东莞诚信工程造价咨询公司信息管理系统案例研究

【摘要】 2008年以来,欧美的债务危机风暴愈演愈烈,东莞的主要出口对象是欧美企业,在金融风暴的影响下欧美部分发达国家的消费萎缩,引起东莞许多产品主要出口欧美国家的工厂订单减少,业务量普遍下降。东莞的许多企业面临着生存危机,濒于破产或倒闭的边缘,东莞的经济面临很大的下行压力。东莞市政府面对全球经济复苏步伐较慢、外需增长放缓、物价上涨和中小企业经营困难加大等严峻挑战,及时采取有效措施,加大政府投资力度,加大基础设施建设步伐,扩大内需,在城市基础设施建设突飞猛进之时,许多建设单位对工程造价咨询服务的需求增多,给工程造价咨询行业带来了一片繁荣的景象,但同时也使工程造价咨询企业的竞争加剧,东莞市政府每年从造价咨询企业中择优选用10家造价咨询企业来评审政府投资项目,因为政府每年都有上百亿元人民币的项目投入,所以东莞市的造价咨询企业都力争进入东莞市财政性资金投资建设项目造价咨询单位名单,而要进入政府采购名单之列,评审项目的进度和质量、服务等符合政府相关评审部门要求至关重要,政府项目的审核,尤其对评审进度、质量的要求很高,而工程造价咨询企业的管理的难点也是项目评审的质量和进度,在没有实行信息管理系统时,东莞诚信工程造价咨询公司专门有一个科室跟踪每个项目的质量和进度,由于每个人的专业角度不同,在项目评审时会出现建设单位送审资料不完善或设计不合理的情况,这时就会出现评审项目搁浅的现象,造成评审时间的延误,而对于政府投资项目来说,如果在进度方面延误到一定限度,相关部门就会根据有关制度取消单位评审政府投资项目的资格,所以,为了解决评审进度和质量的问题,该公司的领导经过认真调研,分析公司目前形势,决定上信息管理系统。本文以该公司从决定上信息管理系统,至系统选择、系统实施以及系统实施评价的全过程为案例,分析其实施信息管理系统的成功经验,为工程造价咨询企业成功实施信息化管理提供参考和借鉴。 

一、引言

（一）研究的背景

东莞市是著名的“世界工厂”，是中国制造”的重要基地之一，曾经为中国经济的发展做出了较大的贡献，东竞市中小型加工企业数量众多，为国家解决了内地数以百万计的农村剩余劳动力的就业问题，大量的出口加工产品为国家换来了巨额的外汇盈余，数量庞大的外资企业为国家直接引进了国外先进的生产技术和管理经验，等等，然而自2008年以来，欧美的债务危机风暴愈演愈烈，东竞的主要出口对象是欧美企业，在金融风暴的影响下欧美部分发达国家的消费萎缩，引起东堯许多产品主要出口欧美国家的工厂订单减少业务量普遍下降。东莞的许多企业面临着生存危机，激于破产或倒闭的边缘，东竞的经济面临很大的下行压力，必须依靠产业的转型升级来发展经济，所以东竞市政府大力支持东竞企业的转型升级，大力支持发展第三产业，并加大了东竞市基础设施的建设投资。随着大规模的基础设施的投资建设，工程建设造价咨询企业迎来了在东堯发展的黄金时期。但随着工程造价咨询业务量的增加，也加剧了工程建设造价咨询企业之间的竞争，要想在激烈的竞争中生存下来，除了合适的人才、雄厚的资金、良好的人际关系等因素外，信息管理系统也成为了工程造价咨询企业管理发展和提高的关键，而且还将是工程造价咨询企业通向现代化管理的必要工具。因此越来越多的工程造价咨询企业都加强了对信息管理系统建设的重视，工程造价咨询企业实行信息化管理已成为现代化咨询企业行业的发展趋势。

工程造价咨询公司的核心竞争力是工程造价评审的进度和质量，尤其是东莞市政府投资项目的造价评审，对项目评审的进度要求、质量要求更为严格，东莞诚信工程造价咨询公司为了提高企业的竞争力，紧紧抓住东竞市政府大力开展基础设施建设的大好时机，抓住东莞市政府投资项目评审的大蛋糕，在经历了一系列的评审进度、评审质量方面的事件（这些事件迫使企业管理者加速推行信息化管理，详见案例正文中的事例）后，从2010年12月1日开始试运行项目信息管理系统，试用人员包括办公室人员、项目评审人员、项目复核人员等，2011年12月1日开始正式全面使用该系统，通过使用项目信息管理系统，该公司的项目评审进度、评审质量均达到了建设单位（业主）的要求，取得了良好的社会和经济效益。

（二）研究的意义

工程造价咨询企业的产品是对建设项目的投资评审报告，而评审项目管理的难点是项目评审的质量和进度，特别是对于关系到国计民生的项目评审时，时效性显得尤为重要，因为不同类型的项目，工程造价咨询单位要在政府公示的时间内完成项目的审核，除了专业的工程造价人员外，还要有相关的工程技术人员对图纸问题进行核实汇总，并报建设单位或设计单位处理解决，如果图纸的问题影响到评审的时间要求，即由于建设单位图纸问题的解决使得项目评审不能在政府规定的时间内完成，则必须对该项目存在的问题进行披露，并报上级领导批准延期或退回建设单位资料，待建设单位把资料补充完整后再重新送审，如果不履行这样的相关程序，则评审进度延误后就必须承担相应的责任。东莞诚信工程造价咨询公司在没有实行信息管理系统时，该公司专门有一个科室跟踪每个项目的质量和进度，由于跟踪人员每个人的专业角度不同，在项目评审时会出现建设单位送审资料不完善或设计不合理的情况，这时就会出现评审人员在评审项目过程中才发现评审资料不符合评审要求而使项目评审搁浅的现象，造成评审时间的延误，而对于政府投资项目来说，如果在进度方面延误到一定限度，相关部门就会根据有关制度扣罚该项目的评审费用，性质严重的还要取消该单位评审政府投资项目的资格，所以，造价咨询公司为了保证能够参与政府投资项目的评审，取得良好的经济和社会效益，就必须解决评审进度和质量的问题，因此，东莞诚信工程造价咨询公司的领导审时度势，决定在公司建立信息管理系统。所谓建立信息管理系统，就是建立管理信息系统、办公自动化系统、以及决策支持系统、专家系统等，就是实现评审业务网上办公流程化，各级管理层能通过网上办公系统的实施，了解到公司所有员工的工作情况，可以随时查阅任何一个项目的评审情况，也就是说每一个项目的评审状态都能在网上反映出来，不同的管理者有不同的管理权限，每个管理者可以根据自己的权限进行网上操作，所有的决定都在网上留有记录，可追溯，这些都有效地解决了评审任务不好安排、评审资源分配不科学、薪酬管理存在人为不公平的现象，极大地提高了公司在评审项目方面的潜力，体现了真正的多劳多得，员工们的怨气少了，代之而来的是比、学、赶、帮、超，公司的管理理顺了，不同的管理者根据自己在信息管理系统中的不同权限处理自己的工作问题，不再有扯皮、推矮的现象存在，每天一打开电脑，映入眼帘的就是你今天的工作提醒、项目预警，以及公司的告示（通知）、员工的生日祝贺等。值得一提的是通过信息管理系统的实施，对于某些企业管理中的问题，尤其是某些重要岗位，公司配置、岗，解决了“单点故障”可能对企业造成的危害，总之，信息管理系统的实施，使东莞诚信工程造价咨询公司管理更先进，各种类领导需要的报表生成更快捷、准确，全员评审项目的效率大大提高，为公司牢牢抓住东竞市政府财政投资项目审核的这块大蛋糕，为企业的发展提供了切实的保障。另外，公司在处理实行网上办公时发生的一些员工身心变化的问题，也体现了东莞诚信工程造价咨询公司以人为本的管理理念，这些都为其它中小咨询企业成功实施信息化管理提供了宝贵的经验。

二、案例正文

（一）企业简介

东莞诚信工程造价咨询公司是建设部甲级工程造价咨询企业，具有广东省建设厅颁发的“工程招标代理机构资格暂定证书”编号乙B442000190016暂）。2005年广东省高级人民法院选定该公司为司法鉴定机构。2006年进入东莞市财政性资金投资建设项目造价咨询单位名单，同年被东莞市工商行政管理局授予“守合同重信用企业”称号，2007年2月该公司通过“ISO9001：2000标准质量管理体系认证”。东莞诚信工程造价咨询公司各种专业工程技术经济人员配置齐全，涉及专业包括土建、安装、市政、装饰装修、园林绿化、路桥、水利、港口码头等，专业技术人员达50人，其中高级以上专业技术职称9人，中级以上专业技术职称22人，注册造价工程师22人，全部技术人员都具有相关的工程技术资格证书，每位员工都能熟练操作电脑。该公司注重管理，高效有序、诚实守信，配备有一流的办公设备和交通工具，能确保为客户提供全面、优质、快捷的造价咨询服务。该公司业务范围遍及东莞全市，近三年项目编屯总量达200多亿元人民币，代理招标项目总量达20亿元人民币，受到了社会的广泛赞誉。

该公司的企业服务宗旨是诚信公正、客户至上，员工的管理精神是严谨认真、团结进取、以人为本，经营理念是“天道酬勤，诚信为本”。科学的管理体系、先进完善的办公设施、高素质的专业人才以及优质的本地化服务是诚信工程造价咨询公司自身的优势，高效率、高质量地完成工程造价咨询任务、工程招标代理任务，是该公司的宗旨。

公司的组织结构如下图…

（二）案例背景

2008年以来，欧美的债务危机风暴愈演愈烈，东莞的主要出口对象是欧美企业，在金融风暴的影响下欧美部分发达国家的消费萎缩引起东莞许多产品主要出口欧美国家的工厂订单减少，业务量普遍下降。东莞的许多企业面临着生存危机，濒于破产或倒闭的边缘，东莞的经济面临很大的下行压力。东莞市政府面对全球经济复苏步伐较慢、外需增长放缓、物价上涨和中小企业经营困难加大等严峻挑战，及时釆取了有效的措施，加大了政府的投资力度，加大基础设施建设步伐，以扩大内需。在城市基础设施建设突飞猛进之时，许多建设单位对工程造价咨询服务的需求增多，这给工程造价咨询行业带来了一片繁荣的景象，但同时也使工程造价咨询企业的竞争加剧。东莞市政府每年从造价咨询企业中择优选用10家工程造价咨询企业来评审政府的投资项目，因为政府每年都有上百亿的项目投入，所以东莞市的工程造价咨询企业都力争进入东莞市财政性资金投资建设项目造价咨询单位名单，而东莞市政府投资项目的审核，对评审进度、质量的要求极高，在此情况下，诚信工程造价咨询公司积极应对，通过建立企业信息管理系统，与政府的相关投资审核部门实行无差别化对接，从项目审核的进度、质量、资料汇报等方面满足东莞市政府财政投资项目审核的要求，并连续多年入选东莞市财政性资金投资建设项目造价咨询单位，取得了良好的社会效益和经济效益。

三、案例分析........28

（一）关键成功因素理论....29

（二）诺兰模型........32

（三）高层管理者支持模型......34

四、结论与展望.........41

（一）结论........41

（二）展望.........48

三、案例分析

东莞诚信工程造价咨询公司自2006年进入东莞市财政性资金投资建设项目造价咨询单位名单之列之日起，陈总也一直在思考公司如何发展的问题，尤其是2008年以来当欧美债务危机严重影响东莞市的各行各业从而促使市政府出台了一系列振兴东莞经济的大规模的东莞市基础设施投资建设项目的立项、开工、建设等拉动内需政策的落实，给东莞市的工程造价咨询企业带来了难得的发展机遇，陈总公司以及所有的在东莞工程造价咨询企业都想抓住这难得的机会，来分享市财政投资项目评审这块大的蛋糕，而要想分享财政投资项目评审这块大的蛋糕，就必须在财政投资项目的评审上满足东莞市政府相关评审部门对项目评审进度和质量的要求，而工程造价咨询企业的项目评审的难点也就在于项目评审的质量和进度。在没有实行信息管理系统时，陈总虽然他的公司也在东壳市财政性资金投资建设项目造价咨询单位名单之列，但按照规定只要被东竞市政府相关部门在工程造价项目评审中处罚到一定次数，或给东莞市政府投资项目的评审造成一定的损失或负面影响，如在东莞市政府项目评审公示时间内无正当理由没有完成相关评审业务，公司就会被东莞市政府相关部门取消评审政府投资项目的资格，从案例事件一中可以得知，由于发生了东莞诚信工程造价咨询公司在给评审人员发放年终奖时错误计算了造价评审工程师小吴的奖金金额事件，这必然会影响到评审人员的心态，进而影响到评审人员评审项目的进度和质量；而事件二的发生，陈总不能从公司现有资源中得到有效信息来解决突发的影响公司评审政府投资项目战略的事件，坚定了陈总在公司实施信息管理系统的决心；事件三的出现，说明了东莞诚信工程造价咨询公司在评审任务分配环节还不能充分整合公司的评审资源，而根据笔者的实际经验，如果利用信息化管理系统会提高公司资源整合的能力，有效解决事件三的管理问题；事件四小刘要辞职事件的发生实际上成了陈总公司实施信息化管理的导火索，它引燃了陈总心中早就想实施的公司信息管理系统的这个火药桶，为东竞诚信工程造价咨询公司实施信息化管理拉开了序幕，同时公司实施信息管理系统的可行性分析报告的完成，使公司踏上了幵始实施信息化管理的征程；事件五到事件十，突显了在实施信息化系统的过程中，企业高层管理者（一把手）坚强的组织领导、项目信息管理系统与公司的业务流程的紧密切合、项目实施各参与方的通力协作、项目实施小组与项目软件供应商的良性互动和有效沟通，等等，这些都得以使公司项目信息管理系统的试运行工作顺利进行；事件十一到事件十六，说明企业在实施信息化系统的过程中，信息化管理与企业现有系统整合产生的一些问题，正好是企业信息管理系统完善功能后所要解决的企业管理问题，以及通过信息管理系统武装起来的东竞诚信工程造价咨询公司正以蓬勃的生机，昂然挤身于竞争激烈的东莞市政府财政投资项目评审单位之列，保证了公司的快速发展。

四、结论与展望

（一）结论

如何在一个企业里成功实施信息管理系统项目，这是从事信息管理系统事业的人员关心的话题，也是准备或正在实施信息管理系统项目的企业关心的话题。通过东莞诚信工程造价咨询公司成功实施信息管理系统的案例，可以得出中小企业要成功实施信息管理系统需做到以下几点。

1、利用关键成功因素理论提出问题，找出信息化管理项目关键成功因素，明确企业需求，并对企业实施信息化管理项目方案进行可行性研究分析

企业在准备应用信息管理系统之前，需要理智地对企业现行情况进行分析，明确企业的需求：企业是不是已经到了应该应用信息管理系统的阶段？企业当前最迫切需要解决的问题是什么，信息管理系统是否能够解决这个问题？信息管理系统的投资回报率或投资效益的分析结果如何？在公司财力上能不能支持企业信息管理系统的实施？企业建立信息管理系统的目的所在？信息管理系统到底能够解决企业哪些问题和使企业发展达到哪些目标？企业的基础管理工作是否理顺或准备在建立信息管理系统之前让咨询公司或其它单位帮助理顺？企业员工的信息化素质是否符合要求？另外还要考虑对于企业实施信息化管理，企业内部是否已经形成共识，高层管理者对此是否有足够的重视？等等，然后将对上述问题的分析结果形成书面报告，即形成企业实施信息管理系统项目的可行性研究分析报告，以供领导者讨论和进而做出是否在企业建立信息管理系统的正确决策。

2.确立合理可行的信息化项目实施目标

企业管理者必须清醒地认识到建立信息管理系统的初衷是什么？信息管理系统项目的发起者必须将已经形成并得到企业内部一致认同的明确的企业远景规划和近期需要实现的目标书面化，并在书面资料中明确体现公司的信息化阶段目标和公司要实现的预期收益、效果等内容。这份书面资料将既是信息化项目启动前企业对信息管理系统存有共识的文字体现，也是指导信息管理系统项目实施的重要文件，同时也是在信息化管理项目实施完成后评估项目是否成功的重要衡量标准。

对于企业信息化的目标设计就是要通过对企业的发展战略进行研究、分析，对本行业的产业结构、产品大类进行分析，分析本行业的领导者、行业竞争者的状态，进而设计出企业信息化管理要达到的预期目标。在制定企业信息化战略目标时，既要考虑近期目标又要兼顾远期目标。要做到“总体规划、分步实施、量力而行、务求实效”。总体规划就是管理信息化建设要充分考虑到企业发展战略，在硬件、软件选型、网络建设等信息化基础设施建设上既要满足企业目前的要求，又要有较好的扩展性和兼容性；分步实施就是找准管理信息化建设的突破口，从影响企业发展最突出的问题如财务、销售、采购环节入手，实施重点突破，确保首战告捷；量力而行就是在管理信息化建设上要从企业实际需求和能力出发，在软、硬件选用上坚持“适当先进、可靠适用”的原则，避免盲目攀比；务求实效就是要始终明确管理信息化建设的目的不是追求时尚、赶潮流，更不是摆花架子、做表面文章给人看，而是实实在在地解决企业存在的实际问题。
 

参考文献：

• [1] 曾园.  眉山市烟草专卖局（公司）绩效管理信息系统的设计[D]. 电子科技大学 2013
• [2] 朱雅琳.  建筑工程造价项目管理信息系统[D]. 山东大学 2012
• [3] 赵辉.  工程造价信息管理web平台的设计与实现[D]. 吉林大学 2013
• [4] 谢竹.  大庆油田工程造价管理信息系统的设计与实现[D]. 吉林大学 2013
• [5] 吕芹.  基于知识管理的工程造价咨询企业核心竞争力研究[D]. 山东建筑大学 2013
• [6] 徐静伊.  基于工程造价咨询业务的管理信息系统功能模块构建研究[D]. 重庆大学 2011
• [7] 季高荣.  中小企业管理信息系统建设研究[D]. 安徽大学 2012
• [8] 刘媛媛.  全过程造价咨询业务研究[D]. 天津理工大学 2012
• [9] 刘宇鹏.  基于LCC的工程造价咨询企业业务流程再造[D]. 天津理工大学 2009