浅论如何提高高职院校档案利用率

　　档案的利用服务是档案管理人员将档案室收藏的档案信息资源，通过一定的方式进行开发并传递给利用者，为档案利用者提供服务，满足社会需求的工作。档案利用服务工作是以档案信息资源为利用服务目的，通过多种途径、形式、渠道和方法开发、传递档案信息，实现档案价值的过程。高职教育虽然现在占据全国高等教育半壁江山，但大部分高职院校都是近几年才合并或新建的，其档案资源不仅包括新校区建成后形成的档案，还包括合并之前各所学校的档案资源。这些资料都是学院教职工在教学科研、教育管理及其他各项工作和学习活动中形成的，具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形式、各类载体的原始记录，是全体师生员工智慧的结晶，是历史的凭证，是学院的财富，在学院今后的发展中也会起到承前继后的作用。但是这么丰富的档案资源利用率在高职院校中普遍很低。

　　I高职院校档案普遍利用率低的原因分析1．1档案意识不强某些学校从学校领导到各个部门，档案意识不强，收集档案不积极、不准确、不完全，对档案室的建设从人力和物力、财力投入不够，造成档案室档案资源不丰富。

　　1．2档案室资料收集不齐全高职院校经过合并之后，合并之前的档案资料遗失较多，或许多档案根本不完整，造成查档者查不到或查不齐可利用的档案资料。

　　l-3档案管理人员业务素质不高高职院校档案管理人员中真正档案专业毕业的极少，业务素质不高，档案的收集、整理、保存都不规范，再加上服务意识不强，都要影响档案的利用率。

　　l-4档案室现代化建设落后由于领导重视不够，资金投入少，许多高职院校档案室现代化建设落后，档案信息检索工具不健全，相当一部分院校还停留在手动查阅档案阶段，不但耗时长，而且效率又低。

　　1．5档案工作宣传力度不够由于高职院校的工作重心向教学管理方面偏移，及思想认识上的差距，档案业务宣传方法的单调，以及宣传力度不够等原因，档案宣传工作做的不到位，没有把档案工作和档案的重要性宣传出去，致使学院教职员工甚至学院领导对档案工作和档案了解甚少，一些人更是不知道工作中去查档案，去利用档案。

　　2提高高职院校档案利用率的建议档案利用是整个档案工作的出发点和终极目的，提高档案的利用率是档案部门的首要任务。要提高档案的利用率，这就为我们档案管理人员的工作提出了新的要求。

　　2．1档案资料的收集要全面、完整、翔实，是提供有效利用的前提。高职院校的档案资料涉及全院各个部门，涉及面广，各类繁多，所以这就要求我们的档案管理人员责任心要强，收集要及时主动，还应该有鉴别档案资料真实性和完整性的专业知识。对与经济建设密切相关的科研成果档案、基建资料档案、专业档案，以及记载学院教学发展历史的教学档案等等，更要注重挖掘收集。广泛的收集，使馆藏档案丰富，门类齐全，才能有效地提供服务利用。定期收集，对于平时收集有困难的各种文件材料，应根据其形成的实际定期适时收集，以防散失。如每学期的计划、总结、大事记，教研活动记录、各类专题讲座、党代会、团学代会等。

　　2．2档案的检索工具要健全档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率。档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。现在的高职院校一般采用的还是手工检索，但手工检索相对来说速度较慢。计算机检索一般采用软件管理，可对档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅，相对来说计算机检索效率更高一些。现各高职院校应顺应时代潮流，建立科学的检索体系。有了这些规范化、标准化、科学化的档案检索工具，利用者就可以根据自己熟悉的渠道随时查找所需的档案信息。

　　2．3利用现代化手段来管理档案。随着科技的发展，利用计算机系统，实现档案信息资源的收集、分类、检索在学院范围共享。这样一来不但档案管理和收集、利用的效率都提高了而且档案管理工作也会更加规范。实现管理手段现代化就是利用计算机等现代设备对档案进行存储、检索、统计分析等，由传统的手工操作过渡到以电子计算机为中心的现代化管理方法，办公自动化是提高档案管理工作水平和效率的重要手段。利用多媒体辅助档案管理，使管理方法科学化、管理机构高效化、档案工作标准化，不断增强档案室的综合服务功能，让档案信息资源更好地为教育教学服务。利用现代化手段来管理档案对于档案工作者和查档者来说都很方便，这样档案管理者在提高工作效率的同时档案利用率也得到了提高。

　　2．4档案工作人员应熟悉馆藏，提高认识，精通业务，努力提高案卷质量首先，档案人员自已要熟悉档案的存放内容、地点等，以便能及时、准确的提供给查档的教职员工。其次，档案人员应提高认识，热情接待来查档的教职员工，促进利用工作的顺利开展。案卷质量好坏直接影响档案利用效果。如果案卷标题拟定过于笼统，分类不科学、保管期限划分不规范，卷内目录填写混乱，装订质量差等等，都不利于档案的查阅。

　　2．5档案部门应采取灵活多样、行之有效的宣传手段广泛向学院教职员工介绍、报道本院档案室所藏档案的内容、成分和价值，引导利用者来利用档案。采用各种方式、方法为利用者传递、提供档案信息。公布档案目录，向学院教职员工报道、介绍档案室的档案信息，档案室有针对的将与利用者的工作任务、工作性质有关的档案信息的目录印发给他们，有助于引起有关利用者对档案信息的注意，笔耕论文新浪博客，引导利用者有目标地搜寻档案信息。促进档案信息利用范围的扩大，能有效地克服有档不用的弊病。

　　2．6开发、挖掘档案信息资源，为档案利用服务作好必要的准备档案的价值是潜在的，它被掩盖于浩瀚的文字、图像、音频、数字等记录形式的档案之中，只有对档案资源进行有效的开发、加工、汇集工作，才便于各方面利用，产生实际效果，有效地发挥档案的参考、凭证作用，有效地服务于学院教职员工。

　　2．7为阅档者提供安静、舒适的阅档环境阅档室是查档者查阅档案文件的专门场所，开设阅档室是档案部门提供档案利用服务的基本方式。阅档室要为查档者提供检索工具、参考资料、笔纸文具等以便查档者能在安静、舒适的环境中快速的查找自己所需的资料。

　　高职院校的档案工作是学院各项工作的重要组成部分。因此，提高高职院校档案利用率是学院教学科研的需要，高职院校应该在抓好教学管理的同时抓好档案室的建设工作，使档案信息资源为学校发展发挥更大作用。