管理学基础_ 第71章 管理的控制职能(6)

  本文关键词：管理学原理，由笔耕文化传播整理发布。

第71章 管理的控制职能(6) 作品名称：管理学原理　作者：张根东

    （四）经营审计

    审计是对反映企业资金运动过程及其结果的会计记录及财务报表进行审核、鉴定，以判断其真实性和可靠性，从而为控制和决策提供依据。根据审查主体和内容的不同，可将审计划分为两种主要类型：（1）外部审计；（2）内部审计。

    1.外部审计

    外部审计是由外部机构（如会计师事务所）选派的审计人员对企业财务报表及其反映的财务状况进行的独立评估。其目的是检查该组织的财政财务收支及有关的经营活动是否合法、是否真实、有无偷税、漏税、账目作假等。为了检查财务报表及其反映的资产与负债的账面情况与企业真实情况是否相符，外部审计人员需要抽查企业的基本财务记录，以验证其真实性和准确性，并分析这些记录是否符合公认的会计准则和记账程序。

    外部审计实际上是对企业内部虚假、欺骗行为的一个重要而系统的检查，因此起着鼓励诚实的作用。由于知道外部审计不可避免地要进行，企业就会努力避免做那些在审计时可能会被发现的不光彩的事。

    外部审计的优点是审计人员与管理当局不存在行政上的依附关系，不需看企业经理的眼色行事，只需对国家、社会和法律负责，因而可以保证审计的独立性和公正性。但是，由于外来的审计人员不了解内部的组织结构、生产流程的经营特点，在对具体业务的审计过程中可能产生困难。此外，处于被审计地位的内部组织成员可能产生抵触情绪，不愿积极配合，这也可能增加审计工作的难度。

    2.内部审计

    内部审计提供了检查现有控制程序和方法能否有效地保证达成既定目标且执行既定政策的手段。例如，制造质量完善、性能全面的产品是企业孜孜以求的目标，这不仅要求利用先进的生产工艺、工人提供高质量的工作，而且对构成产品的基础——原材料提出了相应的质量要求。这样，内部审计人员在检查物资采购时，就不仅限于分析采购部门的账目是否齐全、准确，而且试图测定材料质量是否达到要求。

    根据对现有控制系统有效性的检查，内部审计人员可以提供有关改进公司政策、工作程序和方法的对策建议，以促使公司政策符合实际，工作程序更加合理，作业方法被正确掌握，从而更有效地实现组织目标。

    内部审计有助于推行分权化管理。从表面上来看，内部审计作为一种从财务角度评价各部门工作是否符合既定规则和程序的方法，加强了对下属的控制，似乎更倾向于集权化管理。但实际上，企业的控制系统越完善，控制手段越合理，越有利于分权化管理。因为主管们知道，许多重要的权力授予下属后，自己可以很方便地利用有效的控制系统和手段来检查下属对权力的运用状况，从而可能及时发现下属工作中的问题，并采取相应措施。内部审计不仅评估了企业财务记录是否健全、正确，而且为检查和改进现有控制系统的效能提供了一种重要的手段，因此有利于促进分权化管理的发展。

    虽然内部审计为经营控制提供了大量的有用信息，但在使用中也存在不少局限性，主要表现在：

    （1）内部审计可能需要很多的费用，特别是如果进行深入、详细的审计的话。

    （2）内部审计不仅要搜集事实，而且需要解释事实，并指出事实与计划的偏差所在。要能很好地完成这些工作，而又不引起被审计部门的不满，需要对审计人员进行充分的技能训练。

    （3）即使审计人员具有必要的技能，仍然会有许多员工认为审计是一种“密探”或“检查”工作，从而在心理上产生抵触情绪。如果审计过程中不能进行有效的信息和思想沟通，那么可能会对组织活动带来负激励效应。

    本章小结

    控制就是核实所发生的每一件事是否符合所规定的计划、所发布的指示以及所确定的原则，其目的就是要指出计划实施过程中的缺点和错误，以便加以纠正和防止重犯。

    控制在管理中有两方面的作用：一方面起检验作用；另一方面起调整作用。

    控制过程可分为确定控制标准、衡量实际成效、分析偏差并予以纠正三个阶段。

    控制根据控制点的不同时间，控制可分为预先控制、现场控制和事后控制。

    有效控制的原则通常包括反映计划要求原则、组织适宜性原则、控制关键点原则、例外原则、直接控制原则、控制趋势原则。

    有效控制的特性包括：客观准确、灵活应变、经济合算、全局统筹、有针对性、面向未来、有具体行动。

    控制的主要方法是预算控制，其主要包括收支预算、实物预算、投资预算、现金预算、综合预算。预算的方法有：弹性预算和零基预算。

    控制的其他方法有计划评审法、线性规划、排队论、经营审计。

    思考题

    1.如何理解控制的含义？

    2.控制过程包括哪些工作和内容？

    3.控制的基本类型有哪些？

    4.控制的原则主要有哪些？

    5.常用的控制方式有哪些？

    6.预算控制有哪些主要的方式与方法？

    讨论题

    你愿意在多大程度上放弃控制？

    提示：通过下列问题，你会对是否放弃足够的控制而又保持有效性的问题有一个明确的认识。

    因为你没有工作经验，你可根据所知道的情况和你个人的信念来回答。对每一个问题指明你同意或不同意的程度，在相应的数字上面画圈。

    选项极其赞同极其反对

    1.我会更多地授权，如果我授权的工作都能像我希望的那样完成54321

    2.我并不认为会有时间去适应领导54321

    3.我仔细地检查下属的工作并不让他们察觉，这样在必要时，我可以在他们引起大的问题之前纠正他们的错误54321

    4.我将我所管理的全部工作都交给下属去完成，我自己一点也不参与，然后我检查结果54321

    5.如果我已经给出过明确的指令，但工作仍然没有做好时，我感到沮丧54321

    6.我认为员工缺乏和我一样的责任心，所以只要是我不参与的工作就不会干好54321

    7.我会更多地授权，除非我认为我会比现任的人做得更好54321

    8.我会更多地授权，除非我的下属非常有能力，否则我会受到指责54321

    9.如果我授权的话，我的工作就不会那么有意思啦54321

    10.当我委任一项任务时，我常常发现最终总是我自己从头干一遍所有的工作54321

    11.我并不认为授权会提高多少工作效率54321

    12.当我委任一项任务时，我会清楚而又简明地具体说明应该如何完成这项任务54321

    13.由于下属缺乏必要的经验，我不能一厢情愿地授权54321

    14.我发现当我授权时，我会失去控％。54321

    15.如果我不是一个完美主义者，我会更多地授权54321

    16.我常常加班工作54321

    17.我会将常规工作交给下属去做，而非常规工作则必须由我亲自做54321

    18.我的上级希望我注意工作中的每一个细节54321

    参考答案：

    累加你的18项问题的全部得分，你的分数可以解释如下

    72～90分＝无效的授权

    54～71分＝授权习惯需要大量改进

    36～53分＝你还有改进的余地

    18～35分＝优秀的授权

    好莱坞晚会上的停车问题

    如果你在好莱坞或贝弗利山举办一个晚会，肯定会有这样一些名人来参加，如尼科尔森、麦当娜、克鲁斯、切尔、查克·皮克。“查克·皮克？”“当然！”没有停车服务员你不可能开一个晚会，在南加州停车行业内响当当的名字就是查克·皮克。查克停车公司中的雇员有100多人，其中大部分是兼职的，每周他至少为几十个晚会办理停车业务。在一个最忙的周六晚上，可能要同时为6～7个晚会提供停车服务，每一个晚会可能需要3～15位服务员。

    查克停车公司是一家小企业，但每年的营业额差不多有100万美元。其业务包含两项内容：一项是为晚会料理停车，另一项是不断地在一个乡村俱乐部办理停车经营特许权合同。这个乡村俱乐部要求有2—3个服务员，每周7天都是这样。但是查克的主要业务来自私人晚会。他每天的工作就是拜访那些富人或名人的家，评价道路和停车设施，并告诉他们需要多少个服务员来处理停车的问题。一个小型的晚会可能只要3—4个服务员，花费大约400美元。然而一个特别大型的晚会的停车费用可能高达2000美元。

    尽管私人晚会和乡村俱乐部的合同都涉及到停车业务，但它们为查克提供的收费方式却很不相同。私人晚会是以当时出价的方式进行的。查克首先估计大约需要多少服务员为晚会服务，然后按每人每小时多少钱给出一个总价格。如果顾客愿意“买”他的服务，查克就会在晚会结束后寄出一份账单。在乡村俱乐部，查克根据合同规定，每月要付给俱乐部一定数量的租金来换取停车场的经营权。他收入的唯一来源是服务员为顾客服务所获得的小费。因此，在私人晚会服务时，他绝对禁止服务员收取小费，而在俱乐部服务时小费是他唯一的收入来源。

    讨论题

    1.你是否认为查克的控制问题在两种场合下是不同的？如查克确实如此，为什么？

    2.在前馈、反馈和同步控制三种类型中，查克应采取哪一种手段对乡村俱乐部业务进行控制？对私人晚会停车业务，又适宜采取何种控制手段？

    （提示：在私人晚会上是事后反馈控制，因为事先无法预料需多少小时的服务，只能在事后统计。

    而在乡村俱乐部则为前馈控制，因为长期租赁，按月交费是可以预知成本的。

    反馈控制是根据反馈原理对系统进行调节的一种方式，是指施控系统根据信息反馈来调节受控系统的输入，以实现控制目标的目的。前馈控制是指充分利用各方面的信息，来预测由于外部干扰和输入变量之间的相互作用对系统行为的影响，以及这种影响使系统在运行过程中可能产生的偏差，并据此对系统的输入做出相应的调整，以实现控制。）

    案例分析

    格雷特厂长的控制方法

    格雷特担任厂长已一年多的时间了，他刚看了工厂有关今年实现目标情况的统计资料。厂里各方面工作的进展是出乎意料之外的，他为此气得说不出一句话。记得他任厂长后的第一件事是亲自制定工厂一系列工作的计划目标。具体地说，他要解决工厂的浪费问题，要解决职工超时工作的问题，要减少废料的运输费用问题。他具体规定：在一年内要把购买原材料的费用降低10％—15％；把用于支付工人超时的费用从原来的11万美元减少到6万美元；要把废料的运输费用降低3％。他把这些具体告诉了下属有关方面的负责人。

    然而，当他看过年终统计资料却使他大失所望。原材料的浪费比去年更严重，原材料的浪费率竟占总额的16％；职工超时费用也只降到9万美元，远没达到原定的目标。运输费用也没有降低。

    他把这些情况告诉了负责生产的副厂长，并严肃批评了这位副厂长。而副厂长则争辩说：“我曾对工人强调过要注意减少浪费的问题，我原以为工人也会按我的要求去做的。”人事部门的负责人也附和着说：“我已经为削减超时的费用作了最大的努力。只对那些必须支付的款项才支付。”而负责运输方面的负责人则说：“我对未能把运输费用减下来并不感到意外，我已经想尽了一切办法。我预测，明年的运输费用可能要上升3％—4％。

    在分别与有关方面的负责人交谈之后，格雷特又把他们召集起来布置新的要求，他说：“生产部门一定要把原材料的费用降低10％，人事部门一定要把职工超时费用降到7万美元；即使是运输费用要提高，但也决不能超过今年的标准。这就是我们明年的目标。我到明年再看你们的结果！”

    讨论题

    1.格雷特厂长采用的是哪种控制方式？

    2.格雷特厂长哪些控制方法做的不恰当，为什么？

    3.认为该厂明年的计划目标能实现吗？为什么？

    计算机化的控制系统

    某图书发行公司规模较大，在全国设有20个销售服务中心。由于许多同行业的、较小企业都已将计算机应用于记录保存和账务处理，这个公司的总裁感受到巨大的压力，他要装备一个计算机化的控制系统，为公司及销售服务中心记账。

    过去，公司的收支都是用手工作业方式在处理，会计部门只有两个负责人和五个会计员。账表比较简化，一张日报就显示出包括20个销售中心的数据。工资计算也类似，工资单通常都能在24小时以内处理完毕。

    公司邀请了几家计算机公司去考察，他们的分析是，要想通过计算机化来节省人力和费用几乎是不可能的。但是一家公司提供的新型数据处理系统相当令人信服，公司顾问预测，如采用此系统，将有几个好处：（1）信息处理加快；（2）业务信息更详尽；（3）费用可节约。

    信息控制系统被采用了。两年以后，总裁听到的汇报是：“采用计算机以前，会计部门仅7人，现增至9人，外加数据处理中心还有7人。要从计算机得到输出确实只需几分钟，但是我们要把最后一个销售服务中心的数据输入之后才能计算，这就是不幸的延误，因为必须等待那个工作最迟缓的单位的数据。的确，我们获得的信息更详尽，但我们不知道是否都有人看，，想到计算机打印出的报告中找出所需信息并对它作出分析解释，真太费时间了。我们希望恢复过去的手工方式和账表系统，可是公司已投入这么多的资金，已到了无路可退的地步”。总裁听到这些汇报，也感到为难。

    讨论题

    1.这家图书发行公司的计算机化控制系统何以未能达到预期的效果？能否断言计算机化系统不如手工作业系统？

    2.如果你是总裁，现在应该怎么办？

    3.你将如何设计一个计算机化的控制系统，需考虑些什么因素？

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