浅谈民营企业办公费用控制思路

发布时间：2015-03-01 18:01

摘要：在快速发展的信息化社会大环境下，许多企业在快速发展壮大，随着科学技术的不断发展和提高,办公用品特别是耗材的品种也不断增加。面对这种多样化,办公费用管理面临很大挑战。民营企业办公用品在采购、使用和管理上也还存在着管理混乱、资源浪费等现象。为了建设节约型企业,笔者尝试探析这些现象存在的根源和解决的思路。

关键词：管理费用 控制

企业报表主要包括损益表、资产负债表和现金流量表。损益表反映企业的获利能力，企业有多少收入，多少利润，有多少成本，损益表上一览无余。当收入一定的情况下， 企业要获取利润，最好的方法就是控制成本，而成本控制的障碍主要体现在直接成本、期间费用和税费。办公费用在财务上来讲是属于管理费用,和财务费用、营业费用一起属于期间费用，直接在利润表中体现。它的定义一般是指期间有关行政管理部门的办公用品与办公相关所产生的费用支出，包括固定电话支出、购买纸笔的费用、购买硒鼓等物耗的费用、印制名片等费用。在现代企业中,打印和复印文件已经是再普通不过的商务行为了, 我们每天都会接触到复印机、打印机,每天都会消耗掉大量的纸张和墨盒。因为每次购买耗材或维修的金额都不大，起初并没有太多的老板注意这方面的支出。但随着时间的逐步推移，特别是金融危机对企业利润的冲击，导致老板们在想尽办法节约开支，这时候，打印机、复印机的后期使用费用才进入我们的视野，原来购买费用只是冰山的一角，使用和维护费用才是消耗我们财富的大头，它几乎消耗掉了我们营业额的3%。由此可见，行政办公费用管理在一个单位的运营中起着至关重要的作用，而其产生的费用也是不容小视的。做好行政办公费用管理的成本控制因此也显得至关重要，这样才能使费用支出控制在一个合理的范围内，也能使结余部分更好的用在其他的项目建设上，有利发展。

一、行政办公费用现状及原因分析

据统计，2011年前三季度，271家创业板公司累计营业收入949.52亿元，同比增加29.75%；净利润142.88，同比增长16.68%。621家中小板公司营业收入合计9039.83亿元，同比增长26.08%；净利润728.81亿元，同比增长14.84%。对照可见，创业板和中小板公司前三季度的业绩增速均落后于整体指标，显示出银根紧缩、成本高企等不利因素对中小企业的冲击，其经营形势日趋严峻。

2012年8月24《证券时报》统计，剔除金融类上市公司后，两市1457家上市公司公布半年报，共计实现营业收入24902.58亿元，同比增长8. 3%，实现净利润1684.06亿元，同比下滑9.48%。这1457家上市公司“三费”（销售费用、管理费用和财务费用）总额为2916.38亿元，同比增长17.52%。同时，用友软件上半年三项费用合计高达13.70亿元，占营业收入比重为79.85%。三项费用占比过大，导致用友软件仅实现净利润1.35亿元，销售净利率仅为8.25%，相比近乎90%的毛利率，逊色不少。

现实情况，办公费用的浪费无处不在，在任何项目都会存在以下问题：办公室空无一人的时候，空调和电灯全开着，电脑整个晚上都不关机，电脑、打印机、复印机稍微有点问题就维修，水龙头总是流着水，拿公司的电话长时间侃大山等等。行政办公费用正逐渐成为财政支出中一项不可忽视的费用。这项费用的浪费严重影响资金在其他项目上的利用，造成形式和结构不合理。

办公费用为何居高不下？引起办公费用失控的原因究竟何在？笔者认为原因主要有：

一、办公费用的隐蔽性决定的

直接成本有人管，有人负责，大家都在盯着，一旦成本比收入还高了，肯定能够及时发现或者毛利变低了也很快能发现，而且利润下降的原因很好查，一查就能查出来，原来是某项直接成本变高了，老板肯定说不行，必须得降下来，直接成本管理比较容易，因为直接成本直接归集到产品上去了，追溯成本升高的原因比较容易，如年初原材料成本上升、今年工资成本上升等等。但作为一种管理费用的办公费用管理起来就困难了，因为它难以跟企业最终产生的产品或服务相挂钩，如公司今年的办公机器物耗费用是10万，电话费是8万，这个费用是高了还是低了很难说清楚，如果高了，高了多少，明年应该下降多少，同样很难说清楚。明年销售收入要比今年增长80%，那么明年的办公费用是应该下降一些呢、还是保持不变还是提高到多少就更难说清楚了。现实情况是，大部分公司的间接成本，每年都在增加，但是间接成本到底应该花多少才算是合理的，很难说清楚，说不清楚是因为没有分摊清楚，没有把间接费用的产生跟企业最终产生的产品服务挂起钩来。

二、办公费用控制方法不科学

管理的精神在于控制，只有控制了过程才能控制结果。首先，办公费用控制没有量化指标和相应的制度，或者有量化指标，但指标本身不科学、不合理，缺乏可操作性，形同虚设，在实施控制的时候缺少依据。中国的文化太丰富，语文管理常用词汇：不错、有增长、有提高、很正常、还行、差不多、大概如何等等，但如此丰富的管理词汇对企业管理特别是成本管理是苍白无力的。企业管理特别是成本管理需要的恰恰是数学经济词汇：增长率、降低率、降低额、利润率、完工率、同比增长等等。在控制成本费用方面，必须核定指标，核定数字，让数字说话，我们不需要太多的形容词，我需要的是降低额、降低率，是否还能再降低一个百分点。要用制度和数字去控制成本费用的开支。“无规矩不成方圆”，一个企业的长期发展，一定要靠制度、靠流程，在很多企业，办公费用持续高涨的原因之一是缺少了完善的制度和流程，对办公耗材控制没有计划、对办公用品的购买和领用没有程序，对办公物品的使用缺乏有效的配置和监督，随意性太强。

其次，量化指标本身是科学的，但在执行过程中，没有严格按照指标执行，没有考核。超过指标没有惩罚，节省了成本也没有奖励。员工特别是办公室主任或行政总监的收入没有与费用控制成效挂钩，以致办公室主任或行政总监不能自觉地控制办公费用，员工缺少主动控制成本的意识和动力。

三、管理者自身知识的缺乏

专业知识的缺乏，使我们专业管理人员面对琐碎的行政事务和庞大的办公费用开支不知所措，无法理清头绪。没有很好的思路来解决这一问题。依靠传统的复印登记制度、专人看护制度来节约费用，不仅不经济，而且还浪费人力；对市场、产品的不了解，花高价购买的办公用品，使用时效果却不理想，和企业不匹配，物耗成本高，维修成本也高。食之无味，弃之可惜；缺少创新的精神和思维，使得我们在办公成本控制上无法突破，成绩平平。

综上所述，下面谈谈我对办公费用控制的几点思路。

一、企业文化----强化办公成本控制意识，倡导“绿色办公，全员行动”

确立合理的企业文化，统一全体员工的价值观，在企业文化的宣传中，通过宣传成本观念来进行成本控制，注重树立每位员工自身的成本意识，形成“自下而上”自主进行的成本管理与控制，进而起到软约束的作用。绿色办公理念，最适应现代办公潮流。企业应提出一系列成本控制举措，在企业内部掀起一股“绿色环保风”。如“打印之前先预览”，预览打印结果，查看打印机属性的设置，可以避免打印错误；会议材料尽量“无纸化”或“双面打印”；“无纸化传真”，利用电脑传真软件，避免了打印后再传真，节约了纸张和墨盒；在午休时间，推行“电脑关机一小时”；“二次利用”办公资源：对于单面可用打印纸，收集起来放置在打印机旁等等。

建议：标出办公用品的价格。一张纸多少钱，一个回形针多少钱，让每个人有数字观念是节省费用的第一步。

二、想办法化固定成本为可变成本

机器的成本,包含两个方面,一是购置的成本,这个是固定的, 二是使用成本,这个是变动的,与我们使用的量以及监控的松紧密切相关。变动成本并不可怕，变动成本可以从收入中得到补偿。可怕的是固定成本，在没有收入的时候，每个月还在源源不断发生，如公司7、8、9月订单少的情况。

建议：一、对于办公固定资产如复印机、打印机及耗材等要集中管理，购买数量要控制，因为维护费用要远远高于多走两步路和等待的时间花费，况且这样一来也便于耗材的管理，设备的保养与维护；二、以租代买。租赁办公机器，以此减少固定资产的投入，减少高额的管理、耗材更换、零配件更换、维修费用。

机器使用成本

 

1个月打印2000张，硒鼓450元/个 （每个硒鼓能打印2500张）

1年使用成本=(2000*12)/2500*450=4320元

使用成本占80%

机器购买成本

HP打印机，型号1020,

价格1200元/台

购买成本占20%

通过以上的分析我们可以发现，机器的购买成本只占我们总体使用成本的20%，大的支出是在后期的使用中。

我就职于某知名企业期间，办公机器曾经采用以租代买，取得了不错的效果。原本公司已购买某品牌打印复印一体机，购买成本为11000元，经常需要维修，每月物耗费用更是离谱，影响办公的效率。采用租赁的方式后，由服务商提供机器、耗材以及维修，服务商为节省时间和精力，避免机器故障而频繁往返客户之间，特意提供一台备用机器，用来应付机器临时故障或者物耗不够等情况，我们只需要提供5分/张的费用。结果，企业成本降低了30%，行政人员从繁琐的行政事务中解脱出来了。

三、费用核算落实到每个员工

在办公费用核算上，大多数企业没有按部门按人核算，这就造成费用开支的大锅饭问题。

纸等办公用品、硒鼓等低值易耗品的损耗等，给每个种类定一个总定额，将总定额分解到每个部门甚至每个人，形成部门定额或个人定额。在事前让每个员工清楚知道自己的额度，形成办公费用总定额-部门定额-个人定额。但并不是说定额标准一旦制定，就不能更改，在实际控制过程中，要根据条件和环境的变化，适当的调整定额标准，标准制定太高的适度降低，标准制定太低的适当调高，以保证工作任务的完成。事后应对定额标准的科学性、准确性，执行标准的效果等进行概括总结、修订，最为重要的是，将评估的结果公布，与执行者职位的升降、奖惩结合起来，该奖励就奖，该罚就罚。

具体如何操作呢？笔者曾经采取“电话费用定额管理”方法控制电话费，首先，将公司电话机更换为插卡电话机，插卡电话有管理卡和用户卡，用户卡要持卡打电话必须先由管理卡虚拟充值，虚拟币用完要重新充值才能继续使用。管理卡由我保管，用户卡分发给每个员工，每个月初，我给每个持卡者进行虚拟充值，不够用的可以申请再次充值。月末，对大家使用的额度进行公布。每个部门每个人每个月使用了多少金额，大家一目了然。员工之间会相互对比、相互监督。控制后，公司的电话费用由6000/月元左右减少至4000元/月左右,总额比原来降低40%左右。A4纸的浪费在企业司空见惯，我是如何控制的呢？传统的做法是打印或者复印到前台领用或者登记，实际的结果不想而知，很多员工不登记，笔者是这样控制的：先根据前台“打印复印登记本”统计每个部门前3个月的登记数量，然后按照登记数量最多的月份的额度进行定额，同时强调不够用可以申请，月末在企业公布每个部门的用量，坚持2-3个月，每个部门会呈现一个合理的用量，这个用量就是定额的标准。坚持一段时间后，员工对纸张非常珍惜，能双面打印的决不单面打印，单面打印过的“废纸”在企业非常的抢手。

注意事项：①控制费用要做到不漏声色，一个有智慧的管理者是不会把控制费用挂在嘴边的，因为只要管理者提出要控制费用，员工就会反感，员工反感了，控制效果就不会好。②任何的控制都要从工作本身出发，不能为了控制费用而影响了工作。③坚持全员监督。

四、合理的激励

现行的薪酬体系最大特点是过多强调行政结果，而忽视行政成本的耗费，因此，必须建立一套科学的薪酬体系才能有效控制行政成本，办公费用的控制可采用科学模拟利润法。计算公式：主任或总监年收入=基本工资+模拟利润提成，其中，模拟利润提成=（全公司收入-责任成本*放大系数）*提成率，放大系数=去年全公司成本/去年办公室主任或行政总监责任成本。例如，假定放大系数为81/9=9，提成率为4.5%，则办公室主任或行政总监的模拟利润提成为：（1000000-1000000*9）*4.5%=4500元。在这个方法中，主任或总监每签字100元，其模拟提成就减少100*9*4.5%=40.5元，这就必须笔下“留情”了。科学模拟利润提成法使相关责任人不仅关心公司收入，而且更多地关心成本。

五、建立规范的制度和流程

办公费用控制有6个关键点：第一，制定各部门每月办公耗材计划，并据此进行控制；第二，严格遵守办公用品领用程序，杜绝计划外领用；第三，减缓办公用品的升级换代，节约购置成本；第四，尽量不购买不必要的设备、资产；第五，合理配置物品，减少损耗，，提高利用率，延长寿命；第六，对办公用品的使用进行监督。对这6个关键点制定完善的制度和流程，在办公费用控制上就可以做到有章可寻。

六、提高管理人员素质

要做好办公费用控制，需要行政总监、办公室主任甚至行政专员懂相应的知识。其一，是专业知识，一个办公费用管理人员，要熟悉涉及费用的各项业务，懂得办公费用的种类，办公费用控制的关键点和控制方法；其二，要有熟悉的购买、维修渠道，降低购买和维修成本，如在普通的文具超市购买办公用品的价格远远高于文具批发市场，就要求我们购买者熟悉本地文具批发市场。其三，对市场上打印机、复印机等型号包括与之对应的物耗成本、使用特性等要了如指掌，避免购置成本、物耗成本和损耗成本的增加；其四，打破常规，敢于尝试和创新。没有普遍适用的费用控制方法，这要求我们管理者根据企业的实际情况，采用与之匹配的方法，比如采用租赁办公物品（打印机、复印机、传真机等）的方式，即降低了购买成本，又减少了物耗和维修成本；在控制电话费用时，不再纠结直线还是分机节省，尝试采用插卡电话，反而能起到很好的效果。

参考文献

[1]生产成本控制与价值分析.中国管理传播网.

[2]山西证券金典网.今日专题：三季报收官 四行业盈利下滑.2011.10.31

本文编号：15924