浅谈如何提升独立学院系教学秘书的综合能力

发布时间：2015-02-04 11:13

　　[摘 要]独立学院以为社会各行业和领域培养高素质的应用型人才为主要工作目标。学院的中心工作是教育教学，系教学秘书工作对教育教学运行提升起着重要作用。本文对新机制新模式下的独立学院系教学秘书的工作职责、定位、工作要求及如何进一步提高工作能力进行了积极探讨。

　　[关键词]独立学院；系教学秘书；综合能力提升

　　中图分类号：C45 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）24-0256-02

　　由于独立学院系级对本系的专业设置、教学计划、教学管理、学生管理等方面有一定的独立自主权，因此独立学院系教学秘书必须具备一般高校教学秘书的特点和职能，同时还必须符合独立学院教学管理工作的特点，即发挥着“上情、下达、协调、服务”的功能，教学组织联系协调量大面广的特点。这就需要对教学秘书进行准确的角色定位，使其在工作中扮演好自己的角色，在学院发展中发挥好重要的作用。具体有以下几个方面：
　　一、明确岗位职责及工作定位
　　1、强化工作意识，加强教学管理工作
　　（1）.服务意识。从服务对象上看，教学秘书要在三个层面上做好服务工作。一是为领导的工作服务，二是为教师的教学服务，三是为学生的学习服务；从服务的重点上看，教学秘书工作是教学管理工作的重要组成部分。要做好工作，应该时刻秉承“学生第一、教师优先”的服务理念，不断强化服务意识，探索服务方法，提高服务质量，把最优质的服务提供给广大师生，只有这样，才能够促进独立学院快速发展、更好地履行本职工作。
　　（2）.强化自律意识，做好本职工作。教学秘书处于教务处、系教学主任、教师、学生和其它教学单位交叉点的位置，起着纽带协调作用，因此系教学秘书在一定意义上发挥着系级的窗口的作用。教学秘书的办事效率、办事态度往往直接反映出教学秘书自身素质和能力的高低，更能直接反映出系机关的作风、形象和管理水平。因此，教学秘书必须强化自律意识，自觉做好本职工作，不断适应形势的发展。
　　2、增强感悟意识，准确理解领导决策的能力。系教学秘书是系教学活动的一线服务组织管理员，由于工作需要和系主任接触的机会较多，在具体的组织协调工作中，师生往往把系教学秘书当作系主任的代言人，这就给系教学秘书提供“越权”的可能性和机会，系教学秘书绝不能因此而越俎代庖，要保持清醒的头脑，不能超出系主任的授权范围，在协调工作时必须准确体现系主任的意图，在系主任授权的范围内进行创造性的组织协调。虽说系秘书不能“越权”，并不表明大小事都要系主任首肯后才做，而应在正确理解系主任意图的前提下，在授权的范围内，充分发挥自己的主观能动性，灵活运用各种方法，创造性完成任务。
　　3、树立正确的荣辱观、苦乐观，做好教学管理工作。系教学秘书正确的荣辱苦乐观需要具备较高的思想政治素质，才能源源不断的提供工作的正能量。以服务为荣乐，树立为教育教学工作服务、为师生服务，以“服务者”角色所应有的平常心和责任心来开展工作。还应变被动服务为主动服务，服务上门，想师生之所想，做师生之所做，主动为师生提供教学咨询、保障服务（如教材、课表、教室、设备等）。只有这样，才能使他们真正感觉到系秘书是“服务者”、“贴心人”。以严律己为荣乐。系秘书在服务协调过程中不仅提供优质服务，更要注重自己的言行举止对同事、学生的潜移默化作用。如要求师生做到的自己首先做好，对老师、学生提出的教学、学籍管理等有关规定的咨询和问题，不能以工作繁忙置之不理或故意推托，要以诚相待，不厌其烦地耐心说明。确实一时无法解决的，也应给予解释，。不能人为设置障碍。，提高办事效率，在为学生的“服务”中成为学生的“好老师”、“好朋友”。把师生的肯定、好评，学校的良好发展，培养人才的高质量作为自己的荣乐观。
　　二、系教学秘书的工作要求
　　1、确保系教学秩序健康运行。系教学秘书既是系内日常教学工作运行的具体实施者，同时又是系领导的得力助手。一名合格的系教学秘书，就要做到“上情下达、下情上报”对上要直接为教务处、系领导负责，对下要为广大师生服务，横向还要和其他职能部门、各系部进行沟通。由于系领导除行政工作外还要承担教学、科研工作，在这种情况下，教学秘书应当协助系主任搞好系内日常教学运行和管理工作。要在系主任的领导下组织完成具体教学工作的实施和开展。及时了解掌握教学工作情况及教学计划实施情况，组织教师观摩教学、听课、学生课堂评价，收集教学反馈信息等。并根据收集到的信息，适时提出建议和协助提出改进事宜。对院系布置的教学工作要做好跟踪，督促相关人员完成。同时，秘书还要做到非常熟悉系部整体师资情况，及时掌握教学动态，客观、全面地采集教学方面的反馈信息，向系领导及时汇报，也可提出教学改革及修改教学计划的措施及意见，为正确决策提供可靠依据，为教学秩序有条不紊运行提供保障等。
　　2、促进教学秩序，教学质量不断提高。系教学秘书应当是管理者与服务者的双重角色，在繁杂的日常教学事务中，针对反映出来的问题，提出改进和提升意见给以提升，更应该注重教学信息的采集，既要采集外国外校信息，包括专业信息，教学管理信息，使用现代管理手段等全面信息，又要思考研究如何为我所用，以保证教学秩序、教学质量的持续提升。
　　三、系教学秘书工作能力的提升
　　1、独立学院系教学秘书的职业现状描述如下：
　　（1）、在管理上，独立学院系教学秘书工作没有形成一套完整的可借鉴的管理模式。独立学院是新机制新模式的学校，公办院校的管理模式和管理方式照搬不来，民办院校的做法未必实用，也就是说努力探索适合自己特色，适应新机制新模式的教学管理还在路上。同时，大部分在岗系教学秘书所学非本系专业，对所在系的专业知识了解不够，工作处在了解、熟悉、适应过程中，工作的到位程度也处在发展过程中。
　　（2）、独立学院二级管理时间较短，系教学秘书角色扮演处进行时。工作程序是按一定顺序和方法工作的规则，规范工作程序是提高工作效率的关键。系教学秘书一方面要适应院系工作职责的调整和划定的需要，另一方面在系内行政上由系办公室管理，在工作内容上却由教务处安排指导。为此，系教学秘书经常处于办公室事务和教务事务处理的双重角色，处理不好还会出现“两难”境地。

　　（3）、系教学秘书的职、责、权问题。在组织管理活动中，职务、责任、权力三者互为条件，且应当相称和平衡。有责无权，则无法尽其责；有权无责，就会滥用权力。系教学秘书是基层的教学管理人员，他的职责权是统一在管理服务，协调落实过程中，但更多的是服务员，联络员，甚至还会充当教学“救火队员”的角色。，同时又对教学秩序，教学质量，教师教学效果承担着组织检查、评价和评估的工作，如何能把几者统一好也是对系教学秘书的要求。
　　2、加强系教学秘书队伍建设的浅议
　　（1）.领导重视，合理选聘人员。学校及有关职能部门领导应重视教学秘书的选拔和培养工作。应该选聘具有本科以上学历，事业心责任心强，有一定组织协调能力，严于律己，能为人师表的优秀同志充实系教学秘书岗位。

　　（2）.适时开展业务学习培训。对教学秘书进行在岗培训和继续教育，让他们系统地学习有关高等教育管理课程，如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学等课程，进行理论武装。此外，还要学习计算机的运用与操作技能，尤其是对教务管理系统软件的培训学习是当务之急，这是教务管理尽快现代化正规化的基础；还要经常组织教学秘书开展教学管理工作经验交流活动，对教学管理中出现的典型案例进行研讨，以提高管理水平；组织教学秘书到其他院校参观学习，借鉴其好的经验，开阔他们的工作视野，提高工作效率。这种学习培训不仅学院组织，更重要的是个人要抓紧时间开展自学，系统学习，向管理专业化迈进。
　　3、独立学院系教学秘书应当具备下列几种基本能力：
　　（1）、良好的感悟能力。良好的感悟能力是系教学秘书必备的素质。对于独立学院的系教学秘书来说，这个基本素质显得尤为重要。独立学院教学秘书工作内容繁杂，包含了对内对外的各种联系工作，言行举止某种程度上代表着系领导的态度和观点。从这个意义上说，独立学院的系教学秘书必须要有良好的感悟和准确定位能力，，避免因自身的不妥和失误引发不良后果，给本系及领导带来不必要的麻烦。
　　（2）、良好的人际沟通能力和协调能力。正如前文所述，独立学院教学秘书要作为联系本系领导与师生的桥梁，因此系教学秘书必须要具备良好的人际沟通和协调能力，能够将大量纷繁复杂的事逐一理清。要善于与不同的人群沟通和交流，倾听他们的诉求，并将不同群体的诉求与学院及本系整体发展规划和思路有机地结合起来，不断增强促进工作的正能量。
　　（3）、处理应急突发事件的能力。独立学院教学比公办院校工作头绪更繁杂，存在突发情况的可能性非常大，不可遇见的困难和问题也非常多。特别是在某些情况下，系领导不能够第一时间到场处理突发事件，这就要求教学秘书必须要具备处理突发事件的能力及处理过程中敢于担当责任的勇气，采取有针对性地措施，最大限度地降低危害和影响，维护师生和学院的声誉。
　　（4）、高效的办事能力。要求教学秘书具有良好的逻辑思维能力、分析判断能力、记忆力、理解力等等，以便于及时准确地为领导提供辅助和决策参考。为了有效地达到这个要求，系教学秘书要养成良好的工作习惯，多动脑、多动手，及时了解情况掌握信息，还需丰富和更新自身的知识结构，善于学习，勤于思考，准于总结。
　　4、独立学院系教学秘书能力的提升
　　（1）、打好知识基础提升综合能力
　　教学秘书应将所掌握的文化知识转化为以下方面的实际能力。
　　①语言文字能力。秘书要替领导起草各类文件材料，又经常与人交流，因此必须具备较强的语言文字能力，要做到“笔能成文，言能明义”。语言表达应清楚明白.言简意赅、生动活泼。
　　②协调沟通技能。要善于与各方面沟通。对内，协调与领导、师生的关系；对外.协调与上级职能部门、兄弟院系、合作单位等的关系。秘书要懂得社交礼仪，具备协调能力，营造出和谐融洽的工作环境。
　　③信息化能力。具有熟练的计算机操作能力及信息处理能力。能快捷、准确、有效地处理信息、利用信息，能够对管理活动中的信息进行收集，加工.整理，开发，对现有信息资源进行综合、延伸和拓展，对大量原始信息进行分析、取合和评价。能够把信息化技术应用到管理工作中，提高质量，效率和水平。
　　④执行能力。执行能力高低在一定意义上取决于对领导决策的理解和感悟，教学秘书要准确领会领导意图，必要时要勇于负责，善于处理自己职责范围内的事务，遇到紧急情况和意外事件，能迅速拿出应对策略。
　　⑤档案管理是秘书的常规工作。档案管理科学，可以节约查找资料的时间，随时可以调阅所需资料，提高工作效率。应掌握档案学知识，日常材料及时归档，分类保管，做到档案管理规范化。
　　（2）、理论结合实际，提升综合工作水平
　　系教学秘书不仅要认真学习教育学、心理学、管理学、档案学等方面的知识与相关技能，更重要的是在日常工作中给以有效应用，应用知识及时发现问题，找准问题的性质，危害、进一步发展的后果，并能较完善处理问题。能够结合实际情况与有关方面及时做好沟通协调工作。还能用所学理论结合公办院校系（院）教学秘书的管理模式和方法，在工作中探索适合独立学院系教学秘书的教学管理模式和管理方式，使之能够及时准确快速地为学院与系高效工作；为教师、学生及其他相关部门搭好桥梁，使各项工作联系沟通畅通无阻，使反映和暴露的问题及时处理，结果及时传达到相关单位个人；为教职员工、学生服务到位，不断提高服务质量和服务范围，只有这样系日常教学工作才能有条不紊进行，独立学院系教学秘书工作水平才能得到不断提升。
　　总之，独立学院系教学秘书要适应时代要求，结合独立学院实际，利用先进的管理理念，科学的工作方法，不断提高自身能力，使自身工作能够切实为系教学管理提供优质高效的服务，从而促进独立学院教学管理水平和学生培养质量的持续全面提升。 
 

本文编号：13177