文件档案信息管理系统的构建模型

摘　要：

摘　要：本文通过阐述文件档案信息管理系统建立的必要性，分析了文档信息系统中数据信息的性质及采集的主要形式，提出了此信息管理系统的构建模型。

关键词：

关键词：文件档案　信息管理系统　数据采集模型

　　1　文件档案信息管理系统建立的必要性

　　信息技术的发展，无纸化办公的普及使电子文档管理成为行政办公管理的主流。随着电子文件逐渐增多，在没有电子文档信息管理系统的条件下，在对各类型电子文档案收集、管理过程中，我们越来越感到力不从心。很多单位的文档管理者都会简单的认为文档的电子化管理就是购置电脑、高速扫描仪等硬件设备，然后把文件进行扫描形成电子文件，这样档案电子化就完成了。殊不知保存在电脑当中的这种分散管理，从根本意义上讲，并没有真正实现电子文档管理，档案的价值也没有得到真正体现。在没有管理系统的前提下，电子文档管理主要采取文件夹形式，目录采用excel电子表格，然后上传到单位内部的Ftp上共享。一条数据信息的增减、修改，都要将很多文件目录一一修改，再上传。有时候忘记一个目录的修改，就不能实现数据信息的实时更新，给利用带来了很大麻烦。这种低效、耗时、费力的管理模式已不适应当前庞大数据收集、利用的需要了。必须要建立一套完整的文档管理系统，实现整个单位文档信息的良性流转。

　　2　文档信息管理系统数据分析

　　文件档案管理系统，就是将文档进行电子化的管理，其优势在于：第一，，可以保护纸质档案原件；第二，可以减少档案库存占地面积；第三，可以降低文档管理成本；第四，可以提高档案服务的效率；第五，可以提升档案的信息价值，促进档案价值再造；第六，可以提升行政管理部门形象等等。文件档案介质来源可分为纸质档案电子化和数字文件的电子化。因此，从归档来源上，也就涉及纸质文件电子化归档和电子文件的集成化归档两个方面。

　　在开始进入电子文档信息管理系统的模型构建之前，需要全面审核和盘点下管理的文档内容和形式。第一，明确管理文档的类型；第二，针对这些文档，我们要筛选出哪些类型的文档是迫切需要进行电子化管理的，就是利用率非常高的，分出优先级；第三，针对要管理的文档，进行元数据筛选和定义，明确哪些数据是查找依据，哪些数据是必需的，哪些数据是可选的，这一步非常重要，这关系到非结构化的文档通过元数据的规范化实现结构化的管理；第四，在电子文档信息管理系统中定义这些文档类型和元数据，定制管理容器实现文档虚拟化。所谓文档虚拟化是指在抽象层和实例层简化文档管理，通过分离物理文档的存储和显示来虚拟文档，如表1所示。

　　　表1　虚拟文档类型分析

　　为支持的虚拟化档案对象分配权限，确保最大的控制权限和独立的职责：同一文档内容对于具有不同访问权限和可见权限的用户来说看到的内容可能有所不同。

　　以上类型的工作应该是文档管理工作者的价值核心体现，也是电子文档管理系统的骨骼部分，一旦完成了以上部分, 结下来的工作就是内容的采集和充实。

　　3　文档信息管理系统数据的扫描和采集

　　对文档进行数据扫描和采集之前,也要考虑文档数据采集的最佳方案,这里需要考虑以下几个方面。

第一，如何对纸质文件卷宗进行文档采集的分类和自动拆分。这个问题看似简单, 但实际执行上却难度重重。一方面要看扫描的文档上是否有明显的分类标识，例如分类编号，分类条形码等。在大多数情况下，原始卷宗中的档案可能没有任何的标识，如果出现这样的问题，文档管理者就需要依据管理的文档类型建立档案的分类标识，并把标识生成条形码或者二维码，打印在标签纸上，然后将标签在扫描档案首页上粘贴，用于文档采集工作流来自动鉴别分类。同样，由于文档要采用高速扫描仪进行批量扫描，因此也就面临着文件的自动拆分的问题。这个文件拆分标识同样可以在分类标识中进行设计和定义，这样, 一个分类条码也就代表了拆分条码，当然也可以分开设计，应对于不同的文档管理环境。

第二，文档内容的识别针对于档案中可以识别的部分，主要用于提取元数据内容。我们上文中谈到过元数据，我们需要设定扫描的模板，进行识别内容的区域划分，包括分类区域，拆分区域以及识别区域，具体的技术包括条形码识别，二维码识别等等。

第三，识别校对。任何一种识别技术都不是100%保证识别的准确性。尤其还涉及被扫描原件的文件质量、扫描仪的精度以及有效的扫描方式等等诸多影响因素，因此校对环节是必不可少的。文档管理者应该可以在该环节对于识别的内容进行校对审核，如果发生识别错误，可以人工修正，保证电子文件入库前的准确性。

第四，在校对流程结束后，即进入电子归档环节，电子归档将实现一个归档的过程，归档员的归档工作也将得到统计和审计。

第五，电子文档数据采集。一种是word文档和excel电子表格，通过pdf自动转换的小软件，直接上传到文档管理系统。另一种是其它信息管理系统中的数据，通过xml接口技术导入到文档信息管理系统中。以上五个步骤见图1。

综上所述，以上就是一个文档采集工作流程的体现，也是一个完整的文档采集数据归档的模型构建。

4　文档信息管理系统的权限管理

　　在以上文档电子化并归档后，文档利用门户已经建立，各级用户就可以按照定义好的角色，去访问在权限范围内的文档。这里值得一提的是文档密级和访问权限的有效组合，并通过角色权限定义来规范文档管理者、档案创建者、文档利用者各级别的访问权限，确保信息安全和防止信息泄露（见图2）。

　　以上就是关于电子文档信息管理系统构建模型的核心部分，它已经具备各单位文档管理的核心内容和价值系统。通过扩展，可以进一步整合电子文件系统的集成，例如进行文档和数据的交换；通过工作流程引擎建立文档的借阅流程；通过报告设计建立文档利用审计规范；通过移动应用实现文档的随时查阅和访问。

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