巧用软件WPS文字定位功能解决公文格式排版“老大难”问题

发布时间：2021-04-01 14:19

　　<正>《党政机关公文处理工作条例》自2012年7月1日正式实施以来,有效推进了公文管理的规范化和制度化。但是在实践中,公文格式方面依然存在发文机关上边缘距版心不是35毫米、版头分隔线未在发文字号之下4毫米、版记未在页面最下面等"老大难"问题,影响了公文的严肃性。究其原因,或许是存在差不多思想,对此 

【文章来源】：秘书之友. 2020,(03)

【文章页数】：4 页

【部分图文】：

利用表格制作的发文机关标志示例图

由于《党政机关公文格式》对版记分隔线之间的距离没有定义，笔者在公文实践中发现存在多种数值，比如对于印发机关所在间隔的距离，有的单位是10毫米，有的单位是12毫米；抄送单位较多需回行时，有的行距7.9毫米，有的行距是8.3毫米等。对此，笔者建议遵照《党政机关公文格式》国家标准（GB9704-2012）对“行”的定义，来确定版记中各条分割线的间隔和4号汉字所对应的行。经测算，4号仿宋体字的高度保留一位小数为4.9毫米。本文对版记使用表格的插入、分隔线粗细设置等操作不在赘述，关键把握三个要点：一是表格操作“3和1”，即插入一个“三行一列”的表格，并在表格第一行录入“信息公开选项”。这样制作的版记模板，既方便落实信息公开选项顶格编排在版记首条分隔线上一行位置的要求，也便于日常操作。同时，表格定位选择“底端”相对“页边距”，即可实现在页面最下面位置的要求。二是分隔线的间隔“4.8+”，即对版记分隔线的间隔以表格的“行”来表示，此处“行”的最小距离为9.7毫米（4.8毫米+4号汉字高度=9.7毫米），在表格属性中指定高度为9.7毫米、选择行高值是“最小值”，这样操作在主送、抄送或内部发送内容较多需回行时，分隔线之间的距离就可自行调整。三是段落设置“9.7”+“115”，即对抄送机关、内部发送、印发机关所在区域进行段落设置，设定文本之前、文本之后均为1字符，悬挂缩进5字符，段落固定值9.7毫米，同时“换行和分页”中的文本对齐方式选择“居中对齐”。图3：发文机关标志所对应行的设置示例图

版记的间隔设置示例


本文编号：3113482