企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

  本文关键词：企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求，由笔耕文化传播整理发布。

    [摘要]21世纪,是知识经济的时代，管理的核心即为对知识的管理；所有的竞争归结为人才的竞争，人力资源管理成为知识管理的核心内容，而人事档案管理的优劣又极大的影响着人力资源管理的有效性，从而，人事档案工作成为企业人力资源管理的重要支柱。人事档案管理和人力资源管理是一个有机的整体，两者不可分离，必须同步发展。做好企业人事档案工作，将极大的促进企业人力资源管理工作，进而提高企业核心竞争力。知识经济时代，传统的人事档案管理已落后于时代的潮流，现代企业人力资源管理对人事档案管理工作提出了新的要求，人事档案管理工作改革势在必行。

    [关键词]人力资源管理 人事档案管理

    21世纪，知识成为推动人类发展的第一要素，是人类最宝贵的资源。这一时代，是知识经济的时代，管理的核心即为对知识的管理；所有的竞争归结为人才的竞争，人力资源管理成为知识管理的核心内容，而人事档案管理的优劣又极大的影响着人力资源管理的有效性，从而，人事档案工作成为企业人力资源管理的重要支柱。

    企业人事档案作为企业档案的重要组成部分，它的主要作用一般有以下几点：
    1.考察、了解员工的重要手段；
    2.人力资源管理工作不可缺少的依据；
    3.人力资源开发的信息和数据基础；
    4.企业知识管理的重要支柱；
    5.企业文化的重要表征。
    人事档案管理是一项管理工作，由它在企业中的主要作用可以看出，人事档案管理和人力资源管理是一个有机的整体，两者之间就像鱼和水的关系一样，不可分离，同步发展。人力资源管理离不开人事档案提供的信息，而人事档案管理工作所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息，为人力资源管理活动服务。做好企业人事档案工作，可以极大的促进企业人力资源管理工作，进而提高企业核心竞争力。

    知识经济时代，传统的人事档案管理已落后于时代的潮流，现代企业人力资源管理对人事档案管理工作提出了新的要求，人事档案管理工作改革势在必行。

    人力资源（Human Resources）是指人体在先天的基础上，经过人力资本投资和有差别性的生活与社会实践所形成的劳动能力，包括脑力和体力两个方面。①相对于物力资源，人力资源因其依附于具有生物性和社会性的人，所以具有能动性、两重性、创造性、可再生性、时效性以及社会性的特点。根据人力资源的特性，总体而言，人力资源管理是一种以“人”为中心，将人作为最重要资源的现代管理思想；是以“以事就人”，以人为主为管理模式，旨在使人适得其所、人尽其才，使组织目标与个人目标有机统一，使组织的成长与个人能力的发展相适应。人力资源管理的基本目的就是建立一支宏大的、高素质、高度团结的队伍；创造一种自我激励、自我约束和促进优秀人才脱颖而出的机制；培育、营造良好的组织氛围和企业文化。人力资源管理反映的是“人才决定企业前途”的先进经营理念。

    人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。②人事档案主要来源于一定单位的人事管理活动，反映个人经历、思想品德、业务业绩、个性特点、专长爱好等情况的原始记录，是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文件材料，以个人姓名为特征组成的专卷或专册，具有现实性、动态性、真实性、机密性的特点，是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

    一、现代人力资源管理新趋势对人事档案管理工作的新要求

    时代在发展，人类也迈入了21世纪，人力资源管理经过近半个世纪的发展也产生了新的趋势，而这些新的趋势对人事档案工作提出更多、更新的要求，因此了解这些趋势，才能使人事档案工作的改革真正落到实处。

    这些新的趋势大致可以归纳为以下几点：
    1.建立企业的核心价值体系。现代人力资源管理把企业经营管理作为一种道德行为，企业文化成为企业生存发展的重要支撑力量。
    2.建立多层次的价值评价体系。由传统的人事考核转向人力资源管理的价值评价体系；由单一的考核评价转向多层次全方位的价值评价体系；由面向个人要素的评价转向对绩效和取得优异绩效因素的评价；由面向个体绩效的考核评价转向企业绩效、组织绩效、团队绩效的考核评价。
    3.构建以绩效为导向的薪酬回报体系。在注重薪酬回报功能的同时，更注重薪酬的激励功能；以行为和技能作为薪酬的基础，以组织与个人绩效作为支付薪酬的依据；强调团队绩效的回报与激励———团队薪酬，在薪酬体系中强化员工持股和股票期权的长期激励。
    4.把职业化作为衡量人力资源管理水平的重要标志。职业化要素由适应世界经济一体化的知识结构与技能、职业素质、职业道德、职业精神、职业规则、职业价值观、职业语言组成。

    现代人力资源管理发展的诸多新趋势对人事档案管理工作提出了更多、更新的要求：
    1.人事档案工作作为企业档案工作的重要组成部分，也应体现企业文化，为建立企业核心价值体系服务。
    2.人事档案工作是企业价值评价体系的基础，价值评价信息是人事档案信息的重要来源，人事档案提供的人事信息应从原来的单一考核信息转向多层次全方位的评价信息，并在记录个人信息的同时注重组织、团队信息，保持个人信息与组织团队信息的联系、一致性。
    3.人事档案工作是企业价值分配体系的重要依据，人事档案在提供分配信息的同时，还必须注意对价值分配结果反馈信息的记录、更新。
    4.职业化是衡量人力资源管理水平的重要标志，由此，人事档案工作也必须注意对职业化相关信息的收集，并及时地提供利用。

    二、企业人事档案管理工作问题透视

    现阶段，企业人事档案管理工作存在很多问题，这些问题直接制约了企业档案工作的发展，并为企业人力资源管理工作带来极大的困扰，影响了企业发展。

    1.服务意识淡薄，缺乏开拓进取的精神
    不仅仅是企业人事档案管理工作，很多企业档案管理部门思想陈旧，缺乏开拓进取的精神，未从根本上意识到档案工作是服务性的工作，档案信息提供利用的有效性很大程度上直接取决于档案服务工作的优劣。

    然而现今企业人事档案管理工作者仍只是扮演保管员的角色，只是被动的接、收档案，更有甚者将自身视为“上帝”，对前来利用档案的人态度恶劣。长此以往，档案利用者会越来越少，有的部门甚至不会将档案交与档案部门保管，档案部门存在的意义会越来越被怀疑，档案部门的地位也就岌岌可危了。

    2.合作意识淡薄，缺乏与相关部门的协作

    企业人事档案管理不是一个单独的实体，而与其他很多工作紧密相关。但是现今很多企业的人事档案管理与企业的人力资源管理相脱节。员工的人事档案很少能提供人事部门所需要的员工的信息，相应的，人事部门也不会将新的员工人事信息交由档案部门保管。

    3.竞争意识淡薄，缺乏时效性观念

    传统的思想对档案部门的影响极大，档案部门缺乏竞争意识，没有确立时效性观念，使得档案部门工作效率普遍不高，然而在知识经济时代，这对企业将会产生致命的影响。

    4.人事档案管理制度不完善，缺乏科学性、先进性

    在制度上，人事档案的收集、鉴别、整理、归档、查阅、更新等环节相对滞后，致使应该归档的没有归档，该整理装订的没有整理装订，流动档案没有及时清理，造成档案混淆，需查的档案查不到，不能真实、完整地反映一个人的历史全貌。

    5.传统人事档案分类的不科学性及档案内容的片面性

    传统的人事档案主要分为干部、学生、工人三大类，但随着时代的发展，这种分类方式已不能满足现代人事档案管理的需要。尤其作为现代企业来说，专业、工作内容的多样化决定了员工职务、分工的多样性；企业流动人员的产生与增多也对人事档案管理带来了新的挑战。
以往的人事档案内容不够充实且具有片面性。主要表现为人事档案的“四轻四重”，即重政治历史问题，轻工作实绩；重家庭关系，轻现实表现；重思想品德，轻才能成就；重过失错误，轻才能成就。此外，人事档案中公式化、格式化的材料较多。③造成了人事档案的不连贯、不全面，使得现实利用性差，起不到为企业人力资源管理服务的作用。

    6.人事档案管理人员的综合素质制约人事档案管理工作的发展

    档案工作人才结构的不适应，现有的档案人员往往缺乏开拓精神和竞争意识，知识面较窄，知识结构不合理，深深制约着人事档案管理工作的进行和发展。

    7.人事档案管理手段落后，制约人事档案功能的发挥

    现在还有很多企业的人事档案管理处于经验管理和手工管理阶段，在人事档案作用日益增加的情况下，这种方式越来越不能满足现实工作的需要。

    三、加强改进人事档案管理工作，适应现代企业人力资源管理工作新要求

    人事档案管理工作的改革要立足本职、根据现状，以知识经济时代为背景，积极拓展管理职能，使人事档案工作真正适应企业人力资源管理的新要求，为企业的发展做出新的贡献。

    1.增强服务意识，积极主动的提供利用

    知识经济时代，人事档案管理人员要更新观念，端正态度，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进企业人力资源管理，是人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径，是企业知识管理的基础。所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识。

    2.增强合作意识，加强与相关部门的协作

    知识经济背景下，企业的任何一个部门都不是独立的，而是相互联系，相互依存的。作为管理整个企业实践活动载体、知识结晶的档案部门来说，更是和所有的部门紧密联系。人事档案管理工作所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息，为人力资源管理活动服务。而这些人事档案信息的主要来源即为企业的人力资源管理活动。人事档案管理工作还应作到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门。加强与人事部门的沟通、协作是做好人事档案管理工作的重要途径。

    3.树立竞争意识，增强时效性意识

    知识经济时代，知识是最宝贵的资源，而时间则是竞争的重要决胜性因素。档案管理工作的效率也是企业整体工作效率的体现。人事档案管理部门不仅应及时、准确地提供档案信息，还应缩短反馈信息收集、再利用的时间周期。当然，这时档案部门与其他部门的密切合作就是必须的了。人事档案管理部门内部也应鼓励部门内的竞争，健全岗位责任制，引入人力资源管理的理念，加强目标管理和定额管理。

    4.建立健全科学、合理的人事档案管理制度

    在人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、法律化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案“现在时”内容及时、主动的补充收集。

    5.建立科学的人事档案分类系统，充实档案内容人事档案的分类应根据企业的内部情况加以区分，建立适合企业自身的、科学合理的人事档案分类系统，而不应拘泥于传统分类。

    应根据知识经济时代，人力资源管理的新观点充实人事档案内容，使之能从多方位全面反映一个人。人事档案内容应注重动静结合、横纵结合、定量与定性相结合。动静结合，是指应注重动态信息的及时补充。纵向上，人事档案不仅应反映一个人的历史，而且应反映一个人的现实；横向上，人事档案不仅应反映一个人的思想水平、政治态度，还应反映一个人的学识、工作能力、志趣性格等。现时代，人事档案尤应注重充实如，近期考核、招聘、录用、调动、劳工合同、奖惩、工资级别、学历水平、专业职称、职业性质、工作实绩、创造发明等方面的内容。定量与定性相结合是指人事档案内容应既包含定性的结论，又包含定量的描述，以提高人事档案信息的可利用性。

    6.引进高素质人才，加强人员培训，提高人员素质

    人才是企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高企业档案管理人员的素质。

    7.加快人事档案管理工作的科学化、现代化进程

    人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理理念的科学化、现代化即前文所指的几种意识，故不再赘述。而管理手段的科学化、现代化，最终是要在企业中建立一个以企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。

    时代在发展，人类在进步，21世纪是信息的世纪，是知识的时代。信息与材料、能源一起成为人类社会的三大资源，知识成为推动人类发展的第一要素，人才成为竞争的关键。档案凝聚着企业的所有创造、所有知识，档案承载着企业人才的信息，档案管理不再是无足轻重。但是现今的档案管理水平并不能完全适应企业发展的要求。人事档案仅是企业档案的一部分，在加强人事档案工作改革的同时也应积极推进企业档案管理工作的全面改革，由意识入手，建立健全档案管理制度，提高档案人员素质，加快管理工作的现代化进程，改变档案管理工作以往的被动局面，使档案管理工作真正适应知识经济的时代要求，为企业的发展做出更大更多的贡献，开创档案工作的新局面。

注释：
①马士斌：《现代企业竞争利器———人力资源管理》，中国矿业大学出版社，1999年11月第一版，第12页。
②邓绍兴、陈智为：《档案管理学》，中国人民大学出版社，2001年1月第二版，第332页。
③宋培杰论文，载《遵义医学院学报》，第19卷第1期。

参考文献：
1.李仕模：《第五代管理》，中国物价出版社，2001年1月第一版。
2.马士斌：《现代企业竞争利器———人力资源管理》，中国矿业大学出版社，1999年11月第一版。
3.邓绍兴、陈智为：《档案管理学》，中国人民大学出版社，2001年1月第二版。
4.宋培杰论文，载《遵义医学院学报》，第19卷第1期。
5.肖华：《股份制企业人事档案管理初探》，载《南通职业大学学报》，第13卷第3期，第75~77页。
6.孙硕实：《规范与提供利用相结合———谈谈流动人员人事档案管理》，载《中国档案》，1997年第6期，第24-25页。
7.唐成连、周爱云：《试论我国现代企业档案信息的特点、基本原则及发展趋势（摘要）》，载《档案文秘研究所第二届学术年会论文专辑》，第10~12页。
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9.慧君、杨禾：《企业人力资源管理者应具备“四化”素质》，载《企业改革与管理》，1997年12月，，第21页。
10.《益康公司推出基于Intel构架的人事信息管理解决方案》，载《市场与电脑》，1998年12月，第33页。
11.朱玉媛：《我国现代人事档案管理体系之研究》，载《图书情报知识》，1999年第2期，第26～28页。
12.陈平：《对中小企业人事档案工作的几点思考》，载《档案与建设》，1999年第11期，第50～51页。
13.孙红兵：《人事档案管理科学之探索》，载《北京第二外国语学院学报》，1995年第4期，第114-118页。
14.季雪、万明华、李艳华：《企业人事档案管理的现状和影响》，载《档案管理》，2000年6月，第32页。
15.赵曙明：《论战略人力资源管理》，载《中国工业经济》，1996年第4期，第17～23页。

    （来源格式：鲁瑶. 企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J]. 档案学通讯,2006,(4).）

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