多手段助力大事记编写——以国家海洋局东海分局大事记编撰为例

发布时间：2020-10-31 15:25

　　本文以国家海洋局东海分局大事记最新一辑的编辑过程为例,介绍了如何利用一些手段和方法,提高大事记编辑效率和质量,同时提高大事记编辑部门或者人员之间的协同办公能力。
【部分图文】：

内容,大事记

为唯一编号，格式为DH+年份（两位）+分类代码（两位，各自分类）+3位流水号，对应后续出处文件命名，唯一、不可更改，该事件号编写完成后，无论增删，均不重复命名，这样在征求意见汇总时，直接对应时间编号即可查找内容。5.时间。即大事记正文各条目时间，该时间主要用于排序，不作为正文内容，如日不明或当月综述事件写到月末日期，月不明或全年综述事件写到年末的日期，单元格格式为日期格式。6.内容。即按大事记条目编写正规编撰格式填写内容，当然，在正式编撰之前直接摘录文件时，也填在此处，后期再进行修改（如图2）。7.出图2内容列填写样例处。填写大事记条目内容的出处，填写档号、文号、出版物名称均可，建议详细填写文号、文件名/书名、出版社和日期/公报名和发布单位及相关页码，新闻引用的报纸名称、版面/电台电视播放时间等信息；有相关文件的电子凭证按年建立文件夹，按事件号命名。8.备注。填写其他要说明的内容。9.另外有需要填写的内容可在后面加列填写，不影响后续工作。二、合稿查重阶段因为大事记编撰内容较多，时间跨度也比较长，为了编写方便，部分专题按年建立了sheet表，部分重要专题之下还建立了小专题或者分类，在实际编写当中各自校对可通过筛癣排序、全表搜索等方式进行自行校对。经过阶段性编撰之后，编撰组组织集体通稿，这时，通过一些合稿、通排的方式，很容易发现有各自重复遗漏内容，那么通过一些操作之后再返还给各编委进行核准后，再次合并后印发征求意见稿。主要涉及的操作和好处有:（一）sheet表合并。合稿时有一步重要工作是把个人编撰的内容合并到一起进行审稿，如果各人编撰时按年进行了区分，那么最终统稿人手上会有几百个sheet，虽然各自编撰时比较方便，但是不利于统稿，所以首先?

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2019/10（上）总第324期第25页If Sheets(j).Name <> ActiveSheet.Name ThenX = Range("A65536").End(xlUp).Row + 1Sheets(j).UsedRange.Copy Cells(X, 1)End IfNextRange("B1").SelectApplication.ScreenUpdating = True合并好了之后可以统一排版并设置一下格式，非常方便，这样减轻了编撰人员的部分工作，更好地把精力投入到编撰工作当中。（二）内容排序和筛眩本文以excel365为例进行操作示例。选择【开始】菜单中的【排序和筛芽，选择【自定义排序】，并按“时间”列进行排序。图4自定义排序示例图5添加排序主要关键字示例选择【添加条件】，增加次要关键字，按下拉箭头选择按“分类”列排序，该操作主要是为了审稿方便，提高审稿效率。图6添加次要关键字示例排序后，可以很容易检查出各位编辑的一些重复内容，那么通过修改分类列的数字，将该条内容合并交由指定人员处理。同样，筛选是通过选择【开始】菜单中的，【排序和筛芽，选择【筛芽，可按各种条件进行筛选，一般常用的是按“分类”列进行排序。图7筛选示例需要注意的是，选择【筛芽按钮时，光标应选中需要筛选的标题行。三、征求意见阶段征求意见稿下发的同时也下发了征求意见反馈表，主要分增、删、改三类，其中增加的表格需要反馈者填写类别，而删、改二项对应填写事件号，这样意见收集回来之后核准、修改非常方便，修改时需注意事件号唯一，增加的条目再新增编号，不与前期已编的事件号重复，也有利于大事记编辑过程中的文档版本管理。（下转第27页）页）图8反馈表之内容补充示意图图8反馈表之内容删除示意图图8反馈表之内容修改示意图

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