部管物资供应管理的流程及问题分析

张必成   中铁二十局集团第六工程有限公司

关键词：物资；供应；管理；流程

一、铁路工程物资供应流程

    部管物资供应管理是指在采购合同签订以后，为了保证工程建设能够顺利进行，物资代理公司监督供应商将集中采购的工程建设所需的部管物资按时供应到特定场所的过程，具体包括供应商生产过程、物资代理公司生产过程监控、物资代理公司督促供应商供货、质量追踪等工作。其供应管理流程为：

供应订单下达。总需求计划经建设单位认可后，物资代理公司在物资采购供应合同规定的时间内，向部管物资供应商下达合同内物资全部供应订单。

物资代理公司审核供应计划。物资代理公司审查部管物资供应商生产供应计划与供应订单匹配情况并建立订单跟踪检查及定期报告制度，督促部管物资供应商严格履行部管物资供应订单。

物资管理办确定需要驻厂监造的部管物资。驻厂监造指建设单位委托的物资代理公司，依据相关法律、法规和文件性规定，对铁道部规定的有关部管物资设备的生产、制造过程、方法、技术状态和质量状态进行验证和监督的过程。驻厂质量监造分为工艺监造和检测监造。

物资代理公司进行驻厂监造。在确定需要驻厂监造的部管物资后，建设单位委托物资代理公司组织驻厂监造，物资代理公司制定驻厂监造方案并实施。建设单位对驻厂监造过程实行监督控制。

组织生产。供应商按供应计划组织生产，对于驻厂监造的部管物资，根据驻厂监造的情况改进生产工艺，确保部管物资产品质量。

发货。物资代理公司应掌握生产和发货情况，要求供应商设置安全库存，对可能出现的急需、短缺的甲供物资设备，应加大督发力度，必要时物资代理公司派人驻厂催发。

验收。部管物资的交验管理，分为承包单位初验，建设单位、承包单位和监理单位的正式验收，监理单位和承包单位的抽样送检三个层次。

货款支付。承包单位根据验收结果，填制物资验收记录、供应商发货凭证；物资代理公司、承包单位分别建立部管物资收、发、存明细台账；建设单位办理结算手续，进行货款支付。

结算统计台账。建设单位建立铁路部管物资结算统计台账，对部管物资的供应结算进行动态管理。

二、流程中的具体问题

1. 与承包单位配合不融洽

在项目建设过程中，许多项目经理将注意力过多的放在施工技术方面，对物资管理的重视程度不够，导致技术人员、施工人员等对物资管理部门的工作缺乏足够的配合与支持。对所需物资的种类、数量等信息的反应带有主观性和滞后性。

2. 工作效率低

许多信息以书面文件形式来进行发送耗时且效率极低，为非增值活动。如果整个部管物资的管理信息系统比较完善，只要将信息输入公共的数据中心，所有需要使用该信息的组织就可以方便使用，而不用再传递等待。而多次的信息传输必然会带来信息失真的问题，若是使用信息中心，这个问题也会迎刃而解。

3. 货款支付程序复杂

4. 有些工作重复进行且不增加价值

如物资代理公司、承包单位要分别建立部管物资收、发、存明细台账。如果能够建立共享的信息中心，相关单位就可以在信息中心进行相关操作，节省人力、物力。

5. 对供应商监管过多

有些物资需物资代理公司驻厂监造，这些监管为非增值活动。部管物资的相关单位在诚实互信基础上，就可以取消这些监督措施，从而把资源用在增值活动上。

三、 部管物资现有采购供应流程原因分析

1. 整个流程体系缺乏系统性

现有流程大多是按照传统组织的工作程序或制度来安排，阻碍和分离了工作中有效的流程，并使各个组织中的人员缺乏沟通，导致了非增值活动的增加。

2. 对流程的认识缺乏战略性

表现为与供应商的关系仅仅是合同关系，停留在完成工作的层面，对外部资源的利用效率低。业务流程停留在操作层面，没有统一的书面流程文件。

3. 业务流程环节繁琐

这是整个部管物资采购供应流程的特点。由此人为的增加了信息传递的环节和控制节点，延误了时间。这是引起整个采购供应流程效率低下的重要原因。由于流程环节过多，导致信息传递过程长，，出现了信息传递的失时、失真。

4. 业务流程缺乏统一的管理信息系统支持

目前各个业务流程有些环节有信息系统的支持，有些则缺乏信息系统支持，且各个组织中的信息系统各成一体，缺乏相互的支持沟通。这种缺乏一体化管理信息系统支持的流程，在整个信息沟通过程中内耗现象严重且常常出现信息失真、信息传递不及时，这样势必会导致种种问题出现，从而影响整个部管物资采购供应流程效率的提高。