高效的时间管理

张茜  桂林电子科技大学

摘要：项目时间管理是整个项目管理过程中最重要的环节，是保证项目在预定时间期限内完成所有工作的关键。如果在项目实际开展过程中建立良好的时间管理体系，就能在一定程度上提高项目的效率，帮助企业降低成本并推动后续工作的顺利进行，而这也是本文的研究意义，本文通过对项目时间管理进行分析，首先对时间管理的理论进行了概述，其次分析了时间管理的意义，最后给出高效时间管理的方法。

关键词：时间管理；项目；高效

一、时间管理的理论概述

（一）时间管理的定义

时间是过去、现在和未来的一条连续线，时间就是指物质的运动变化过程。物质的运动过程是无始无终、一去不复返的，因而做为它的运动过程的时间也是无始无终、一去不复返的。这个过去、现在、未来就是对时间的描述。时间既不是脱离物质运动的“绝对时间”，也不是与具体事物完全没有关系的“相对时间”，而是通过各种各样个别事物的运动过程而上升出的理性的时间。

时间对于任何人都是平等的，时间管理就是在13常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，合理有效地利用可以支配的时间。但人们对时间利用的有效性却大相径庭，这就是说，有些人会有效地进行时间管理，而有些人则不会进行时间管理。时间管理探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。许多时间管理专家认为，时间管理不单单是工作，还包括其他七大领域：健康、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲。鉴于本书所涉及的范围，仅就项目时间管理进行论述。

（二）项目时间管理的定义

项目时间管理就是为按时完成项目工作所进行的一系列项目专项管理。即在时间上按内在逻辑规律将项目的各阶段、各子项目和各项活动等组织起来，并且通过时间管理来控制整个项目，使其协调有序地开展。一个项目通常包含多个活动（即工序），项目时间管理涉及确保项目准时完成所必需的过程，有效实施时间管理能避免系统开发项目普遍出现的工期拖延和进度失控等问题，是保证系统开发项目顺利开展的基础。

项目时间管理又被称为项目进度管理。它是在项目范围管理的基础上，将一般时间管理的普遍做法和技巧运用到项目时间管理当中，依附于现有项目公司人、财、物、信息资源基本情况，对时间资源进行合理分配、排序和控制；项目时间管理包括若干过程：任务定义、任务排序、任务持续时间估计、进度编制、进度控制等。并在内部因素和外部环境发生变化时，及时进行时间调整、灵活把握。从以上两个方面来看，项目时间管理是一个静态管理和动态管理相结合的管理过程，同时，需要项目总经理和进度控制部门负责人有扎实的时间管理技巧和丰富的项目管理经验。

二、项目时间管理的意义

（一）时间是最宝贵的资源

按照投入项目的资源来说，共有五个方面，包括人、财、物、信息和时间。可见，时间是重要的资源之一。对项目人员来说，珍惜时间就是提高效率、创造价值。时间管理就是项目人员对自己行为的管理、习惯的管理和态度的管理，合理安排时间，以使时间这一资源的配置达到最优，从而实现其价值的最大化。因此，从这一意义上来说，时间管理就是资源管理。优秀的项目人员总是善于管理、控制和合理地利用时间，进而创造最大的时间价值。

（二）时间管理是多快好省完成项目的需要

要做好任何事情，首先必须要安排好时间。每一项工作要花多长时间，哪些工作有先后逻辑关系，哪些工作在诸多工作中处于优先地位，哪些工作之间无时间关联并可并行进行，哪些工作可以进行依次作业或流水作业，整个项目计划安排多长时间等。要多快好省地完成项目，就要掌握好时间，利用好时间，管理好时间。它的重要意义在于确保能按时、保质、保量完成项目。

（三）时间管理是节约成本的需要

任何工作都是在一定的时间段内完成的，作为一个独立项目，人、财、物信息资源一定的情况下，时间越短，成本越低，时间利用越合理，效果就越好，转而带来成本越低。时间资源的长短对于项目投资成本至关重要，这就要求项目人员经过周密时间安排，不浪费时问，在最短的时间内完成要做的全部工作。

（四）时间管理是项目按期获得效益的保证

一个项目只有按期完工，才能为项目按期投产创造必要条件，项目按期投产才能按期获得收益。所以，在保证质量的条件下使项目按期完成，是项目按期创造效益的前提。

三、高效时间管理的一般做法

(一)时间管理与项目目标紧密相连

有效地进行时间管理，首先必须有一套明确的远期、中期、近期目标；其次是根据目标制定长期计划、中期计划和短期计划，，然后分解为年计划、月计划、周计划、日计划；第三是相应的日结果、月结果、年结果，及每个结果的反馈和计划的修正。时间管理与项目目标设定、目标执行有相辅相成的关系，时间管理与目标管理是不可分割的。项目按期向下游供气，其实就是一个总目标。然而，在总目标下，由一系列小目标所组成。磨刀不误砍柴功，项目总经理在项目开工之前，必须清楚地明白项目所涉及的工作范围，小目标与小目标之间的逻辑关系，小目标与大目标之间的逻辑关系，制定年、月、日目标和计划，并逐步实现每日目标和计划，最终与总目标靠近。

(二)时间管理要掌握80：20原则

作为项目总经理在项目管理中要学会运用80：20原则，将要做的事情根据优先程度分成先后顺序，要善于区分20％最有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间；80％的价值是由前20％的事情所产生的，另外20％的价值来自80％的事情。从项目的角度看，从每天做起，把每一天中的20％的时间用于关键思考和工作准备。区分紧急事务与重要事务，紧急事务往往是短期性的，重要事务往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧，将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。

(三)时间管理要注意时间使用效果

时间管理是一种心理素质的培养，时间管理不能说安排事情妥当或把事做好了就行，而应该是更长远和更系统地考虑时间分配和使用效果。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，即做事有效果；把事情做好仅仅是做事有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。

(四)时间管理要注意其灵活性

时间管理还要考虑其灵活性，这里有以下几层意思，一是巧妙地拖延时间，学会说“不”，一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说“不”；二是还要保持一定的机动支配的时间，以便应付突发事件和不得不处理的事物，包括那些看似很不起眼的事情，但又必须要做；三是项目领导者要培养授权的艺术，对有些可以自己不必出面的事情，给下属充分授权，以便使自己腾出宝贵的时间去干应该干的事情。

(五)分清工作的显性与隐性

对项目每一项工作要认真进行分析，分清哪些工作是显性的，哪些工作是隐性的。如一个子项目——LNG储罐的建成就是显性的，而对某项工程方案的思考过程则是隐性的。所以要以经验为基础，列出完整的完成项目所必需的工作，同时要有专家审定过程，以此为基础制定出可行的项目时问计划，进行合理的时间管理。

(六)按团队特点进行进度管理

项目总经理要充分认识项目唯一性特点，根据不同的项目组织结构和项目范围，制定项目管理策略，确定管理幅度和强度。由项目业主负责，分配项目团队中不同的角色，对某项工作要采取直接管理，对另一些工作则采取间接管理。团队成员在工作中要相互协调、共同搞好工程项目的进度管理。如果项目团队人力资源充足，对无先后逻辑关系的同一级任务，又能保证作业面要求，则可采取集中兵力，打歼灭战的办法，可同时安排几路人马并行完成这些任务，以保证缩短工期；对于有先后逻辑关系的任务，则只能采取依次作业或流水作业，按工作阶段逐项完成。如果项目团队人力资源配备有限或暂时不能到位，则要考虑充分利用承包商、监理单位，甚至设计单位的力量为我所用。

结语

项目管理的核心之一就是时间管理，只有通过科学的方法和手段才能避免项目中人、财、物的浪费和项目开发进度的拖延。本文正是在这方面做了尝试。本文希望在项目时间管理的研究起到抛砖引玉的作用，希望有助于其他学者对相关问题进行更深入的研究。相信随着项目管理人员实践经验的积累以及对项目时间管理理论更系统的理解，对于该领域的研究一定会取得更多、更好的成果。

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