简论提升云南藏区水电企业办公室工作效能的路径探析

发布时间：2015-02-05 10:06

 

　　论文摘要 在基建项目管理模式下，办公室承担着诸如电厂办公室、党群工作部的职能。在两个部门合一管理的情况下，最大化发挥办公室的职能就显得尤为重要。

　　论文关键词 最大化 工作职能 管理模式

　　在基建项目建设管理中，没有设立专门的党群工作部，由办公室承担着办公室和党群工作部全部的职责和工作任务。所以，办公室承担着人事、劳资、文秘、党建、纪检监察、工会、新闻宣传、治安维稳、新农村建设、交通安全、信息化建设、档案管理、后勤服务、接待管理、综合协调等诸多职能，人少事多，事务繁杂。如何最大化、高效率发挥办公室职能，充分调动所有干部职工的积极性是摆在基建项目管理模式下的重要课题。

　　一、办公室要发挥的基本职能

　　（一）参谋助手
　　用一句比较贴切的比喻，办公室是企业的“窗口”和领导的“眼睛”。制定出台重大管理制度及办法、上报各类总结材料、撰写重要会议领导讲话材料等，都需要办公室“站得高、看得远”，不断分析判断国家政策形式、学习借鉴电站建设管理成功经验、加强企业管理知识学习，才能充分领会领导思想、意图，积极发挥参谋和助手作用，汇报材料文字表达才能做到“准、实、新”，撰写的文稿才能思路清、高度够、表达清、特色明，充分展现现代企业管理水平。为此，就必须要求各成员努力学习各种专业知识、扩大实践范围，搜集各类信息情报，认真研读国家领导及上级单位文件信息，做到理论实时更新，及时为领导提供正确的决策参考信息。
　　（二）辅助机构
　　办公室是从属于领导层之下的辅助层，然而有时又要代表领导处理全局性的问题，起着辅助领导的作用，辅助作用发挥的好坏将影响全局的工作。办公室掌握着各类重要文件信息及核心机密，要求全体人员树立“全局观、大局观”思想和“三思而后行”处事原则，在重大决策、人事变动或重要制度没有出台前，办公室人员不能泄露有关机密事项，做到“慎言、慎行”，会议决定的事件，，必须不折不扣、创造条件进行执行。
　　（三）信息中枢
　　办公室将上级的指示、指令，企业的总体规划、目标管理、领导决策以及各种重大事件形成的文件资料，各个部门实施领导决策的情况和反映、动态，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合，并且发挥出信息中心的综合效应。办公室要求处理重要文件资料不过夜，日事日毕，不拖泥带水，及时将上级单位指示、精神传达到建管局各部门及参建各单位，同时将落实和执行情况在规定时限内向上级单位反馈和汇报。
　　（四）桥梁纽带
　　办公室是沟通上下、协调左右、联系各方、保证企业各项工作正常运转的中转枢纽和联系桥梁。如果把一个单位比做一个人的话，那么领导层、决策机构是大脑，业务部门、执行机构是四肢，办公室则是神经系统，负责把大脑的指令传递给四肢，又把四肢的信息反馈给大脑，以便让大脑及时调整决策，推动整个机体的正常运行。办公室作为一个特殊的部门，具有综合性、服务性、被动性和突击性的特点。这就要求办公室人员树立“办公室无小事、小事不小、大事更大”、“细节决定成败”的理念，在召集开会、办理接待工作任务时，发扬“严、谨、细、实”的工作作风，及时沟通上下、协调左右，既要考虑大局，又要顾全小节，高标准、高质量完成各项工作任务。

　　二、发挥办公室职能采取的措施

　　目前，除人事劳资、党群、纪检监察、治安维稳、信息化建设、新闻宣传、文秘、档案管理等一岗一人外，其余大部分工作由办公室成员兼职，在庞大而烦杂的工作面前，如何高效运作，就需要领导高超的领导艺术、领导智慧及整个团队综合技能的培养和高度的默契配合。
　　（一）加大培训力度，着力培养员工职业技能和综合素质
　　驾驭全局的能力是领导干部最重要的一项领导艺术，所以，要加强对领导干部的领导艺术、领导力的培训。员工具体执行各项工作，有人说，职业技能和综合素质高的员工把领导交办的工作当成一件艺术品来做，反之，职业技能和综合素质较差的员工往往把领导交办的工作当成简单的工作任务或者压力来完成，得到结果可想而知。因而，加强员工培训是企业发展的一项重要内容。一是督促部门员工认真参加企业组织的类似“文化讲坛”等相关活动，充分汲取专家、学者带来的先进管理经验，同时，组织员工到企业兄弟单位及省外先进水电站学习取经，形成请进来与走出去相结合，为员工创造更多学习提高的机会，增强员工队伍的综合素质。二是健全完善内控对标管理制度，修订和完善那些可操作性不强、与实际工作存在出入的制度，确保各项制度运行上下畅通，从而促进精细化、规范化管理上水平。制定绩效考核办法，实现奖罚对等，破除“干多干少一个样”、工作中推诿扯皮、工作效率低下等现象，触动每一位员工神经，增强各部门的工作紧迫感和责任心，使行政指令畅通，从而使企业整体工作质量、工作效率和综合绩效持续提升。三是全面推行内部工作联系单制度，细化任务目标，明确责任主体，将责任落实到个人，切实提高工作成效。四是将《企业文化宣传手册》和《员工行为规范》发放至每一位员工，宏弘扬优秀企业文化和员工高尚情操，使员工树立“感恩企业、珍惜缘分、自发向上”的职业情操。

　　（二）以“创一流”为目标，团结电站周边单位及群众保工区平安和谐
　　以创建一流水电企业为目标导向，鼓励员工朝着一流的方向努力工作。同时，要团结电站周边单位及群众，争取他们的支持和理解，确保工区平安和谐。一是要紧密联系当地政府，组织当地能歌善舞的村民，成立“民族歌舞团”，编排一些积极向上、突出地方特色的节目，在遇有重大节日、重要接待工作，邀请他们来参加演出，增加了彼此之间的沟通和信任，融洽企地关系。二是邀请老师、专家，以工程建设中涌现出的“雨中担架救村民”、“雨夜抢救滑坡体”、“昼夜加班浇筑大导墙”、“精工细作开挖导流洞”、“援手铺筑爱心路”等先进事迹为题材，编排成舞蹈、相声、小品等节目，选送参加地方组织的演出，展现企业特色精神风貌。三是紧密团结各单位，由各单位选送节目，经常性开展文艺晚会、联欢晚会等活动，搭建沟通协调的桥梁。
　　（三）加强信息化建设，实现管理工作网络化、信息化、扁平化
　　充分利用信息化资源提高工作效率，完善企业内部网站建设，实现以下功能：一是实现网络派车功能。通过内部网站，可以看到车库可有几辆可调配车辆，车牌号是什么，驾驶员是谁，每辆车车况如何；外派车辆乘坐人员是谁，返回时间是什么时候，使用车辆员工可根据车辆详细信息确定返回或外出。二是实现网上订餐功能。通过内部网站，可以了解每天食堂菜肴情况、食堂包间使用情况，如有接待，直接将就餐时间、就餐标准、就餐人数等详细信通过网络与食堂工作人员联系，进一步方便员工就餐。三是开辟合理化意见征集专栏。员工对食堂、超市、接待中心、会所、招待所服务有意见或建议，在意见征集专栏提出合理化建议，企业及时组织相关人员及时进行处理。四是开辟对后勤服务情况进行打分功能，对历次接待、工程维修等进行打分，监督并督促物业公司进一步做好后勤服务工作。五是设立考勤专栏。为了实现规范化管理，监督员工按时上下班，建立上下班打卡系统，系统根据员工打卡情况，自动在网站上公布员工每天出勤情况、休假情况。六是在每辆车上安装GPS定位系统，实时监控车辆行驶情况，确保车辆行车安全。
　　（四）建立外语人才库，及时处理涉外事宜
　　随着“三通一平”工作的逐步落实，道路条件越来越好，加上地处三江并流的实际，途径工区旅游的人会越来越多，而工区又处于藏区，需要特别防备涉外媒体、涉外组织在工区进行一些非法活动。为了克服存在的语言障碍，保障涉外问题处理迅速，成立外语人才库，并对外语人才进行培训，遇有突发事件，随时配合相关部门处理涉外事宜。
　　（五）加强新闻宣传力度，为打造藏区窗口工程做好舆论引导
　　本着“鼓舞士气、弘扬精神、关注热点、报道亮点”的原则，一是鼓励和发动各单位，通过书法、绘画、摄影等活动，展示工程建设良好的面貌，通过鼓励全体员工，积极挖掘工程建设方面的素材，在深度报道方面下功夫，将在藏区奋战的情况展示出来。二是制作电站建设宣传画册，充分展示工程建设管理经验和成果。三是进一步挖掘工程建设管理、企业文化建设、构建和谐企地关系等题材，加强深度报道宣传力，为推动电站又好又快建设营造良好的宣传舆论环境。
　　（六）加强后勤服务管理，接升接待工作水平，努力打造云南藏区“星级化”服务窗口和标兵
　　一是制定出台《后勤服务管理工作规定》，进一步规范后勤服务管理，明确责任分工，为员工营造一个优美、整洁、安全、舒适、和谐的办公、生活环境；二是成立永久营地后勤服务管理督查委员会，针对职工比较关注的食堂、超市等存在问题加大监督考核力度，以进一步提升后勤服务接待工作水平，切实服务好电站建设、服务好广大职工，为电站建设提供坚强的后勤保障。要求物业公司以主人翁态度提升服务质量，要倡导“星级”服务、“微笑”服务、“标兵”服务理念，强化全员服务意识，树立“服务无小事”思想，明晰管理程序，固化服务流程，努力打造云南藏区“星级化”服务窗口和标兵。

 

　　三、结语

　　办公室的工作千头万绪，最大化发挥好办公室各项职能，需要我们不断完善管理制度，不断创新管理的方式方法。同时，打造一支技术过硬、综合素质高的员工队伍也是最大化发挥办公室职能必不可少的条件。最大化发挥办公室职能也是今后一段时期不断探索、不断创新的重要管理内容。

 

本文编号：12391