委托代理成本进一步降低。同时,它还可以通过提离企业的盈利率,保证资产的完整性和会计信息资料的可靠性,来降低企业的总体风险。在企业原材料采购与付款活动中,内部控制通过明确各个部门的职责、采取职责分离的制度来避免内部人问题,促进了企业的原材料采贿活动更加科学、高效,也避免了在原材料付款活动中可能会发生的舞弊行为,一定程度上避免了因为委托代理关系而产生的信任问题。

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2.2内部控制构成要素

企业内部控制产生影响的各种内部因素的总称为控制环境,控制环境包括治理职能和管理职能。企业的控制环境提供了企业的纪律与架构,塑造企业的文化并影响员工对内部控制的意识,奠定了企业内部控制的基本基调,有效内部控制的前提条件是良好的控制环境。内部环境一般包括诚信和道德价值观念、公司管理层对员工胜任能力的重视、公司治理层对内部控制的积极参与程度、公司管理层的理念和经营风格、组织结构与职权和责任的分配、人力资源的相关政策等。总之,控制环境决定了企业基本基调,它将从整体上影响企业全体员王的控制意识。

风险评估的作用是为了识别和评估企业在经营活动中所面临的各种风险,它是企业进行风险控制的基础。企业的风险评估主要包括识别与财务报告相关的经营风险,及为应对这些风险所采取的措施。因此,企业应当根据己设定好的内部控制目标,对相关的信息进行全面、系统地收集,并及时进行风险评估。

控制活动是企业为应对风险而采取的相应控制措施,是有利于确保公司管理层的命令得以执行的政策及程序。控制活动按照实施方式可以分为两大控制,人工控制和自动控制,按照实施时间也可以分为三大控制,事先控制、事中控制和事后控制。企业一般需要根据自身情况设置相应的控制政策和程序,从而使得企业所面临的风险在可以承受的范围之内,企业常用的控制措施主要包括以下五个方面:业绩评价制度、授权制度、实物控制、信息处理控制和职责分离制度等。

其中,授权是为了保证企业的相关交易都在管理层的授权范围内进行,包括两种授权方式,一般授权和特别授权。业绩评价可以使公司管理层调查了解企业的异常趋势并采取相应的措施,主要包括分析评价业绩与预算的差异、分析财务数据与经营数据的关系等。信息处理控制包括两种控制,信息技术的…般控制和应用控制,一般控制是指与多个应用系统相关的政策和程序,而应用控制则更侧重于业务流程层面的程序。实物控制主要包括对于资产和会计记录的安全保护措施、计算机访问的授权等。

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第3章ABC公司原材料采购与付款活动内部控制现状分析............12

3.1公司概况...............12

3.2公司原材料采购与付款活动内部控制现状..............12

第4章ABC公司原材料采购与付款内部控制改进措施...........24

4.1构建良好的内控环境............24

4.2原材料采购与付款活动内部控制改进措施..........25

第5章结论.............42

第4章ABC公司原材料采购与付款内部控制改进措施

4.1构建良好的内控环境

控制环境对于企业内部控制来说非常重要的,良好的控制环境决定了企业内部控制体系建设的成败。内部控制环境是内部控制有效执行的基础,在内部控制中占据主导地位,它一般包括行为守则政策、企业价值观、组织结构与授权责任制、资产保护、人为资源政策、内部审计等。管理层要对企业内部控制引起足够重视,了解现代化企业管理知识,要杜绝只说不做,做又不认真做的现象,要进一步加快企业文化的建设,树立正确的、先进的企业价值观,优化组织结构,完善内部控制制度,使各职能部门职责落到实化如此才能企业长青。

在ABC股份公司中,构建良好的控制环境,首先要确保企业中的每个岗位都能够相互制约,相互分离,在企业中应该建立岗位责任制,具体包括以下几点:

(1)记录付款人和付款执行人相分离。

(2)物质与劳务执行人与采购人相分离。

(3)审核付款人和付款执行人相分离。

(4)原材料的采购,存储和使用相分离。

(5)采购人员与验收人员相分离。

(6)付款审批人和付款执行人与采购人员相分离。

(7)采购与付款的全过程不得由同一个部门和同一个人负责。

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第5章结论

企业在激烈的市场竞争中得以生存和发展离不开内部控制的帮助。原材料采购与付款活动内部控制作为化工行业的一个重要环节,通过资金收付对企业的资产负债情况起到直接影响。原材料采购与付款活动紧密联系着公司产品生产和销售情况,是生产和销售活动联系的重要纽带。通过改善原材料采购与付款活动内部控制,完善化工行业公司治理结构,提高内部控制的有效性,从而达到降低公司运作成本,提升公司经济效益,是公司健康有序的发展的目的。

笔者通过攻读EMBA所学的知识,借鉴财务与审计的相关理念,结合自身的工作特点,采用规范分析法对企业原材料采购与付款活动内部控制进行了相关概念和理论的介绍。原材料采购活动作为企业的重要输入来源,直接关系着企业经营成本的高低。本文以ABC股份公司为案例,深入了解其原材料采购与付款活动内部控制的流程,并对其进行了介绍和分析,指出了其中所发现的问题,并给出了可行的改进和优化建议,具有较强的针对性和可操作性,也为其他民营化工企业提供了一定的参考和借鉴。

参考文献（略）